Digitale Gedächtnisstütze

Evernote für Projektmanager

Teil 2: Mit Evernote den Projektalltag strukturieren
Wünschen Sie sich im oft turbulenten Projektalltag auch einen Helfer, der alle wichtigen Notizen für Sie sammelt und jederzeit abrufbar bereithält? Als digitale Notizzettel-Sammlung unterstützt Evernote Sie u.a. beim Festhalten Ihrer Projektnotizen. Im ersten Teil hat Ihnen Thomas Mathoi die Funktionsweise der Software erläutert. In diesem zweiten und abschließenden Teil zeigt er Ihnen an drei Projektbeispielen, wie Sie die Anwendung bei Besprechungsvorbereitungen, Aufgabendelegation und Dokumentenmanagement unterstützt.

Niemand kann sich alles merken oder hat stets alles aus dem Gedächtnis parat. Die Anwendung Evernote bietet Ihnen die Möglichkeit, Notizen festzuhalten und mit anderen zu teilen – um sie im Gedächtnis zu behalten und jederzeit abrufen zu können. Dass Evernote weit mehr als eine digitale Notizzettel-Sammlung ist, haben Sie bereits im ersten Teil dieser Artikelserie erfahren. Die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig und der Kreativität sind kaum Grenzen gesetzt.

Projektmanager erhalten mit Evernote ein wirkungsvolles Werkzeug für den Projektalltag. In diesem zweiten Artikelteil werden drei konkrete Praxisbeispiele für die fortgeschrittene Nutzung von Evernote beschrieben. Sie veranschaulichen, wie Sie die Software bei der Besprechungsvorbereitung und dem Besprechungsprotokoll, der Aufgabenverteilung und beim Dokumentenmanagement wertvoll unterstützt.

Praxisbeispiel 1: Besprechungen vorbereiten und protokollieren

Besprechungen sind dann effektiv, wenn alle Besprechungsteilnehmer und insbesondere der Moderator gut vorbereitet sind. Die nachfolgenden drei Schritte zeigen, wie Sie im Vorfeld einer Besprechung nicht nur die eigenen Notizen, sondern alle relevanten Informationen, wie z.B. den aktuellen Projektterminplan oder Kostenstatus, mit Evernote systematisch zusammenstellen und während der Besprechung die Gesprächsinhalte mitprotokollieren können.

Schritt 1: Notizen sammeln

Sammeln Sie alle Projektunterlagen und E-Mails am besten laufend in Evernote. Dazu können Sie den Web Clipper oder eine der vielen weiteren Integrationen von Evernote nutzen. Die Anwendung kann z.B. direkt in Microsoft Outlook eingebaut werden (siehe https://appcenter.evernote.com/app/evernote-for-outlook/web-apps). Damit können Sie mit einem Klick E-Mails samt Anhänge in einer Evernote-Notiz ablegen. Sogar der Link zur E-Mail wird mit abgespeichert, sodass Sie zu einem späteren Zeitpunkt direkt in Outlook darauf zugreifen können.

Mit Evernote for Outlook funktioniert auch der umgekehrte Weg: Notizen können auch an eine E-Mail angehängt und verschickt werden. Wenn Sie als Mac-User in Apple-Mail eine E-Mail in Evernote ablegen möchten, können Sie das z.B. mit der kostenpflichtigen App MailButler bewerkstelligen. Eleganter erledigt das der E-Mail-Client Airmail, der eine eingebaute Funktion für die Ablage in Evernote mitbringt, die sowohl am Mac als auch auf iOS-Geräten verwendet werden kann.

Mit Ihrem Evernote-Account verfügen Sie auch über eine eigene Evernote-E-Mailadresse. An diese Adresse können Sie Nachrichten, die in Evernote abgelegt werden sollen, einfach weiterleiten. Die Betreffzeile der E-Mail wird zum Titel und der Mailtext sowie die Anhänge zum Inhalt der Notiz. Auf der Supportseite von Evernote finden Sie weiterführende Informationen und Tipps dazu.

Notizen einheitlich

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