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Mieten statt kaufen

Microsoft Project Online

Unter dem Namen "Project Online" bietet Microsoft seine Produkte Project Professional und Project Server seit einiger Zeit auch als Cloud-Lösung an. Der Anwender kauft dabei die Software-Lizenz nicht mehr, sondern bezieht sie im Abonnement. Die Funktionalitäten beider Varianten sind nahezu gleich, dennoch gibt es Unterschiede, so Torben Blankertz, die man bei einer Entscheidung beachten sollte.

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Unter dem Namen "Project Online" bietet Microsoft seine Produkte Project Professional und Project Server seit einiger Zeit auch als Cloud-Lösung an. Der Anwender kauft dabei die Software-Lizenz nicht mehr, sondern bezieht sie im Abonnement. Die Funktionalitäten beider Varianten sind nahezu gleich, dennoch gibt es Unterschiede, so Torben Blankertz, die man bei einer Entscheidung beachten sollte.

Vielen Projektmanagern und Unternehmen sind die Produkte "Microsoft Project Professional" sowie "Microsoft Project Server" bekannt. Mit ersterem lassen sich Projekte planen, steuern oder auswerten. Sobald die Anforderungen steigen und eine Multiprojektmanagement-Plattform erforderlich ist, benötigt man den Project Server 2013, der ein effizientes Ressourcenmanagement sowie Portfolioanalysen ermöglicht.

Seit einiger Zeit bietet Microsoft diese Produkte auch als Cloud-Lösung unter der Bezeichnung "Project Online" an. Der Anwender kauft dabei die Software-Lizenz nicht mehr (On-Premise-Version), sondern bezieht sie im Abonnement. Doch was genau verbirgt sich hinter dem Produkt "Project Online", welche Besonderheiten gibt es und was muss man beachten, wenn man Microsoft Project Online nutzen möchte?

Produkte in Überblick

Unter dem Begriff "Project Online" fasst Microsoft mehrere Produkte zusammen. Im Einzelnen handelt es sich dabei um "Project für Office 365", "Project Online", "Project Online mit Project 365" sowie "Project Lite".

Project für Office 365

"Project für Office 365" ist die Cloud-Version des Microsoft Project Professional Client, die Sie lokal auf bis zu fünf Rechnern installieren können. Sie benötigen nur für die Installation und Aktivierung eine Internetverbindung, anschließend können Sie wie gewohnt lokal arbeiten. Der Funktionsumfang entspricht dem der Kaufversion, wobei Anwender der Cloud-Version durch die regelmäßigen Updates automatisch auf dem jeweils aktuellsten Versionsstand sind.

Project für Office 365 eignet sich vor allem für Projektorganisationen die keine Multiprojektmanagement-Funktionalitäten benötigen. Projektleiter können ihre Projekte planen, steuern und lokale Berichte ihrer Projekte erstellen. Die Projektpläne können dann für kleine Teams in einer SharePoint-Aufgabenliste synchronisiert oder – falls kein SharePoint-Server vorhanden ist – innerhalb von "OneDrive", der freien Cloud-Lösung von Microsoft, gespeichert werden.

Microsoft Project Online

"Microsoft Project Online" ist die Cloud-Version des Project Servers, wobei alle Funktionen des Servers auch hier in vollem Umfang nutzbar sind. Das Produkt ist vor allem für Personen innerhalb einer Projektorganisation interessant, die zwar keine Projekte planen, jedoch Projektcontrolling-Aufgaben wahrnehmen. Nur mit der Project Online Lizenz können diese auf die Berichts- und Portfoliofunktionalitäten zugreifen. Auch der Zugriff auf das Ressourcenmanagement ist nur mit dieser Lizenz möglich.

Bild 1: Zugang zu den Funktionalitäten von Project Server über die Project Web App (PWA)
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Microsoft Project Online mit Project für Office 365

Das Produkt "Microsoft Project Online mit Project für Office 365" umfasst sowohl den Project Client als auch den Project Server. Es ist damit für Anwender geeignet, die einerseits Projekte planen, darüber hinaus aber auch die Multiprojektmanagement-Funktionalitäten in vollem Umfang nutzen möchten und deshalb zusätzlich Zugriff auf den Project Server benötigen.

Project Lite

Nicht alle Ressourcen müssen in die Planung einbezogen werden, oft reicht es aus, diese in die Projektkommunikation einzubinden – z.B. um Zeiten zurückzumelden, offene Punkte zu pflegen oder Risiken zu benennen und zu bewerten. In der Vergangenheit benötigten diese ebenfalls eine Project Online Lizenz. Diese Arbeiten lassen sich nun mit der deutlich günstigeren "Project Lite" Lizenz durchführen. Um eine Project Lite Lizenz nutzen zu können, ist mindestens eine Lizenz für "Microsoft Project Online mit Project für Office 365" erforderlich.

Online Tenant

Die Bereitstellung der einzelnen Produkte ist relativ einfach. Hat der Anwender noch keinen Office 365-Account, muss er zunächst einen sogenannten "Tenant" für Project Online anlegen. Über die Administrationsseite kann er dann weitere Lizenzen für andere Ressourcen dazubuchen. Der Name "Tenant" leitet sich aus dem angelsächsischen ab und bedeutet "Mieter". Diesen Ausdruck verwendet Microsoft auch für seine Cloud-Produkte. Streng genommen ist das Produkt bzw. das Tenant jedoch nur die jeweilige Lizenz, mit der eine Ressource die Features des entsprechenden Produkts (z.B. für "Project für Office 365") nutzen kann. Wer welche Lizenz erhält, legt der Project Online Administrator fest; die Zuordnung kann er jederzeit ändern.

Für wen lohnt sich ein Umstieg auf Project Online?

Ob eine Cloud-Lösung auf längere Sicht im Vergleich zu einer Kauflösung kostengünstiger ist oder nicht, ist schwer zu bemessen. Sollte im Unternehmen bereits ein gutes IT-Fundament (Hardware, Datenbank, etc.) existieren, kann man zur Beurteilung direkte und indirekte IT-Kosten für beide Modelle einander gegenüberstellen. Aber auch die im Vergleich zur Kauflösung geringeren Einführungskosten, die Firmen-Policy hinsichtlich externer Datenspeicherung oder bereits vorhandene Produkte von Drittanbietern können die Entscheidung wesentlich beeinflussen.

Einführungs- und Administrationskosten

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