Tipp: SW-Anleitung – Termine im Blick

"Stichtag" versus "Ende" – Vorgänge in Microsoft Project einfacher planen

Viele Anwender empfinden Microsoft Project als komplex – oft deshalb, weil sie die Planung im Tool zu kompliziert anlegen. Zum Beispiel erscheint es naheliegend, einen fest vereinbarten Fertigstellungstermin für einen Vorgang zu dokumentieren, indem man ihn in das Feld "Ende" einträgt. Doch damit handelt man sich meist unerwartete Probleme ein. Renke Holert zeigt einen deutlich einfacheren Weg.

Microsoft Project wird oft als komplex wahrgenommen. Dabei liegt es meistens daran, dass die Planung zu kompliziert umgesetzt wird. Lesen Sie, wie Sie Ihre Planung durch Verwendung des Felds Stichtag statt des Felds Ende vereinfachen können.

Was kostet der Vorgang und bis wann wird er fertig?

In vielen Fällen wird ein Gespräch zu einem Vorgang zwischen Projektleiter und Projektmitarbeiter auf zwei Fragen hinauslaufen. Das ist zum einen die Frage nach den Kosten und zum zweiten die Frage nach dem Fertigstellungstermin.

Die Frage nach den Kosten kann der Mitarbeiter z.B. mit dem geschätzten Aufwand in Personentagen beantworten. Diesen Wert gibt der Projektleiter in Microsoft Project in das Feld Arbeit ein. Die Kosten kann er dann im gleichnamigen Feld entsprechend des hinterlegten Kostensatzes ablesen. Die Antwort auf die zweite Frage, also der geschätzte Fertigstellungszeitpunkt, wird häufig in das Feld Ende eingegeben. Dies erschwert allerdings die Nutzung von Microsoft Project, wenn der Mitarbeiter nicht zu 100% an einem Vorgang arbeitet – also der gesamte Zeitraum für die Bearbeitung länger als die für die Arbeit benötigte Zeit ist. In der Begrifflichkeit von Microsoft Project ausgedrückt: Wenn die Dauer ungleich der Arbeit ist.

Nehmen wir z.B. an, dass der Projektleiter durch seinen Mitarbeiter fünf Vorgänge mit einem Arbeitsaufwand von 8 Std. bearbeiten lassen möchte, die innerhalb einer Woche fertiggestellt werden sollen. Aus Projektmanagementsicht interessiert den Projekteiter nicht, wann genau der eine oder andere Vorgang innerhalb dieser Woche erledigt wird (Mikromanagement). Wichtig ist nur, dass alle Vorgänge zum Ende der Woche fertiggestellt werden (Makromanagement). Dies muss er einfach überwachen können.

Wenn der Projektleiter die fünf Vorgänge mit einer Dauer von 1 Tag eingibt und dem Mitarbeiter den Vorgang zuweist, wird automatisch die Arbeit mit 8 Std. errechnet. Dem Projektleiter fehlt nun noch die Eingabe des Fertigstellungstermins, der ja 5 Tage nach Beginn des jeweiligen Vorgangs liegt, um die Fertigstellung überwachen zu können. Zudem ist zumindest mit tagesgenauer Perspektive der Mitarbeiter am ersten Tag überlastet.

Bild 1: Ausgangslage: Fünf Vorgänge mit jeweils 8 Std. Aufwand sollen innerhalb einer Woche erledigt werden.
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In vielen Fällen wird der Projektleiter die Lösung darin suchen, dass er im Feld Ende den gewünschten Fertigstellungstermin eingibt. Dies stellt ihn jedoch vor zwei Herausforderungen. Falls als

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