Gute Gründe für einen systematischen Projektabschluss

Ein systematischer Projektabschluss bringt viele Vorteile. Er sorgt zum Beispiel für Rechtssicherheit und erleichtert den Start in Folgeprojekte. Dennoch ist für viele Organisationen der "Projektabschluss" nicht viel mehr als der Tag, an dem der Kunde das Arbeitsergebnis bekommt. Damit liegen versteckte Potenziale brach, die sich leicht nutzen ließen. Anna Adler und Heiko Bartlog beschreiben in ihrem Beitrag Zweck und Ziele, Ausgestaltungsmöglichkeiten und den richtigen Zeitpunkt für den Projektabschlussprozess und geben einen Überblick über die notwendigen Aktivitäten.

Sie machen keinen Projektabschluss? Kennen Sie die Möglichkeiten nicht oder glauben Sie nicht an dessen Nutzen? Oder haben Sie es eigentlich immer vor und es wird doch nie etwas daraus? Dann sind Sie nicht allein. Das Potential eines professionellen Projektabschlusses bleibt oft ungenutzt.

Dieser Beitrag verdeutlicht die Chancen, die eine systematische Vorgehensweise am Ende eines Projekts eröffnet. Er beschäftigt sich mit Nutzen und Zielen, Ausgestaltungsmöglichkeiten und dem richtigen Zeitpunkt für einen Projektabschluss. Außerdem gibt er einen Überblick über die notwendigen Aktivitäten.

Was ein systematischer Projektabschluss bringt

Ein Grund dafür, dass der Projektabschluss gern verdrängt wird, liegt vielleicht in seiner Bezeichnung selbst: Ein Abschluss ist etwas Endgültiges, sozusagen die Beerdigung des Projekts. Es ist daher meist schwierig, den richtigen Zeitpunkt eines Projektabschlusses zu finden. Das Team ist mit seiner Arbeit oft schon fertig, der Auftraggeber möchte aber zunächst die ersten Projektergebnisse abwarten, bevor er das Projekt offiziell abschließt.  Er sieht den Projektabschluss auch gern als lästiges Anhängsel: Alles was nicht zur vorgeschriebenen Abnahme gehört, wird als "Nice-to-have" betrachtet und geht im allgemeinen Zeitdruck unter. Und die - nun schon fast ehemaligen - Projektmitarbeiter werden sofort im nächsten dringenden Projekt gebraucht, das in der Regel schon begonnen hat. Wozu denn überhaupt die Mühe, das alte Projekt jetzt noch einmal aufzuarbeiten?

Projekte ohne Abschluss

Drehen wir die Frage einmal um: Was sind die Folgen, wenn kein Abschluss stattfindet?

Obwohl bekannt ist, dass Wissen einen kritischen Erfolgsfaktor darstellt, verbleiben in diesem Fall die während des Projekts entstandenen, wertvollen Erfahrungen bei einzelnen Teammitgliedern. Besser wäre es, sie der gesamten Organisation zugänglich zu machen.

Außerdem wird ein wichtiger Motivationsfaktor für Folgeprojekte nicht genutzt: Die Projektarbeit geht ohne wahrnehmbare Unterbrechung von einem Projekt in das nächste über. Der meist stressigen Endphase fehlt somit ein abschließender, befreiender Akzent, wie ihn beispielsweise eine Projektabschlussfeier setzen kann.

Projektabschluss als Startpunkt

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