Urlaub, Fortbildung und andere Fehlzeiten berücksichtigen Microsoft Project – So planen Sie die Abwesenheitszeiten Ihrer Mitarbeiter

Die beste Terminplanung nützt nichts, wenn Mitarbeiter wegen Urlaubs nicht wie vorgesehen für das Projekt zur Verfügung stehen. Nur wer Abwesenheiten frühzeitig und konsequent plant, kann später Verantwortung für die Termintreue seiner Projekte übernehmen. Renke Holert zeigt, wie Sie eine solche Abwesenheitsplanung in Microsoft Project mit Hilfe von Sonderprojekten umsetzen können. Die praxiserprobte Lösung ist leicht zu bedienen und funktioniert sowohl mit Project Server bzw. Project Online als auch mit einem dateibasierten Ressourcenpool.

Urlaub, Fortbildung und andere Fehlzeiten berücksichtigen Microsoft Project – So planen Sie die Abwesenheitszeiten Ihrer Mitarbeiter

Die beste Terminplanung nützt nichts, wenn Mitarbeiter wegen Urlaubs nicht wie vorgesehen für das Projekt zur Verfügung stehen. Nur wer Abwesenheiten frühzeitig und konsequent plant, kann später Verantwortung für die Termintreue seiner Projekte übernehmen. Renke Holert zeigt, wie Sie eine solche Abwesenheitsplanung in Microsoft Project mit Hilfe von Sonderprojekten umsetzen können. Die praxiserprobte Lösung ist leicht zu bedienen und funktioniert sowohl mit Project Server bzw. Project Online als auch mit einem dateibasierten Ressourcenpool.

Fehlt ein Mitarbeiter unerwartet, ist das für Projektleiter – besonders in zeitkritischen Projekten – eine Herausforderung. Nur wer sich darauf verlassen kann, dass Urlaubszeiten, Fortbildungen und andere Abwesenheiten konsequent und frühzeitig geplant werden, kann für die Termintreue seiner Projekte Verantwortung übernehmen. Die Abwesenheit von Mitarbeitern lässt sich in Microsoft Project in Verbindung mit Project Server bzw. Project Online auf unterschiedliche Weise abbilden: durch Kalenderausnahmen, administrative Zeiten oder mit Hilfe von Sonderprojekten. In allen drei Fällen können die Mitarbeiter die Project Web App (PWA) verwenden, um die Abwesenheitszeiten selbst zu erfassen, während Sie als Projektleiter bzw. Ressourcenmanager die Qualität der Planung überwachen.

Dieser Beitrag stellt eine praxiserprobte Lösung für eine Abwesenheitsplanung mit Hilfe von Sonderprojekten vor. Diese ist einfach zu bedienen und sieht einen Abstimmungsprozess zwischen Projektleitern, Projektmitarbeitern und Ressourcenmanagern vor. Die Lösung mit Sonderprojekten funktioniert auch ohne Project Server bzw. Project Online mit einem dateibasierten Ressourcenpool. Dann stehen die PWA-Oberfläche zur Erfassung von Abwesenheiten durch Projektmitarbeiter und der systemunterstützte Genehmigungsprozess allerdings nicht zur Verfügung.

Ziele der Abwesenheitsplanung

Für weit in der Zukunft liegende Zeiten (mehr als ein Jahr) reicht es in der Regel aus, mit Erfahrungswerten für die typische Urlaubsverteilung in den Hauptferienzeiten zu rechnen. Für die nähere Zukunft ist jedoch eine konkrete Planung der Abwesenheiten in Abstimmung mit den Projektmitarbeitern notwendig.

Für den Projektleiter ist es vor allem wichtig sicherzustellen, dass es im Projektverlauf keine überraschenden Abwesenheiten gibt. Die Planung darf sich also nicht ohne Einbeziehung des Projektleiters ändern, nachdem diese abgeschlossen ist und an den Kunden kommuniziert wurde. Änderungswünsche der Projektmitarbeiter kann der Projektleiter am ehesten berücksichtigen, wenn Mitarbeiter mit Engpassqualifikationen ihren Urlaub generell so planen, dass ein Vertreter bereitsteht. Das zu überwachen, liegt in der Regel in der Verantwortung der Ressourcenmanager, also der Abteilungs- oder Teamleiter, die diese Aufgaben wiederum gerne an ein Projektbüro delegieren.

Die Personalabteilung ist für eine vorausschauende langfristige Abwesenheitsplanung meistens nicht hilfreich, da diese den Fokus eher auf die korrekte Abrechnung der Abwesenheitszeiten legt. Entsprechend sind deren IT-Systeme, wie z.B. SAP HR etc., spezialisiert und nur bedingt für eine Abwesenheitsplanung geeignet. Auch die meisten üblichen Excel-Lösungen leisten hier keinen wertvollen Beitrag, da sie nicht mit Microsoft Project integriert sind.

Eine passende Lösung in Microsoft Project muss somit den Abstimmungsprozess zwischen den oben genannten Rollen bedienungsfreundlich unterstützen. Das bedeutet auch, dass jede Rolle eine für sie passende Ansicht auf den relevanten Teil der Abwesenheitsplanung erhält. Etwaige Konflikte und unzureichende Mitwirkung müssen erkennbar sein. Zudem sollte der gesamte Prozess auch mit späteren Änderungen flexibel umgehen können.

Drei unterschiedliche Planungstechniken

In Microsoft Project gibt es grundsätzlich drei unterschiedliche Techniken für die Planung von Abwesenheiten: Kalenderausnahmen, Sonderprojekte und – zusätzlich in der Project Web App – auch administrative Zeit.

  • Kalenderausnahmen sind arbeitsfreie Zeiten, die explizit im Ressourcenkalender definiert werden.
  • In Verbindung mit Project Server lassen sich Abwesenheiten auch als administrative Zeiten einplanen. Je nachdem, wie der System-Administrator diese definiert, behandelt Project solche Zeiten entweder als Arbeit oder als arbeitsfreie Zeit.
  • Sonderprojekte stellen technisch ganz normale Microsoft Project Projekte dar. Sie sind aber – entsprechend der Projektmanagement-Definition – keine realen Projekte. Auf diese Weise und im Gegensatz zu den anderen beiden Methoden kann jede Abwesenheit einzeln benannt, bearbeitet, formatiert und gedruckt werden. Zudem lassen sich weitere Felder definieren, z.B. für den Genehmigungsstatus. Diese Vorteile sind für uns der entscheidende Grund, warum wir hier auf diese Technik zurückgreifen.

Tabelle 1 stellt die alle Eigenschaften aller drei Techniken einander gegenüber.

Tabelle 1: Eigenschaften der verschiedenen Techniken zur Abwesenheitsplanung.
Eigenschaft Unterschiedliche Techniken der Abwesenheitsplanung
Kalenderausnahme Administrative Zeit Sonderprojekt
Keine automatische Verschiebung: Nein Arbeitsfrei: Nein
Arbeitstag: Ja
Ja
Gleiche Vorgehensweise wie bei Projekten: Nein Nein Ja
Benennung der Abwesenheit: Ja Bedingt, nicht der einzelne Termin, aber über Kategorien Ja
Zentrale Bearbeitung (ermöglicht frühzeitig eine vorläufige Planung): Bedingt, jeder Kalender muss einzeln geöffnet werden Sehr bedingt, nur über Stellvertreterregelung Ja
Zentrale Übersicht: Bedingt, über die Kapazitätslinie Bedingt, bei Arbeitstag als Gesamtsumme; bei Arbeitsfrei über die Kapazitätslinie Ja
Benutzerdefinierte Erweiterung, z.B. Felder: Nein Nein Ja
Genehmigungsprozess: Nein Ja Ja
Anzeige in der Arbeitszeittabelle: Bedingt, gesamter freier Tag wird grau hinterlegt Ja Ja
Bearbeitung in der Arbeitszeittabelle: Nein Ja Ja
Auch ohne Project Server: Ja Nein Ja

Im Folgenden ist eine Abwesenheitsplanung auf Basis von Sonderprojekten beschrieben. Wir fokussieren hier die Urlaubsplanung als wichtigste Form der Abwesenheitsplanung. Im Einzelnen zeige ich, welche Vorbereitungen durch das Projektbüro nötig sind, wie ein Projektmitarbeiter einen…

Bewertungen und Kommentare

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Alle Kommentare (5)

Markus
Rupprecht

Hallo, vielen Dank für den Artikel. Vor ein paar Jahren bin ich auf die gleichen Nachteile der Kalenderausnahmen gegenüber Sonderprojekten gestoßen, wie sie in Tabelle 1 aufgelistet sind. Ich konnte nicht glauben, dass MS Project keine Möglichkeit bietet, die Kalenderausnahmen gesammelt darzustellen. Als PM für Softwareentwicklung mit einem starken Entwicklungshintergrund nutzte ich eine krankheitsbedingte Auszeit dazu, hierfür eine Lösung zu implementieren. Über eine Schaltfläche öffnet sich ein Kalenderfenster, welches die Tage des aktuellen Monats in Spalten zeigt und die angelegten Resourcen als Zeilen. Die eingetragenen Kalenderausnahmen werden als waagerechte Balken dargestellt. CRUD (create, update, delete) von Ausnahmen sind einfach über die UI durchführbar. Natürlich kann man auch auf andere Monate wechseln. Wenn Interesse besteht, kann ich das mal von dem restlichen Makro Code trennen und veröffentlichen. Da wir vor einiger Zeit auf agil umgestellt haben, nutze ich die Funktionalität schon länger nicht mehr. Viele Grüße

 

Frank
Mathejczyk
Project Manager

Antwort auf von Markus Rupprecht

Hallo Markus, das klingt interessant. Wäre wirklich freundlich, wenn Du das mal veröffentlichen könntest. Klingt nach einer praktikablen Lösung. Viele Grüße

 

Hallo Markus, "Wenn Interesse besteht, kann ich das mal von dem restlichen Makro Code trennen und veröffentlichen." Also ich hätte Interesse. Viele Grüße

 

Guest

Antwort auf von Gast (nicht überprüft)

Hallo, Ihr Interesse freut uns. Herr Rupprecht hat uns das Makro freundlicherweise bereits zur Verfügung gestellt und wir werden einen entsprechenden Beitrag in einer der kommenden Ausgaben veröffentlichen. Daniel Vienken (Redaktion)

 

Markus
Rupprecht

Hallo, mein im ersten Kommentar angekündigter Makro-Code ist nun hier im projektmagazin veröffentlicht. Link: https://www.projektmagazin.de/artikel/microsoft-project-vba-erweiterung-fuer-uebersichtliche-abwesenheitsplanung_1113707 Viele Grüße