Termine im Blick

"Stichtag" versus "Ende" – Vorgänge in Microsoft Project einfacher planen

Viele Anwender empfinden Microsoft Project als komplex – oft deshalb, weil sie die Planung im Tool zu kompliziert anlegen. Zum Beispiel erscheint es naheliegend, einen fest vereinbarten Fertigstellungstermin für einen Vorgang zu dokumentieren, indem man ihn in das Feld "Ende" einträgt. Doch damit handelt man sich meist unerwartete Probleme ein. Renke Holert zeigt einen deutlich einfacheren Weg.

Termine im Blick

"Stichtag" versus "Ende" – Vorgänge in Microsoft Project einfacher planen

Viele Anwender empfinden Microsoft Project als komplex – oft deshalb, weil sie die Planung im Tool zu kompliziert anlegen. Zum Beispiel erscheint es naheliegend, einen fest vereinbarten Fertigstellungstermin für einen Vorgang zu dokumentieren, indem man ihn in das Feld "Ende" einträgt. Doch damit handelt man sich meist unerwartete Probleme ein. Renke Holert zeigt einen deutlich einfacheren Weg.

Microsoft Project wird oft als komplex wahrgenommen. Dabei liegt es meistens daran, dass die Planung zu kompliziert umgesetzt wird. Lesen Sie, wie Sie Ihre Planung durch Verwendung des Felds Stichtag statt des Felds Ende vereinfachen können.

Was kostet der Vorgang und bis wann wird er fertig?

In vielen Fällen wird ein Gespräch zu einem Vorgang zwischen Projektleiter und Projektmitarbeiter auf zwei Fragen hinauslaufen. Das ist zum einen die Frage nach den Kosten und zum zweiten die Frage nach dem Fertigstellungstermin.

Die Frage nach den Kosten kann der Mitarbeiter z.B. mit dem geschätzten Aufwand in Personentagen beantworten. Diesen Wert gibt der Projektleiter in Microsoft Project in das Feld Arbeit ein. Die Kosten kann er dann im gleichnamigen Feld entsprechend des hinterlegten Kostensatzes ablesen. Die Antwort auf die zweite Frage, also der geschätzte Fertigstellungszeitpunkt, wird häufig in das Feld Ende eingegeben. Dies erschwert allerdings die Nutzung von Microsoft Project, wenn der Mitarbeiter nicht zu 100% an einem Vorgang arbeitet – also der gesamte Zeitraum für die Bearbeitung länger als die für die Arbeit benötigte Zeit ist. In der Begrifflichkeit von Microsoft Project ausgedrückt: Wenn die Dauer ungleich der Arbeit ist.

Nehmen wir z.B. an, dass der Projektleiter durch seinen Mitarbeiter fünf Vorgänge mit einem Arbeitsaufwand von 8 Std. bearbeiten lassen möchte, die innerhalb einer Woche fertiggestellt werden sollen. Aus Projektmanagementsicht interessiert den Projekteiter nicht, wann genau der eine oder andere Vorgang innerhalb dieser Woche erledigt wird (Mikromanagement). Wichtig ist nur, dass alle Vorgänge zum Ende der Woche fertiggestellt werden (Makromanagement). Dies muss er einfach überwachen können.

Wenn der Projektleiter die fünf Vorgänge mit einer Dauer von 1 Tag eingibt und dem Mitarbeiter den Vorgang zuweist, wird automatisch die Arbeit mit 8 Std. errechnet. Dem Projektleiter fehlt nun noch die Eingabe des Fertigstellungstermins, der ja 5 Tage nach Beginn des jeweiligen Vorgangs liegt, um die Fertigstellung überwachen zu können. Zudem ist zumindest mit tagesgenauer Perspektive der Mitarbeiter am ersten Tag überlastet.

Bild 1: Ausgangslage: Fünf Vorgänge mit jeweils 8 Std. Aufwand sollen innerhalb einer Woche erledigt werden.
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In vielen Fällen wird der Projektleiter die Lösung darin suchen, dass er im Feld Ende den gewünschten Fertigstellungstermin eingibt. Dies stellt ihn jedoch vor zwei Herausforderungen. Falls als Vorgangsart Feste Einheiten eingestellt ist (das ist standardmäßig der Fall), ändert Project bei der manuellen Eingabe eines Datums in das Feld Ende entweder das Datum im Feld Anfang oder erhöht den Wert für die Arbeit – was beides vom Projektleiter nicht gewollt ist. Darüber hinaus berechnet Project den Endtermin neu, wenn sich die Arbeit erhöht. Der ursprünglich vereinbarte Termin ist dann aus dem Plan nicht mehr ersichtlich.

Bild 2: Setzen des Endtermins setzt die Vorgangseinschränkung Ende nicht früher als und verschiebt den Anfangstermin.
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In unserem Fall gibt der Projektleiter also für den Endtermin des ersten Vorgangs den 7.11. ein. Project setzt automatisch einen Einschränkungstermin Ende nicht früher als und verschiebt den Anfang des Vorgangs auf den 7.11. (Bild 2). Der Projektleiter hatte allerdings erwartet, dass der ursprüngliche Anfangstermin bestehen bleibt und auch keine Vorgangseinschränkung festgelegt wird.

Bild 3: Setzen des Anfangs- und Endtermins in direkter Folge erhöht die Arbeit beim Vorgang mit Festen Einheiten.
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Mit etwas Glück stellt der Projektleiter dann fest, dass er seinem Ziel näher kommt, wenn er stattdessen den Anfangs- und Endtermin in direkter Folge eingibt – also zunächst im Feld Anfang den 3.11. einträgt und dann im Feld Ende den 7.11. (Bild 3). Der Vorgangsbalken hat sich jetzt wie erwartet verlängert, zudem sind Anfang und Ende wie gewünscht festgelegt. Der Fehler liegt nun darin, dass Project den Wert für die Arbeit auf 40 Std. erhöht hat. Eine nachträgliche Änderung der Arbeit auf 8 Std. würde wieder den Anfangstermin ändern.

Bild 4: Planung mit Fester Dauer.
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Mit etwas Lektüre der einschlägigen Literatur scheint dann die Lösung darin gefunden, die Vorgangsart zu ändern, z.B. auf Feste Dauer. Dann bleiben zumindest Anfang und Ende gleich, wenn man das Feld Arbeit verändert (Bild 4). Der Mitarbeiter ist nun mit jeweils 20% jedem der Vorgänge zugewiesen.

Auch das hat wiederum Nachteile: Einerseits erhöht sich durch die prozentuale Zuordnung der Aufwand für den Kapazitätsabgleich (siehe Artikel "Wie Sie Ressourcenengpässe mit Microsoft Project frühzeitig erkennen", Projekt Magazin 20/2014). Andererseits ändert Project bei der Verwendung der Vorgangsart Feste Dauer automatisch das Datum im Feld Ende, wenn der Projektleiter das Anfangsdatum verschiebt – z.B. weil der Mitarbeiter nicht pünktlich mit dem Vorgang beginnen konnte. Auch in diesem Fall ist der ursprünglich vereinbarte Fertigstellungstermin aus dem Plan nicht mehr ersichtlich.

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Bewertungen und Kommentare

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Kommentare 2

Alle Kommentare

Jürgen
Bruns
Ich halte es für grundsätzlich zweifelhaft, Werte in die Felder "Anfang" bzw. "Ende" zu setzten, weil dann Termineinschränkungen festgelegt werden, die 1. so nicht gewollt sind ("Ende nicht früher als" der Anwender möchte aber "Muss enden am...") und 2. die automatische Vorgangsberechnung beeinträchtigen. Darauf sollte grundsätzlich hingewiesen werden. Den automatischen Ressourcenabgleich benötigt man an dieser Stelle nicht! In Project 2010/2013 ist die Funktion "Vorgang-verschieben-bis Ressource frei" verfügbar, die gleiches besser leistet.
Matthias
Schneider
Hatte viele Aha-Effekte beim Lesen. Gibt es beim Kapazitätsabgleich noch etwas zu beachten?
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