Zuständigkeiten übersichtlich darstellen

Die RACI-Matrix in eine Mind-Map integrieren

Die RACI-Matrix stellt übersichtlich dar, wer für welches Aufgabengebiet die Verantwortung übernimmt und welcher Projektbeteiligte wie informiert wird. Bei Aufgaben, die aus mehreren strukturierten Arbeitsschritten bestehen, wird die RACI-Matrix jedoch unübersichtlich. Eine Lösungsmöglichkeit bietet hier der Mindjet MindManager. Mit ihm kann der Anwender die einzelnen Arbeitsschritte einer Aufgabe chronologisch abbilden und die RACI-Informationen integrieren. Marilla Bax erklärt an einem praxisnahen Beispiel, wie Projektbeteiligte so sämtliche Tätigkeiten und Zuständigkeiten im Blick behalten können.
Zuständigkeiten übersichtlich darstellen

Die RACI-Matrix in eine Mind-Map integrieren

Die RACI-Matrix stellt übersichtlich dar, wer für welches Aufgabengebiet die Verantwortung übernimmt und welcher Projektbeteiligte wie informiert wird. Bei Aufgaben, die aus mehreren strukturierten Arbeitsschritten bestehen, wird die RACI-Matrix jedoch unübersichtlich. Eine Lösungsmöglichkeit bietet hier der Mindjet MindManager. Mit ihm kann der Anwender die einzelnen Arbeitsschritte einer Aufgabe chronologisch abbilden und die RACI-Informationen integrieren. Marilla Bax erklärt an einem praxisnahen Beispiel, wie Projektbeteiligte so sämtliche Tätigkeiten und Zuständigkeiten im Blick behalten können.

Konflikte im Projekt können schnell entstehen. Ob es nun zu viele Schnittstellen zwischen den verschiedenen Teams gibt oder Aufgaben bzw. Zuständigkeiten nicht eindeutig geklärt sind – rasch kommt es zum Streit über Kompetenzen und Zuständigkeiten. Für dieses Problem ist die RACI-Matrix ein hilfreiches Werkzeug: Damit lassen sich im Vorfeld die Zuständigkeiten für bestimmte Aufgaben sowie der entsprechende Informationsfluss festlegen und übersichtlich darstellen. Eine ausführliche Beschreibung des Einsatzes der RACI-Matrix im Projekt finden Sie im Artikel "Die RACI-Matrix als einfacher Kommunikationsplan" (Angermeier, Projekt Magazin 15/2009).

Typischerweise wird eine solche Matrix mit Tabellenkalkulationen wie Microsoft Excel o.ä. erstellt. Die Matrix bildet die Tätigkeiten und einzelnen Rollen sowie die eindeutigen Verantwortlichkeiten bzw. Zuständigkeiten ab. Eine einfache Matrix ist gut zu erfassen und technisch leicht erstellt. Wenn die Aufgaben jedoch etwas ausführlicher sind und die weitere Untergliederung dargestellt werden soll, ist es mit der Übersichtlichkeit vorbei. In diesem Fall kann der Mindjet MindManager die RACI-Matrix sinnvoll ergänzen. Dieser Tipp beschreibt, wie Sie dazu in MindManager ab der Version 8 vorgehen können.

Die RACI-Matrix

In einer RACI-Matrix stehen die einzelnen Buchstaben für:

  • R = Responsible (zuständig, führt aus)
  • A = Accountable (verantwortlich, Entscheider (Budget))
  • C = Consulted (konsultieren vor einer Entscheidung)
  • I = Informed (informieren nach einer Entscheidung)

Nachfolgend ist beispielhaft eine RACI-Matrix dargestellt (Bild 1). Es handelt sich um ein Beispiel aus dem Bereich "Softwareentwicklung", in dem das Entwicklungsteam eine fertiggestellte Software an andere Abteilungen übergeben möchte bzw. muss.

Bild 1: RACI-Matrix für das Beispiel "Übergabe Software."

 

Abläufe mit MindManager visualisieren und RACI einbinden

Gerade in Projekten, in denen es viele verschiedene Kommunikationsschnittstellen gibt, bietet es sich an, den Mindjet MindManager zu verwenden, um die RACI-Matrix zu ergänzen. Denn mit dem MindManager kann der Anwender den Arbeitsablauf einfach und übersichtlich darstellen und die Information aus der RACI-Matrix einbinden (Bild 2): Der gesamte Ablauf mit den einzelnen Arbeitsschritten ist von oben nach unten übersichtlich strukturiert und die Rollen sind mit Hilfe von RACI eindeutig geklärt. So erhält der Benutzer eine Übersicht über sämtliche anstehende Aufgaben und weiß, wer für was in welcher Situation zuständig ist bzw. informiert werden soll.

Bild 2: Ausschnitt einer RACI-/Ablauf-Map im Mindjet MindManager.
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Abläufe chronologisch darstellen

Wie in Bild 2 zu sehen ist, kann der Anwender mit dem Mindjet MindManager in Form von Zweigen und Ästen eine chronologische Abfolge von Arbeitsschritten abbilden. Bei Bedarf lassen sich Textnotizen bei den einzelnen Arbeitsschritten hinzufügen, die weitere Erläuterungen enthalten oder Sie können auf ausführliche Dokumente bzw. Arbeitsanweisungen verlinken.

1. Darstellungsform wählen

Nachdem alle Arbeitsschritte mit Zweigen und Unterzweigen angelegt sind, lassen sich diese untereinander darstellen, indem Sie unter Start / Format / Zweiganordnung den Befehl "Rechts ausrichten" wählen. Ggf. müssen Sie die einzelnen Zweige noch einmal nachträglich in die richtige Reihenfolge verschieben (Bild 3).

Bild 3: Ablauf im MindManager.
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Bewertungen und Kommentare

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Alle Kommentare

Jörg
Stockbauer
Leider ist die genannte MindMap nicht zum Download verfügbar.
Klaus-Michael
Steig
Sehr übersichtlich dargestellt, eine Map mit der Gesamtübersicht zum Doenload hätte ich mir allerdings auch gewünscht.
Bettina
Frisch
Ich schließe mich den Vorschreibern an. Sehr übersichtlich und leicht nachvollziehbar. Aber LEIDER nicht als Download verfügbar. Schade.
Guest
Vielen Dank für den Hinweis. Die MindMap steht jetzt, zusammen mit dem Artikel (PDF), in der Zip-Datei zum Download zur Verfügung.
Michael
Abegg
Dipl. El.-Ing.
Sehr interessante Anregung - erst mal vielen Dank! Gegenüber der reinen Tabellenform sehe ich aber zwei Nachteile: 1. Hoher Erstellungsaufwand bei vielen zuzuweisenden Aufgaben. Da erscheint mir die tabellarische Darstellung einfacher zu sein. 2. Die Map lässt sich nicht nach dem Inhalt eines Tabellenfeldes filtern (um beispielsweise alle Zeilen darzustellen, in welchen eine bestimmte Rolle beteiligt ist). Im Sinne einer Anregung/Ergänzung: Ich habe in einem Projekt die Verantwortlichkeiten auch in Mindmanager dargestellt, indem ich pro Rolle eine Ast-Hintergrundfarbe definiert habe. Alle Aufgaben und Tätigkeiten habe ich hierarchisch in der Map gegliedert und jeden Ast mit der jeweiligen Farbe hinterlegt. Die Farbe eines übergeordneten Astes entspricht dann dem "A", die Farbe der untersten Hierarchie dem "R". Eine Legende der Farbcodes generiert der MindManager automatisch; Filterungsfunktionen nach Farbcodes sind reichlich vorhanden. Auch diese Version hat noch Verbesserungspotential: Einzelne Schritte könnten ohne Farbe noch weiter untergeordnet werden. C und I sind hier nicht vorgesehen, könnten aber ggf. noch mit Pfeilverbindungen hinzugefügt werden.
Robert
Unger
Um die von Hrn. Abegg genannten Probleme zu lösen bzw. auch um das "aufwändige" Einfügen von Tabellen zu verhindern, kann die Ressourcen-Funktion der Aufgaben verwendet werden. Für jede Personengruppe/Rolle ist eine eigene Ressource einmalig zu definieren. Diese Ressourcen (auch mehrere auf einmal!) können dann nach Belieben den einzelnen Aufgaben zugeordnet werden. Die "Ressourcen" stehen dann unterhalb der Aufgabe. Etwas irritieren könnte evtl. das einleitende "R:" bei der Anzeige ... nun ja, nichts ist vollkommen. Mit der Filterfunktion vom MindManager lassen sich dann auch sehr leicht die einzelnen Aufgaben nach Personengruppen/Rollen filtern.
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