Sommer bedeutet für viele: Urlaubszeit. Nachdem Reisen in den vergangenen zwei Corona-Jahren nur sehr eingeschränkt möglich und häufig mit vielen Restriktionen verbunden war, scheint das Fernweh in diesem Jahr besonders groß zu sein. Laut der aktuellen Reiseanalyse von 2022 der Forschungsgemeinschaft Urlaub und Reisen e.V.  planen rund zwei Drittel der Deutschen, noch in diesem Jahr zu verreisen.

Doch während die Hälfte des Teams am Strand liegt, sitzen die Nicht-Urlauber:innen bei 35 Grad im Büro vor einem Berg von Vertretungs-To-dos. Klingt stressig, doch wer gut und vorausschauend plant, kann verhindern, dass Aufgaben unerledigt bleiben, Feedbackschleifen ewig dauern und Projekte ins Stocken geraten.

Um mit einem spärlich besetzten Team während der Ferienwochen alles Wichtige zu schaffen und keine Deadline zu verpassen, ist es erforderlich, den Workload genau zu planen. Eine gute und genaue Kapazitätsplanung beugt Überbuchung vor und ist die Grundlage für Produktivität. Stellt sich nur die Frage: Wie setzten Sie eine solche Planung in der Praxis am besten um? Wie schaffen es Teams, sich auch in den Sommermonaten bestmöglich zu organisieren? 

So gelingt im Team die Absprache für den Urlaub

1. Erstellen Sie eine gut organisierte Übergabe

Um vernünftig planen zu können, muss im Team bereits im Vorfeld besprochen werden, wer für wen die Urlaubsvertretungübernimmt. So vermeiden Sie Unklarheiten und beugen aufkommendem Chaos vor. Dazu gehört auch eine strukturierte und nachvollziehbare Übergabe. Ein Klassiker ist das Schreiben einer Übergabe-Mail vor Antritt des Urlaubs, in der Sie alle wichtigen Infos und Aufgaben für die Kolleg:innen formulieren. Wer mit einem Projektmanagement-Tool wie awork oder Stackfield arbeitet, kann alternativ auch darin Aufgaben inkl. Briefing-Infos zuweisen.

Es gibt aber noch weitere smarte Lösungen: kurze Sprachnachrichten oder Erklärvideos für besonders anspruchsvolle Abläufe und Aufgaben können hilfreich sein, um Dinge besser zu verinnerlichen. Auch Vorlagen und Checklisten mit den wichtigsten Arbeitsschritten stellen eine Erleichterung dar – gerade, wenn die Urlaubsübergabe verschiedene Positionen wie Teamleitung, Projektleitung, Kreation usw. im Team betrifft. Dabei müssen vor allem Prioritäten klar definiert werden, denn Mitarbeitende können in der Regel nicht zusätzlich sämtliche Projektleitungs-Aufgaben übernehmen.

Ein weiterer unvermeidbarer Punkt ist die realistische Einschätzung der Urlauber:innen, wie viel Zeitaufwand in den übergebenen Aufgaben steckt. Nur so ist es wirklich möglich, abzuschätzen, ob die Urlaubsvertretung gelingen kann. Zudem kann sich die Vertretung auf diese Weise bereits im Vorfeld ausreichend Zeit für die zusätzlichen Aufgaben blocken.

2. Besprechen Sie Erwartungen mit Ihren Vertreter:innen

Eine Urlaubsvertretung klingt erstmal primär nach mehr Aufgaben, mehr Verantwortung und mehr Stress. Sie können die Vertretung stattdessen aber auch als Chance sehen - zum einen, um Ihre persönlichen Fertigkeiten und Kompetenzen in neuen Bereichen auszubauen und zum anderen, um Ihre Teamplayer-Fähigkeiten unter Beweis zu stellen. Somit kann eine Urlaubsvertretung durchaus zum Sprungbrett für weitere Karriereschritte werden. Natürlich muss dabei alles im Rahmen des Möglichen bleiben.

Allgemein gilt: Aufgaben dürfen zwar fordern, sollten aber nicht überfordern. Um eine Überlastung einzelner Teammitglieder in der Urlaubszeit zu vermeiden, sollte also eine klare Kommunikation der Erwartungen stattfinden. Offene Dialoge sorgen dafür, dass sich Mitarbeitende eingebunden fühlen, was sich wiederum positiv auf die Work-Happiness und das Wohlergehen am Arbeitsplatz auswirkt. Nehmen Sie sich also die Zeit, um sich mit Ihrem Team zusammenzusetzen und gemeinsam zu planen.

3. Planen Sie Aufgaben und Ressourcen digital

Gerade Projekte müssen auch in der Urlaubszeit wie gehabt weiterlaufen, da sie häufig an die Erreichung bestimmter Meilensteine und Deadlines gebunden sind. Damit die Urlaubsvertreter:innen nicht mit einem vollen Projektplan konfrontiert sind und der Kalender aus allen Nähten platzt, braucht es eine Ressourcenplanung, die frühzeitig Informationen über die Auslastung des Teams während der Urlaubszeit bereitstellt und Vertretungsprojekte in den Workload einbezieht. Dies ist z.B. mit digitalen Planungsprogrammen wie Stackfield oder Microsoft Project möglich. Für kleine Teams genügt auch ein gemeinsam genutztes und täglich gepflegtes Board wie Trello oder Zenkit mit den aktuellen Aufgaben der einzelnen Mitarbeitenden. So lässt sich auf einen Blick erkennen, wer gerade überlastet ist und wer freie Kapazitäten hat. Weitere Features zur visuellen Planung, z.B. Gantt-Charts, sorgen zudem dafür, dass alle Teammitglieder stets den Überblick über laufende Projekte und noch zu erledigende Aufgaben behalten. Geeignete Planungs-Tools machen es außerdem möglich, den Workload des Teams schon langfristig zu planen und Projekte grob vorzuplanen, um Engpässe frühzeitig zu erkennen. Das spart unmittelbar vor dem Urlaub im Zweifel eine Menge Stress und Nerven.

Schaffen Sie einen Tool-Stack bestehend aus Planungs- und Organisationswerkzeugen, der Ihnen dabei hilft, Team und Projekte effizienter und einfacher zu planen. Dies kann die Zusammenarbeit - auch außerhalb der Urlaubszeit - enorm verbessern.

4. Teilen Sie Ihren Arbeitstag auf