Digitale Gedächtnisstütze

Evernote für Projektmanager

Teil 1: Die Software kennenlernen und einrichten
Sie möchten wichtige Projektnotizen im Gedächtnis behalten und jederzeit abrufen können? Die Anwendung Evernote leistet hier ganze Arbeit. Als digitales Notizbuch eignet sich die Software auch für die Projektarbeit. Im ersten Teil der zweiteiligen Artikelserie zeigt Ihnen Thomas Mathoi, wie Sie die Applikation im Projektalltag sinnvoll einsetzen.

Kennen Sie "Dropbox"? Dies ist eine praktische Ablage für Ihre Dateien, die sich auf allen angeschlossenen Geräten synchronisiert. Dasselbe, was Dropbox für Ihre Dateien ist, bietet Evernote für Ihr Gehirn. Denn schließlich ist es ein Ding der Unmöglichkeit, sich alles zu merken und dann auch stets parat zu haben. Außer Sie sind mit einem fotografischen Gedächtnis gesegnet. Allen anderen helfen Apps wie Evernote, die uns beim Merken und Wiederfinden von Daten unterstützen.

Evernote ist nicht nur ein digitales Notizbuch, in das Sie alle losen Informationen eintragen, beschlagworten und zu einem späteren Zeitpunkt wieder abrufen können. Die Software hat sich in den acht Jahren ihres Bestehens zu einer kollaborationsfähigen Datenbank-Applikation gemausert. Mitunter deshalb ist Evernote auch für Projektmanager ein hilfreiches Werkzeug. Die Anwendungsgebiete reichen vom einfachen Erstellen und Verwalten diverser Notizen bis hin zu umfangreichen Referenzmaterialsammlungen für Recherchen oder Projektdokumentationen. Evernote eignet sich für alle Projektarten, unabhängig von der Größe eines Projektteams. Dieser zweiteilige Beitrag zeigt, wie Sie sich die praktischen Möglichkeiten von Evernote im Projektalltag zu Nutze machen können. Im ersten Teil werden die Grundlagen der App und ein Setup für Projektmanager vorgestellt. Im zweiten Teil veranschaulichen konkrete Praxisbeispiele die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten in der Projektarbeit, z.B. in der Besprechungsvorbereitung und beim Aufgabenmanagement.

Warum bzw. wozu Evernote?

Erst im vergangenen Juni feierte Evernote seinen achten Geburtstag. Ziel der App war und ist es auch heute noch, seine Nutzer als "a shiny new external brain" zu unterstützen und auch in hundert Jahren noch zu bestehen. Heute gibt es mehr als 150 Millionen Evernote-User weltweit, wie im Februar 2016 bekannt gegeben wurde (https://techcrunch.com/2016/02/01/evernote-will-shut-down-market-its-e-commerce-effort-on-wednesday/). Das ursprüngliche Konzept von Evernote war eher consumer-orientiert. Private Notizen und Rezeptsammlungen waren u.a. beispielgebende Anwendungsmöglichkeiten. Evernote hat sich aber auch in der Geschäftswelt rasch verbreitet. Das Unternehmen hat dies in seinem Geschäftsmodell entsprechend berücksichtigt und bietet einige Features für den beruflichen Bereich.

Mit dem webbasierten Notizdienst können Notizen (auch handschriftliche), Bilder, Grafiken und Dateien in allen beliebigen Formaten, Webseiten etc. am Computer und unterwegs festgehalten werden. Dazu können Sie eine der nativen Apps für Windows, macOS, iOS oder Android verwenden oder die Weboberfläche von Evernote im Browser nutzen. Zudem gibt es eine Fülle an PlugIns und sogenannte "Clipper" für diverse Webbrowser und E-Mail-Clients.

Einer der großen Vorteile von Evernote ist die Multiplattform-Fähigkeit. Notizen können quasi unterwegs am Smartphone erfasst bzw. angelegt werden und dann im Büro oder zu Hause am PC oder Mac weiter bearbeitet werden.

Evernote-Basics

Die Software installieren

Um Evernote zu nutzen, laden Sie die App von der Evernote-Webseite oder in einem der App-Stores herunter. Die mobilen Apps erhalten Sie ausschließlich in den jeweiligen App-Stores von Apple, Google oder Microsoft. Nach dem Download startet die App meist direkt mit der Installation. Sie können Evernote auch direkt im Webbrowser verwenden. Die Webversion

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