Urlaub, Fortbildung und andere Fehlzeiten berücksichtigen Microsoft Project – so planen Sie die Abwesenheitszeiten Ihrer Mitarbeiter

Microsoft Project – so planen Sie die Abwesenheitszeiten Ihrer Mitarbeiter

Die beste Terminplanung nützt nichts, wenn Mitarbeiter wegen Urlaubs nicht wie vorgesehen für das Projekt zur Verfügung stehen. Nur wer Abwesenheiten frühzeitig und konsequent plant, kann später Verantwortung für die Termintreue seiner Projekte übernehmen. Renke Holert zeigt, wie Sie eine solche Abwesenheitsplanung in Microsoft Project mithilfe von Sonderprojekten umsetzen können. Die praxiserprobte Lösung ist leicht zu bedienen und funktioniert sowohl mit Project Server bzw. Project Online als auch mit einem dateibasierten Ressourcenpool.

Management Summary

Urlaub, Fortbildung und andere Fehlzeiten berücksichtigen Microsoft Project – so planen Sie die Abwesenheitszeiten Ihrer Mitarbeiter

Microsoft Project – so planen Sie die Abwesenheitszeiten Ihrer Mitarbeiter

Die beste Terminplanung nützt nichts, wenn Mitarbeiter wegen Urlaubs nicht wie vorgesehen für das Projekt zur Verfügung stehen. Nur wer Abwesenheiten frühzeitig und konsequent plant, kann später Verantwortung für die Termintreue seiner Projekte übernehmen. Renke Holert zeigt, wie Sie eine solche Abwesenheitsplanung in Microsoft Project mithilfe von Sonderprojekten umsetzen können. Die praxiserprobte Lösung ist leicht zu bedienen und funktioniert sowohl mit Project Server bzw. Project Online als auch mit einem dateibasierten Ressourcenpool.

Management Summary

Fehlt ein Mitarbeiter unerwartet, ist das für Projektleiter – besonders in zeitkritischen Projekten – eine Herausforderung. Nur wer sich darauf verlassen kann, dass Urlaubszeiten, Fortbildungen und andere Abwesenheiten konsequent und frühzeitig geplant werden, kann für die Termintreue seiner Projekte Verantwortung übernehmen.

Die Abwesenheit von Mitarbeitern lässt sich in Microsoft Project in Verbindung mit Project Server bzw. Project Online auf unterschiedliche Weise abbilden: durch Kalenderausnahmen, administrative Zeiten oder mithilfe von Sonderprojekten. In allen drei Fällen können die Mitarbeiter die Project Web App (PWA) verwenden, um die Abwesenheitszeiten selbst zu erfassen, während Sie als Projektleiter bzw. Ressourcenmanager die Qualität der Planung überwachen.

Dieser Beitrag stellt eine praxiserprobte Lösung für eine Abwesenheitsplanung mithilfe von Sonderprojekten vor. Sie ist einfach zu bedienen und sieht einen Abstimmungsprozess zwischen Projektleitern, Projektmitarbeitern und Ressourcenmanagern vor. Die Lösung funktioniert auch mit einem dateibasierten Ressourcenpool ohne Project Server bzw. Project Online. Dann stehen allerdings die PWA-Oberfläche zur Erfassung von Abwesenheiten durch Projektmitarbeiter und der systemunterstützte Genehmigungsprozess nicht zur Verfügung.

Ziele der Abwesenheitsplanung

Für Abwesenheitszeiten, die mehr als ein Jahr in der Zukunft liegen, reicht es meist aus, mit Erfahrungswerten für die typische Urlaubsverteilung in den Hauptferienzeiten zu rechnen. Für näher in der Zukunft liegende Zeiten ist jedoch eine konkrete Abwesenheitsplanung in Abstimmung mit den Projektmitarbeitern notwendig.

Für den Projektleiter ist es wichtig sicherzustellen, dass es im Projektverlauf keine überraschenden Abwesenheiten gibt. Sobald die Planung abgeschlossen und an den Kunden kommuniziert ist, darf sich diese also nicht mehr ändern, ohne dass der Projektleiter einbezogen wird. Änderungswünsche der Projektmitarbeiter kann der Projektleiter am ehesten berücksichtigen, wenn Mitarbeiter mit Engpassqualifikationen ihren Urlaub generell so planen, dass ein Vertreter bereitsteht. Das zu überwachen, liegt in der Regel in der Verantwortung der Ressourcenmanager, also der Abteilungs- oder Teamleiter, die diese Aufgaben wiederum gerne an ein Projektbüro delegieren.

Die Personalabteilung ist für eine vorausschauende, langfristige Abwesenheitsplanung meist nicht hilfreich, da sie den Fokus eher auf die korrekte Abrechnung der Abwesenheitszeiten legt. Die verwendeten IT-Systeme, wie z.B. SAP HR etc., sind entsprechend spezialisiert und nur bedingt für eine Abwesenheitsplanung geeignet. Auch die meisten üblichen Excel-Lösungen leisten hier mangels Integration in Microsoft Project keinen wertvollen Beitrag.

Eine passende Lösung in Microsoft Project muss somit den Abstimmungsprozess zwischen den oben genannten Rollen bedienungsfreundlich unterstützen. Das bedeutet auch, dass jede Rolle eine für sie passende Ansicht auf den relevanten Teil der Abwesenheitsplanung erhält. Etwaige Konflikte und unzureichende Mitwirkung müssen erkennbar sein. Zudem sollte der gesamte Prozess auch mit späteren Änderungen flexibel umgehen können.

Drei unterschiedliche Planungstechniken

In Microsoft Project gibt es grundsätzlich drei unterschiedliche Techniken für die Planung von Abwesenheiten: Kalenderausnahmen, Sonderprojekte und – zusätzlich in der Project Web App – auch Administrative Zeit.

  • Kalenderausnahmen sind arbeitsfreie Zeiten, die explizit im Ressourcenkalender definiert werden.
  • In Verbindung mit Project Server lassen sich Abwesenheiten auch als administrative Zeiten einplanen. Je nachdem, wie der System-Administrator diese definiert, behandelt Project solche Zeiten entweder als Arbeit oder als arbeitsfreie Zeit.
  • Sonderprojekte sind technisch gesehen normale Microsoft-Project-Projekte, auch wenn es sich dabei – entsprechend der Projektmanagement-Definition – um keine realen Projekte handelt. Im Gegensatz zu den anderen beiden Methoden ermöglichen Sonderprojekte, jede Abwesenheit einzeln zu benennen, zu bearbeiten, zu formatieren und zu drucken. Zudem lassen sich weitere Felder definieren, z.B. für den Genehmigungsstatus. Wegen dieser entscheidenden Vorteile greifen wir nachfolgend auf diese Technik zurück.

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Bewertungen und Kommentare

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Alle Kommentare (6)

Markus
Rupprecht

Hallo, vielen Dank für den Artikel. Vor ein paar Jahren bin ich auf die gleichen Nachteile der Kalenderausnahmen gegenüber Sonderprojekten gestoßen, wie sie in Tabelle 1 aufgelistet sind. Ich konnte nicht glauben, dass MS Project keine Möglichkeit bietet, die Kalenderausnahmen gesammelt darzustellen. Als PM für Softwareentwicklung mit einem starken Entwicklungshintergrund nutzte ich eine krankheitsbedingte Auszeit dazu, hierfür eine Lösung zu implementieren. Über eine Schaltfläche öffnet sich ein Kalenderfenster, welches die Tage des aktuellen Monats in Spalten zeigt und die angelegten Resourcen als Zeilen. Die eingetragenen Kalenderausnahmen werden als waagerechte Balken dargestellt. CRUD (create, update, delete) von Ausnahmen sind einfach über die UI durchführbar. Natürlich kann man auch auf andere Monate wechseln. Wenn Interesse besteht, kann ich das mal von dem restlichen Makro Code trennen und veröffentlichen. Da wir vor einiger Zeit auf agil umgestellt haben, nutze ich die Funktionalität schon länger nicht mehr. Viele Grüße

 

Frank
Mathejczyk
Project Manager

Antwort auf von Markus Rupprecht

Hallo Markus, das klingt interessant. Wäre wirklich freundlich, wenn Du das mal veröffentlichen könntest. Klingt nach einer praktikablen Lösung. Viele Grüße

 

Hallo Markus, "Wenn Interesse besteht, kann ich das mal von dem restlichen Makro Code trennen und veröffentlichen." Also ich hätte Interesse. Viele Grüße

 

Guest

Antwort auf von Gast (nicht überprüft)

Hallo, Ihr Interesse freut uns. Herr Rupprecht hat uns das Makro freundlicherweise bereits zur Verfügung gestellt und wir werden einen entsprechenden Beitrag in einer der kommenden Ausgaben veröffentlichen. Daniel Vienken (Redaktion)

 

Markus
Rupprecht

Hallo, mein im ersten Kommentar angekündigter Makro-Code ist nun hier im projektmagazin veröffentlicht. Link: https://www.projektmagazin.de/artikel/microsoft-project-vba-erweiterung-fuer-uebersichtliche-abwesenheitsplanung_1113707 Viele Grüße

 

Marlon
Juers

Guter über die leidige Thematik Urlaubsplanung. Wir haben x verschiedene System neben Microsoft Project und hier mal ein guter Ansatz, das in Project abzubilden.