Urlaub, Fortbildung und andere Fehlzeiten berücksichtigen

Microsoft Project – So planen Sie die Abwesenheitszeiten Ihrer Mitarbeiter

Die beste Terminplanung nützt nichts, wenn Mitarbeiter wegen Urlaubs nicht wie vorgesehen für das Projekt zur Verfügung stehen. Nur wer Abwesenheiten frühzeitig und konsequent plant, kann später Verantwortung für die Termintreue seiner Projekte übernehmen. Renke Holert zeigt, wie Sie eine solche Abwesenheitsplanung in Microsoft Project mit Hilfe von Sonderprojekten umsetzen können. Die praxiserprobte Lösung ist leicht zu bedienen und funktioniert sowohl mit Project Server bzw. Project Online als auch mit einem dateibasierten Ressourcenpool.

Fehlt ein Mitarbeiter unerwartet, ist das für Projektleiter – besonders in zeitkritischen Projekten – eine Herausforderung. Nur wer sich darauf verlassen kann, dass Urlaubszeiten, Fortbildungen und andere Abwesenheiten konsequent und frühzeitig geplant werden, kann für die Termintreue seiner Projekte Verantwortung übernehmen. Die Abwesenheit von Mitarbeitern lässt sich in Microsoft Project in Verbindung mit Project Server bzw. Project Online auf unterschiedliche Weise abbilden: durch Kalenderausnahmen, administrative Zeiten oder mit Hilfe von Sonderprojekten. In allen drei Fällen können die Mitarbeiter die Project Web App (PWA) verwenden, um die Abwesenheitszeiten selbst zu erfassen, während Sie als Projektleiter bzw. Ressourcenmanager die Qualität der Planung überwachen.

Dieser Beitrag stellt eine praxiserprobte Lösung für eine Abwesenheitsplanung mit Hilfe von Sonderprojekten vor. Diese ist einfach zu bedienen und sieht einen Abstimmungsprozess zwischen Projektleitern, Projektmitarbeitern und Ressourcenmanagern vor. Die Lösung mit Sonderprojekten funktioniert auch ohne Project Server bzw. Project Online mit einem dateibasierten Ressourcenpool. Dann stehen die PWA-Oberfläche zur Erfassung von Abwesenheiten durch Projektmitarbeiter und der systemunterstützte Genehmigungsprozess allerdings nicht zur Verfügung.

Ziele der Abwesenheitsplanung

Für weit in der Zukunft liegende Zeiten (mehr als ein Jahr) reicht es in der Regel aus, mit Erfahrungswerten für die typische Urlaubsverteilung in den Hauptferienzeiten zu rechnen. Für die nähere Zukunft ist jedoch eine konkrete Planung der Abwesenheiten in Abstimmung mit den Projektmitarbeitern notwendig.

Für den Projektleiter ist es vor allem wichtig sicherzustellen, dass es im Projektverlauf keine überraschenden Abwesenheiten gibt. Die Planung darf sich also nicht ohne Einbeziehung des Projektleiters ändern, nachdem diese abgeschlossen ist und an den Kunden kommuniziert wurde. Änderungswünsche der Projektmitarbeiter kann der Projektleiter am ehesten berücksichtigen, wenn Mitarbeiter mit Engpassqualifikationen ihren Urlaub generell so planen, dass ein Vertreter bereitsteht. Das zu überwachen, liegt in der Regel in der Verantwortung der Ressourcenmanager, also der Abteilungs- oder Teamleiter, die diese Aufgaben wiederum gerne an ein Projektbüro delegieren.

Die Personalabteilung ist für eine vorausschauende langfristige Abwesenheitsplanung meistens nicht hilfreich, da diese den Fokus eher auf die korrekte Abrechnung der Abwesenheitszeiten legt. Entsprechend sind deren IT-Systeme, wie z.B. SAP HR etc., spezialisiert und nur bedingt für eine Abwesenheitsplanung geeignet. Auch die meisten üblichen Excel-Lösungen leisten hier keinen wertvollen Beitrag, da sie nicht mit Microsoft Project integriert sind.

Eine passende Lösung in Microsoft Project muss somit den Abstimmungsprozess zwischen den oben genannten Rollen bedienungsfreundlich unterstützen. Das bedeutet auch, dass jede Rolle eine für sie passende Ansicht auf den relevanten Teil der Abwesenheitsplanung erhält. Etwaige Konflikte und unzureichende Mitwirkung müssen erkennbar sein. Zudem sollte der gesamte Prozess auch mit späteren Änderungen

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