Digitale Gedächtnisstütze Evernote für Projektmanager

Teil 1:
Die Software kennenlernen und einrichten

Sie möchten wichtige Projektnotizen im Gedächtnis behalten und jederzeit abrufen können? Die Anwendung Evernote leistet hier ganze Arbeit. Als digitales Notizbuch eignet sich die Software auch für die Projektarbeit. Im ersten Teil der zweiteiligen Artikelserie zeigt Ihnen Thomas Mathoi, wie Sie die Applikation im Projektalltag sinnvoll einsetzen.

Digitale Gedächtnisstütze Evernote für Projektmanager

Teil 1:
Die Software kennenlernen und einrichten

Sie möchten wichtige Projektnotizen im Gedächtnis behalten und jederzeit abrufen können? Die Anwendung Evernote leistet hier ganze Arbeit. Als digitales Notizbuch eignet sich die Software auch für die Projektarbeit. Im ersten Teil der zweiteiligen Artikelserie zeigt Ihnen Thomas Mathoi, wie Sie die Applikation im Projektalltag sinnvoll einsetzen.

Kennen Sie "Dropbox"? Dies ist eine praktische Ablage für Ihre Dateien, die sich auf allen angeschlossenen Geräten synchronisiert. Dasselbe, was Dropbox für Ihre Dateien ist, bietet Evernote für Ihr Gehirn. Denn schließlich ist es ein Ding der Unmöglichkeit, sich alles zu merken und dann auch stets parat zu haben. Außer Sie sind mit einem fotografischen Gedächtnis gesegnet. Allen anderen helfen Apps wie Evernote, die uns beim Merken und Wiederfinden von Daten unterstützen.

Evernote ist nicht nur ein digitales Notizbuch, in das Sie alle losen Informationen eintragen, beschlagworten und zu einem späteren Zeitpunkt wieder abrufen können. Die Software hat sich in den acht Jahren ihres Bestehens zu einer kollaborationsfähigen Datenbank-Applikation gemausert. Mitunter deshalb ist Evernote auch für Projektmanager ein hilfreiches Werkzeug. Die Anwendungsgebiete reichen vom einfachen Erstellen und Verwalten diverser Notizen bis hin zu umfangreichen Referenzmaterialsammlungen für Recherchen oder Projektdokumentationen. Evernote eignet sich für alle Projektarten, unabhängig von der Größe eines Projektteams. Dieser zweiteilige Beitrag zeigt, wie Sie sich die praktischen Möglichkeiten von Evernote im Projektalltag zu Nutze machen können. Im ersten Teil werden die Grundlagen der App und ein Setup für Projektmanager vorgestellt. Im zweiten Teil veranschaulichen konkrete Praxisbeispiele die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten in der Projektarbeit, z.B. in der Besprechungsvorbereitung und beim Aufgabenmanagement.

Warum bzw. wozu Evernote?

Erst im vergangenen Juni feierte Evernote seinen achten Geburtstag. Ziel der App war und ist es auch heute noch, seine Nutzer als "a shiny new external brain" zu unterstützen und auch in hundert Jahren noch zu bestehen. Heute gibt es mehr als 150 Millionen Evernote-User weltweit, wie im Februar 2016 bekannt gegeben wurde (https://techcrunch.com/2016/02/01/evernote-will-shut-down-market-its-e-commerce-effort-on-wednesday/). Das ursprüngliche Konzept von Evernote war eher consumer-orientiert. Private Notizen und Rezeptsammlungen waren u.a. beispielgebende Anwendungsmöglichkeiten. Evernote hat sich aber auch in der Geschäftswelt rasch verbreitet. Das Unternehmen hat dies in seinem Geschäftsmodell entsprechend berücksichtigt und bietet einige Features für den beruflichen Bereich.

Mit dem webbasierten Notizdienst können Notizen (auch handschriftliche), Bilder, Grafiken und Dateien in allen beliebigen Formaten, Webseiten etc. am Computer und unterwegs festgehalten werden. Dazu können Sie eine der nativen Apps für Windows, macOS, iOS oder Android verwenden oder die Weboberfläche von Evernote im Browser nutzen. Zudem gibt es eine Fülle an PlugIns und sogenannte "Clipper" für diverse Webbrowser und E-Mail-Clients.

Einer der großen Vorteile von Evernote ist die Multiplattform-Fähigkeit. Notizen können quasi unterwegs am Smartphone erfasst bzw. angelegt werden und dann im Büro oder zu Hause am PC oder Mac weiter bearbeitet werden.

Evernote-Basics

Die Software installieren

Um Evernote zu nutzen, laden Sie die App von der Evernote-Webseite oder in einem der App-Stores herunter. Die mobilen Apps erhalten Sie ausschließlich in den jeweiligen App-Stores von Apple, Google oder Microsoft. Nach dem Download startet die App meist direkt mit der Installation. Sie können Evernote auch direkt im Webbrowser verwenden. Die Webversion ist für nahezu alle gängigen Browser wie Safari, Internet Explorer, Chrome und Firefox optimiert und bietet bis auf wenige browserbedingte Einschränkungen (z.B. Offline-Funktionen) nahezu denselben Funktionsumfang wie die nativen Desktop-Apps.

Dieser Artikel behandelt die Funktionen der Desktop-App von Evernote. Funktionen aus den mobilen Apps werden, wo sinnvoll, ergänzt. Auf die Web-App, die im Browser verwendet werden kann, wird hier nicht näher eingegangen. Zudem dient der Artikel als eine Art Schnelleinstieg, bei dem nicht alle Funktionen von Evernote behandelt werden.

Preismodelle des Programms

Evernote basiert auf dem sogenannten Freemium-Modell. Das bedeutet, dass die Software in der Basisversion kostenlos ist. Erst vor wenigen Wochen wurde die Preispolitik von Evernote angepasst. Vor allem die bisher kostenlose Basic-Version wurde stark eingeschränkt und ist beispielsweise seither nur mehr auf zwei Geräten einsetzbar. Für den professionellen Anwender kommt die kostenlose Variante allerdings ohnehin nicht in Frage. Hier bleibt die Wahl zwischen Plus für 29,99 EUR pro Jahr oder Premium für 59,99 EUR pro Jahr. Einen direkten Vergleich der drei Preisvarianten finden Sie auf der Evernote-Website. Wesentliche Unterschiede sind die Datenmenge für die monatlichen Uploads und der enthaltene Funktionsumfang sowie die Anzahl der synchronisierten Geräte. Zentrale Funktionen wie das Kommentieren von PDF-Dateien oder die Volltextsuche in Office-Dokumenten gibt es nur mit der Premium-Variante.

Hilfreiche Zusatz-Apps

Unter https://evernote.com/intl/de/products/ finden Sie weitere, größtenteils kostenlose Apps, die den Funktionsumfang von Evernote erweitern:

  • Web Clipper: Mit diesem AddOn für alle gängigen Browser können Sie interessante Webseiten und Recherche-Ergebnisse in Evernote abspeichern. Den Web-Clipper können Sie per Mausklick direkt von der Evernote-Website installieren.
  • Scannable: Diese Scanner-App für Smartphones und Tablets mit Apple iOS ermöglicht das Erfassen von Dokumenten oder Visitenkarten. Die Scans können direkt in Evernote abgelegt werden.
  • Penultimate: Diese Notizen-App gibt es nur für das iPad. Damit können handschriftliche Notizen ähnlich wie auf Papier am iPad erstellt und ebenfalls direkt in Evernote abgelegt werden.
  • Skitch: Mit dieser App lassen sich…

Bewertungen und Kommentare

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Fortsetzungen des Fachartikels

Teil 2:
Mit Evernote den Projektalltag strukturieren

Wünschen Sie sich im oft turbulenten Projektalltag auch einen Helfer, der alle wichtigen Notizen für Sie sammelt und jederzeit abrufbar bereithält? Als digitale Notizzettel-Sammlung unterstützt Evernote Sie u.a. beim Festhalten Ihrer …

Alle Kommentare (6)

Guest

Guter Überblick über die Funktionen und wie man damit startet, aber... Als langjähriger Evernote- (Dropbox etc.) Nutzer finde ich es im professionellem Umfeld etwas zu kurz gesprungen. Evernote ist sehr gut als persönlicher "Notizzettel", in meinen Augen sollte in Bezug auf Teamarbeit aber ein entsprechend dafür ausgelegtes Tool verwendet werden. Wir haben bspw. sehr gute Erfahrungen mit Confluence (Enterprise Wiki, arbeitet bspw. auch mit JIRA zusammen) gemacht, hier hat man neben allen oben genannten Features aber auch weitere, wichtige Funktionen gleich mit an Bord (Versionierung etc.). Preislich gesehen bewegen sich beide Anwendungen für kleinere Teams auf ähnlichen Niveau, allerdings ist Confluence entsprechend skalierbar. Wir sind bspw. mit 10 Usern in der Atlassian Cloud gestartet und haben nun, 5 Jahre später, eine self-hosted Installation mit 2k Usern weltweit. Als Einstieg für kleinere Teams in einen Collaboration-Ansatz kann man Evernote sicherlich gut "ausprobieren"... Mit freundlichen Grüßen, Hans-Hermann Hunfeld

 

Danke für Ihren Kommentar! Die Tools von Confluence kenne ich gut und wir haben JIRA auch immer wieder bei Projekten im Einsatz. Allerdings verfolgt Evernote doch einen grundsätzlich anderen Ansatz. Man kann Evernote für die Selbstorganisation in der professionellen Projektarbeit gut einsetzen. Und wie Sie auch angemerkt haben, ist es vor allem für kleinere Teams ein gutes Kollaboration-Tool. Das soll auch diese zweiteilige Artikelserie zeigen.

 

Markus
Preidel
Dr.

Evernote ist sicherlich ein nützliches Tool. Allerdings ist es problematisch, wenn vertrauliche Firmendaten darauf gespeichert werden. Ein verläßlicher Datenschutz ist nach meiner Kenntnis nicht gewährleistet: die Daten liegen in USA, und sind auf den Servern nicht verschlüsselt. Von daher dürfte die Nutzung in den meisten Firmen durch InfoSec- und Datenschutzrichtlinien verboten sein. http://www.chip.de/artikel/OneNote-vs.-Evernote-4_57887693.html

 

Danke für Ihren Kommentar! Was Datenschutz betrifft, haben Sie natürlich recht. Der ist bei allen möglichen Online-Diensten stets kritisch zu hinterfragen. Die Daten, die Sie in Evernote speichern, sind allerdings verschlüsselt auf den Evernote-Servern abgelegt (siehe dazu https://evernote.com/intl/de/security/: "Wir verschlüsseln alle Daten, die über diesen Link übermittelt werden, mit GCM-AES-128 Verschlüsselung über das MACsec Protokoll."). Und Sie haben in Evernote die Möglichkeit, sensible Daten in Evernotenotizen zusätzlich zu verschlüsseln. Wie das geht, kann man in diesem Hilfe-Artikel nachlesen: https://help.evernote.com/hc/de/articles/209005547-Verschlüsselung-von-Inhalten-in-Evernote

 

Jens Ulrich
Hanisch

In Organisationen, die Office sowie SharePoint oder OneDrive haben, dürfte OneNote eine würdige Alternative zu Evernote sein. Früher war das ziemlich simpel, wurde aber konsequent weiterentwickelt. Die Funktionalität ist nun vergleichbar mit Evernote, hinzu kommt die Möglichkeiten, Notizbücher auf SharePoint oder OneDrive zu speichern und im Team zu verwenden. Weiterhin kann man Aufgaben über Outlook verteilen und nachverfolgen. Insgesamt also sehr praktisch, und das mit weniger Sorgen um Datenschutz oder Support. Ich nutze das gern zur Selbstorganisation und für kleinere Teamprojekte.

 

In Unternehmen, die Microsoft-Produkte so intensiv nutzen, wie Sie das beschrieben haben, mag das ein Vorteil sein. Es kommt eben darauf an, in welcher Software-Umgebung man arbeitet und das ist nicht immer und überall generell Microsoft. OneNote hat sich in den letzten Jahren zu einem ganz brauchbaren Werkzeug entwickelt. Was ich an OneNote allerdings schon lange kritisiere, ist der eher mäßig gelungene Versuch, ein "Pen&Paper"-Notizbuch digital nachzubilden. Die Zeiten des digitalen Skeuomorphismus sollten mittlerweile IT-Geschichte sein ;-) Evernote bietet zudem viele Möglichkeiten zur Aufgabenverwaltung in Teams sowie Schnittstellen zu Aufgabenmanagementsystemen. Das können Sie u.a. im zweiten Teil dieser Artikelserie lesen.