Zusätzlich zur länger etablierten Projektplanung legen Unternehmen in den letzten Jahren verstärkt Fokus auf die Ressourcen- und Kapazitätsplanung. Der finanzielle Druck wird immer größer – Ressourcen müssen gerechtfertigt, optimal geplant und genutzt werden. Führt ein Unternehmen eine Ressourcen- und/oder Kapazitätsplanung ein, ist es deshalb das Ziel, Projekte schnell mit den richtigen Ressourcen besetzen zu können und gewappnet für zukünftige Projektbedarfe zu sein.

Ein erfolgreiches Ressourcen- und Kapazitätsmanagement sollte Antworten auf folgende Fragen liefern können:

• An welchen Arbeitspaketen arbeiten die Mitarbeiter im Moment?
• Woran liegt es, dass so viele Mitarbeiter überlastet sind? Kann man dies nicht besser nivellieren?
• Gibt es genug freie Verfügbarkeiten, um in z.B. drei Monaten neue, strategisch wichtige Projekte annehmen zu können?
• Haben die Mitarbeiter die benötigten Qualifikationen für die kommenden Projekte?
• Wie viel Aufwand wurde letztes Monat durch ein bestimmtes Team bei einer ausgewählten Gruppe von Projekten erzeugt?
• Welche der anstehenden Arbeitspakete können noch geschoben, welche müssen unbedingt jetzt schon abgearbeitet werden?
• Wird diese Key-Ressource wirklich auf diesem Projekt benötigt oder kann sie auch anderweitig eingesetzt werden?

Herausforderungen des Ressourcenmanagements

Die Ressourcen- und Kapazitätsplanung bringt eine Reihe von Herausforderungen mit sich, welche sich oft erst im Laufe der Einführung zeigen und spezifizieren lassen. Das liegt u. a. am mangelnden Verständnis für eine durchgängige Ressourcenplanung zu Beginn. Beispielhaft sind folgende Situationen und Fragestellungen:

• Projektpläne mit einer Dauer von fünf Jahren, die aber mit nur 20 Aktivitäten abgebildet sind und auf denen nun eine tagesgenaue Planung der Mitarbeiter-Ressourcen erwartet wird; inklusive der Darstellung von freien Verfügbarkeiten. Sehr oft findet man eine inadäquate Granularität der Ressourcenplanung im Vergleich zu den zur Verfügung stehenden Projektplänen vor.
• Es werden stundengenaue Auswertungen von geleisteten und noch geplanten Arbeiten auf der Ebene von einzelnen Mitarbeitern erwartet. Dies erfordert detaillierte Informationen. Die Aufwände, um solche Informationen zu beschaffen und auch langfristig auf einem aktuellen Stand zu halten, werden jedoch nicht berücksichtigt. Ebenso ist oft unklar, woher diese Informationen kommen sollen - etwa aus einem Dritt-System, welches an das Ressourcenplanungs-Tool angebunden werden soll.
• Gibt es die "eine" Ressourcenplanung oder kommt es nicht hier schon zu Differenzen zwischen dem Bedarf, Mitarbeiter stundengenau zu verplanen, ihnen ihre Arbeitspakete der nächsten Wochen zu präsentieren und der Anforderung, strategische Ressourcenplanung für die nächsten drei bis fünf Jahre auf einer rein groben Projektebene darzustellen? Die fehlende Standardisierung der Ressourcenplanung innerhalb eines Unternehmens oder sogar innerhalb einer Abteilung in Bezug auf die Ressourcenplanung tritt oft erst bei der Einführung von gesamtheitlichen Ressourcen- und Kapazitätsplanungs-Projekten zutage.

Um diesen und ähnlichen Herausforderungen entgegenzutreten und auf sie vorbereitet zu sein, ist es wichtig, bereits vor dem Ausrollen eines Ressourcenmanagement-Projekts gewisse Voraussetzungen und Gegebenheiten zu evaluieren. Diese Prüfung sollte die technischen Gegebenheiten, die prozessualen Voraussetzungen und die zur Verfügung stehenden Ressourceninformationen und deren Granularität mit einbeziehen. So können realistische Ergebnisse kommuniziert, Erwartungen gemanagt und Kosten eingespart werden.

Zum richtigen Reifegrad mit dem Ressourcenmanagement-Reifegradmodell

Diese Prüfung vor dem Rollout des Ressourcenmanagement-Projekts wird unterstützt durch das Ressourcen-management-Reifegradmodell. Das Modell bietet die Möglichkeit, anhand von festgelegten Parametern den aktuellen Ressourcen-Reifegrad einer Abteilung oder des ganzen Unternehmens einzuschätzen und dadurch die nötigen Schritte bis zur geplanten Ebene des Reifegrads sowie Anforderungen an eine unterstützende Software festzulegen. Zusätzlich hilft das Modell durch definierte Begriffe, Missverständnisse zu vermeiden und Fehlkommunikationen zu minimieren.

Häufige Fehler bei der Einführung von Ressourcenmanagement-Projekten

Ohne ein strukturiertes Modell kann die Einführung der Ressourcen- und Kapazitätsplanung schnell sehr ineffizient verlaufen und muss schlimmstenfalls ohne Abschluss abgebrochen werden. Sehr häufig wird eine Ressourcen- und Kapazitätsplanung unüberlegt eingeführt und nach der Einführung im Unternehmen nicht gelebt. Dieses Vorgehen bringt kaum Mehrwert für das Unternehmen.

Die häufigsten Fehler bei der Einführung von Ressourcenmanagement-Projekten ohne die Zuhilfenahme eines Modells sind folgende: