Zuständigkeiten übersichtlich darstellen Die RACI-Matrix in eine Mind-Map integrieren

Die RACI-Matrix stellt übersichtlich dar, wer für welches Aufgabengebiet die Verantwortung übernimmt und welcher Projektbeteiligte wie informiert wird. Bei Aufgaben, die aus mehreren strukturierten Arbeitsschritten bestehen, wird die RACI-Matrix jedoch unübersichtlich. Eine Lösungsmöglichkeit bietet hier der Mindjet MindManager. Mit ihm kann der Anwender die einzelnen Arbeitsschritte einer Aufgabe chronologisch abbilden und die RACI-Informationen integrieren. Marilla Bax erklärt an einem praxisnahen Beispiel, wie Projektbeteiligte so sämtliche Tätigkeiten und Zuständigkeiten im Blick behalten können.

Zuständigkeiten übersichtlich darstellen Die RACI-Matrix in eine Mind-Map integrieren

Die RACI-Matrix stellt übersichtlich dar, wer für welches Aufgabengebiet die Verantwortung übernimmt und welcher Projektbeteiligte wie informiert wird. Bei Aufgaben, die aus mehreren strukturierten Arbeitsschritten bestehen, wird die RACI-Matrix jedoch unübersichtlich. Eine Lösungsmöglichkeit bietet hier der Mindjet MindManager. Mit ihm kann der Anwender die einzelnen Arbeitsschritte einer Aufgabe chronologisch abbilden und die RACI-Informationen integrieren. Marilla Bax erklärt an einem praxisnahen Beispiel, wie Projektbeteiligte so sämtliche Tätigkeiten und Zuständigkeiten im Blick behalten können.

Definieren Sie eindeutige Verantwortlichkeiten im Projekt einprägsam und klar verständlich! Geben Sie allen Stakeholdern einen schnellen Überblick, wer für was zuständig ist!
Schritt für Schritt erklärt: Die Verantwortlichkeitsmatrix ordnet Projektaufgaben eindeutig Personen und Organisationseinheiten zu. Hierzu werden die Aufgaben oder Aufgabenbereiche den Beteiligten in einer Tabelle gegenübergestellt.

Konflikte im Projekt können schnell entstehen. Ob es nun zu viele Schnittstellen zwischen den verschiedenen Teams gibt oder Aufgaben bzw. Zuständigkeiten nicht eindeutig geklärt sind – rasch kommt es zum Streit über Kompetenzen und Zuständigkeiten. Für dieses Problem ist die RACI-Matrix ein hilfreiches Werkzeug: Damit lassen sich im Vorfeld die Zuständigkeiten für bestimmte Aufgaben sowie der entsprechende Informationsfluss festlegen und übersichtlich darstellen.

Eine ausführliche Beschreibung des Einsatzes der RACI-Matrix im Projekt finden Sie im Artikel "Die RACI-Matrix als einfacher Kommunikationsplan".

Typischerweise wird eine solche Matrix mit Tabellenkalkulationen wie Microsoft Excel o.ä. erstellt.

Die Matrix bildet die Tätigkeiten und einzelnen Rollen sowie die eindeutigen Verantwortlichkeiten bzw. Zuständigkeiten ab. Eine einfache Matrix ist gut zu erfassen und technisch leicht erstellt. Wenn die Aufgaben jedoch etwas ausführlicher sind und die weitere Untergliederung dargestellt werden soll, ist es mit der Übersichtlichkeit vorbei. In diesem Fall kann der Mindjet MindManager die RACI-Matrix sinnvoll ergänzen. Dieser Tipp beschreibt, wie Sie dazu in MindManager ab der Version 8 vorgehen können.

Die RACI-Matrix

In einer RACI-Matrix stehen die einzelnen Buchstaben für:

  • R = Responsible (zuständig, führt aus)
  • A = Accountable (verantwortlich, Entscheider (Budget))
  • C = Consulted (konsultieren vor einer Entscheidung)
  • I = Informed (informieren nach einer Entscheidung)

Nachfolgend ist beispielhaft eine RACI-Matrix dargestellt (Bild 1). Es handelt sich um ein Beispiel aus dem Bereich "Softwareentwicklung", in dem das Entwicklungsteam eine fertiggestellte Software an andere Abteilungen übergeben möchte bzw. muss.

Bild 1: RACI-Matrix für das Beispiel "Übergabe Software."

Abläufe mit MindManager visualisieren und RACI einbinden

Gerade in Projekten, in denen es viele verschiedene Kommunikationsschnittstellen gibt, bietet es sich an, den Mindjet MindManager zu verwenden, um die RACI-Matrix zu ergänzen. Denn mit dem MindManager kann der Anwender den Arbeitsablauf einfach und übersichtlich darstellen und die Information aus der RACI-Matrix einbinden (Bild 2): Der gesamte Ablauf mit den einzelnen Arbeitsschritten ist von oben nach unten übersichtlich strukturiert und die Rollen sind mit Hilfe von RACI eindeutig geklärt. So erhält der Benutzer eine Übersicht über sämtliche anstehende Aufgaben und weiß, wer für was in welcher Situation zuständig ist bzw. informiert werden soll.

Bild 2: Ausschnitt einer RACI-/Ablauf-Map im Mindjet MindManager.
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Abläufe chronologisch darstellen

Wie in Bild 2 zu sehen ist, kann der Anwender mit dem Mindjet MindManager in Form von Zweigen und Ästen eine chronologische Abfolge von Arbeitsschritten abbilden. Bei Bedarf lassen sich Textnotizen bei den einzelnen Arbeitsschritten hinzufügen, die weitere Erläuterungen enthalten oder Sie können auf ausführliche Dokumente bzw. Arbeitsanweisungen verlinken.


1. Darstellungsform wählen

Nachdem alle Arbeitsschritte mit Zweigen und Unterzweigen angelegt sind, lassen sich diese untereinander darstellen, indem Sie unter Start / Format / Zweiganordnung den Befehl "Rechts ausrichten" wählen. Ggf. müssen Sie die einzelnen Zweige noch einmal nachträglich in die richtige Reihenfolge verschieben (Bild 3).

Bild 3: Ablauf im MindManager.
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Als nächstes vergeben Sie für die aufeinanderfolgenden Arbeitsschritte eine durchgehende Nummerierung, womit sich der chronologische Ablauf noch besser visualisieren lässt. Klicken Sie dazu den übergeordneten Zweig an, nach dem die Nummerierung beginnen soll (in Bild 3 der Hauptzweig "Ablauf") und dann unter Start / Format auf den Befehl "Nummerierung". Um auch für untergeordnete Zweige die Nummerierung fortzusetzen, können Sie über Nummerierung / Nummerierungsoptionen festlegen, bis auf wie viele Unterzweige (Ebenen) sich die Nummerierung erstrecken soll (Bild 4). Sobald Sie einen Zweig verschieben, aktualisiert sich die Nummerierung automatisch.

Bild 4: Tiefe für die Nummerierung von Unterzweigen festlegen

2. Abläufe mit RACI in der Map ergänzen

Nachdem der Ablauf inhaltlich festgelegt ist, stellen sich zwangsläufig Fragen wie "Wer ist zuständig?", "Wer ist in Entscheidungsprozesse einzubeziehen?" oder "Wer sollte informiert werden?". Diese Fragen beantwortet die RACI-Matrix, die wir nun in unsere Ablauf-Map integrieren. Dazu benutzen wir im MindManager die Funktion der Kalkulationstabellen, die sich auf jedem Ast bzw. Zweig einbinden lässt. Je nach Komplexität der Abläufe können Sie also auch für untere Ebenen diese Tabellen einfügen. Mindestens sollten die RACI-Informationen jedoch auf der ersten Ebene eingebunden sein.

Kalkulationstabellen in MindManager

Um eine Tabelle einzufügen, markieren Sie mit einem Klick den entsprechenden Zweig. Klicken Sie dann unter Einfügen / Zweigelemente auf den Befehl "Kalkulationstabelle", wodurch unterhalb des Zweigtextes eine leere Kalkulationstabelle eingefügt wird, die in ihrem Aufbau an Microsoft Excel erinnert. In dieser Tabelle lassen sich dann z.B. in drei Spalten die entsprechenden RACI-Informationen hinterlegen (Bild 5).

Bild 5: Kalkulationstabelle einfügen und beschriften.

In diese Tabelle tragen Sie nun zu den einzelnen Arbeitsschritten die Informationen aus der RACI-Matrix ein. Die Spalte "B", welche die Erklärung der RACI-Begriffe enthält, ist dann wichtig, wenn nicht jeder Projektbeteiligte mit der RACI-Matrix vertraut ist. Um die Spalten- und Zeilenköpfe auszublenden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Tabelle und öffnen Sie das Menü Kalkulationstabelle / Tabelleneigenschaften. Deaktivieren Sie dort die Befehle "Spaltenköpfe anzeigen" und "Zeilenköpfe anzeigen".

Bei Bedarf lassen sich die RACI-Informationen mit dem kleinen grünen Pfeil aus- bzw. einblenden (Bild 6, rechts). Das kleine Tabellensymbol am Zweiganfang visualisiert dem Leser, dass sich hinter diesem Zweig eine Tabelle verbirgt (Bild 6, links).

Bild 6: Tabellen ein-/ausblenden.

Zusatzinformationen einbinden

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Die Rollen-Canvas (Role Model Canvas, Canvas=Leinwand) ist eine visuelle Methode zur klaren Definition von Rollen in Projekten oder Unternehmen.

In der Beispiel-Map (Beispiel RACI.mmap), die Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen können, finden Sie auf der linken Seite noch Zusatzinformationen in Form einer freien Anmerkung. Diese beschreiben, worum es in dem dargestellten Ablauf grundsätzlich geht, wer ihn anfordert und wie dokumentiert wird.

Wenn Sie die Map an Mitarbeiter weitergeben wollen, die nicht über eine Lizenz von Mindjet MindManager verfügen oder die nichts an der Map verändern sollen, bieten sich folgende Exportmöglichkeiten an (zu finden unter Datei / Exportieren): als Grafik (BMP, JPG, PNG etc.), PDF oder Website (HTML)

Allerdings ist bei keinem dieser Formate ein Auf- und Zuklappen der Zweige möglich. Im HTML-Format lassen sich zumindest die Tabellen auf- und zuklappen.

Literatur

 

Bewertungen und Kommentare

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Kommentare 6

Alle Kommentare (6)

Jörg
Stockbauer

Leider ist die genannte MindMap nicht zum Download verfügbar.

 

Klaus-Michael
Steig

Sehr übersichtlich dargestellt, eine Map mit der Gesamtübersicht zum Doenload hätte ich mir allerdings auch gewünscht.

 

Bettina
Frisch

Ich schließe mich den Vorschreibern an. Sehr übersichtlich und leicht nachvollziehbar. Aber LEIDER nicht als Download verfügbar. Schade.

 

Guest

Vielen Dank für den Hinweis. Die MindMap steht jetzt, zusammen mit dem Artikel (PDF), in der Zip-Datei zum Download zur Verfügung.

 

Michael
Abegg
Dipl. El.-Ing.

Sehr interessante Anregung - erst mal vielen Dank! Gegenüber der reinen Tabellenform sehe ich aber zwei Nachteile: 1. Hoher Erstellungsaufwand bei vielen zuzuweisenden Aufgaben. Da erscheint mir die tabellarische Darstellung einfacher zu sein. 2. Die Map lässt sich nicht nach dem Inhalt eines Tabellenfeldes filtern (um beispielsweise alle Zeilen darzustellen, in welchen eine bestimmte Rolle beteiligt ist). Im Sinne einer Anregung/Ergänzung: Ich habe in einem Projekt die Verantwortlichkeiten auch in Mindmanager dargestellt, indem ich pro Rolle eine Ast-Hintergrundfarbe definiert habe. Alle Aufgaben und Tätigkeiten habe ich hierarchisch in der Map gegliedert und jeden Ast mit der jeweiligen Farbe hinterlegt. Die Farbe eines übergeordneten Astes entspricht dann dem "A", die Farbe der untersten Hierarchie dem "R". Eine Legende der Farbcodes generiert der MindManager automatisch; Filterungsfunktionen nach Farbcodes sind reichlich vorhanden. Auch diese Version hat noch Verbesserungspotential: Einzelne Schritte könnten ohne Farbe noch weiter untergeordnet werden. C und I sind hier nicht vorgesehen, könnten aber ggf. noch mit Pfeilverbindungen hinzugefügt werden.

 

Robert
Unger

Um die von Hrn. Abegg genannten Probleme zu lösen bzw. auch um das "aufwändige" Einfügen von Tabellen zu verhindern, kann die Ressourcen-Funktion der Aufgaben verwendet werden. Für jede Personengruppe/Rolle ist eine eigene Ressource einmalig zu definieren. Diese Ressourcen (auch mehrere auf einmal!) können dann nach Belieben den einzelnen Aufgaben zugeordnet werden. Die "Ressourcen" stehen dann unterhalb der Aufgabe. Etwas irritieren könnte evtl. das einleitende "R:" bei der Anzeige ... nun ja, nichts ist vollkommen. Mit der Filterfunktion vom MindManager lassen sich dann auch sehr leicht die einzelnen Aufgaben nach Personengruppen/Rollen filtern.