Offene-Punkte-Liste | Vorlage Excel

Tool Offene-Punkte-Liste

Projektaufgaben werden oft in einer Projektmanagement-Software verwaltet. Doch was ist mit zusätzlichen Aufgaben, die sich aus der Detailplanung ergeben? Verwalten Sie diese zentral und unkompliziert mit unserer Excel-Vorlage.

Was ist eine Offene-Punkte-Liste?

In einer Offenen-Punkte-Liste (OPL) werden alle offenen Aufgaben und zu erledigenden Punkte gesammelt. In der Regel sind es offene Punkte, die noch bis zum erfolgreichen Abschluss eines Arbeitspakets oder Projekts geklärt werden müssen. Solche Listen können häufig auch in gängiger Projektmanagement-Software erstellt und gepflegt werden, sind dann jedoch meist nur auf die einzelnen Projekte bezogen und nicht zentral.

Offene-Punkte-Liste | Vorlage Excel

Tool Offene-Punkte-Liste

Projektaufgaben werden oft in einer Projektmanagement-Software verwaltet. Doch was ist mit zusätzlichen Aufgaben, die sich aus der Detailplanung ergeben? Verwalten Sie diese zentral und unkompliziert mit unserer Excel-Vorlage.

Was ist eine Offene-Punkte-Liste?

In einer Offenen-Punkte-Liste (OPL) werden alle offenen Aufgaben und zu erledigenden Punkte gesammelt. In der Regel sind es offene Punkte, die noch bis zum erfolgreichen Abschluss eines Arbeitspakets oder Projekts geklärt werden müssen. Solche Listen können häufig auch in gängiger Projektmanagement-Software erstellt und gepflegt werden, sind dann jedoch meist nur auf die einzelnen Projekte bezogen und nicht zentral.

Auf einen Blick

Offene-Punkte-Liste | Vorlage Excel

Dateiformat
Microsoft Excel
 
 

Offene-Punkte-Liste | Vorlage Excel
Kostenloser Download

  • Zum Newsletter anmelden und diese Vorlage kostenlos herunterladen
  • Jede Woche neue Inhalte, Tipps und Tools per E-Mail
Gratis Download bei Newsletter-Anmeldung

 

Hiermit melde ich mich zum Newsletter an. Ich habe die Datenschutzrichtlinien gelesen und akzeptiere diese. Ihre Daten nutzen wir ausschließlich zum Newsletter-Versand. Sie können sich jederzeit abmelden, indem Sie auf den Link in der Fußzeile unserer E-Mails klicken. Informationen zu unserem Datenschutz finden Sie hier.

Einsatzmöglichkeiten der Vorlage in der Praxis

Mit unserer Excel-Vorlage für eine OPL haben Sie die Möglichkeit, offene, unerledigte Punkte und Aufgaben aus verschiedenen Projekten zu sammeln und zu verwalten. Sie können die Vorlage alternativ auch gemeinsam im Team nutzen, z.B. für kleinere Projekte.

Wichtig ist, die OPL möglichst täglich zu pflegen, z.B. im Rahmen von täglichen Routinen wie E-Mails lesen und Nachrichten checken. Denn wenn die Liste nicht den Anspruch der Vollständigkeit erfüllt, werden früher oder später Dinge vergessen.

So arbeiten Sie mit der Offenen-Punkte-Liste in Excel

Schritt 1: Aufgaben und Offene Punkte eintragen

Beim Befüllen der Offenen-Punkte-Liste halten Sie zuerst fest, wann Sie den betreffenden Punkt eintragen und wer dafür verantwortlich ist. Benennen Sie auch das Projekt, zu dem der offene Punkt gehört.

In der Excel-Vorlage ist hierfür eine Dropdown-Liste vorgesehen, die Sie individuell anpassen können (Bild 1).

Auf dem Tabellenblatt "Datenblatt" kann das Drop-Down-Menü mit den bearbeiteten Projekten individuelle angepasst werden.
Bild 1: Auf dem Tabellenblatt "Datenblatt" kann das Drop-Down-Menü mit den bearbeiteten Projekten individuelle angepasst werden.

Beschreiben Sie anschließend den offenen Punkt möglichst so, dass Sie in einigen Tagen noch wissen, um was es geht. Zudem sollte er freundlich und verständlich formuliert sein, damit Sie die Aufgabe in dieser Form z.B. auch delegieren können.

Schritt 2: Zeitliche Frist setzen und Status vergeben

In der Spalte "erledigen bis" setzen Sie eine Frist, bis wann der offenen Punkt erledigt sein soll oder muss. In der Vorlage werden bald fällige oder überfällige Punkte durch bedingte Formatierungen hervorgehoben und farbig hinterlegt. Bereits erledigte Punkte erhalten eine graue Färbung (Bild 2).
Den aktuellen Bearbeitungsstatus können Sie wieder über eine Dropdown-Liste angeben.

Bedingte Formatierungen sorgen dafür, dass Aufgaben die bald fällig werden gelb, Aufgaben mit überschrittenen Fristen rot und erledigte Aufgaben grau hinterlegt werden
Bild 2: Bedingte Formatierungen sorgen dafür, dass Aufgaben die bald fällig werden gelb, Aufgaben mit überschrittenen Fristen rot und erledigte Aufgaben grau hinterlegt werden

Sie haben außerdem die Möglichkeit, den Status jedes offenen Punktes in einer gesonderten Spalte festzuhalten oder Ergebnisse zu notieren.

Schritt 3: Durch Priorisierung eine To-Do-Liste erstellen

Eine Besonderheit dieser Excel-Vorlage ist auch, dass Sie die Offene-Punkte-Liste gleichzeitig als To-Do-Liste für den Tag verwenden können. Sortieren Sie die Einträge nach dem aktuellen Datum und priorisieren Sie die einzelnen Punkte für den Tag mit den Stufen 1 bis 3 (muss – kann – sollte heute erledigt werden).

(hb)

Weiterführende Artikel und Tools

Mit diesen Tipps benutzen Sie OneNote effizienter

Ideenspeicher, Meeting-Organisation oder remote Zusammenarbeit – OneNote ist mehr als nur ein Notizbuch. Erfahren Sie in diesem Artikel, mit welchen Tipps und Tricks Sie Ihren Arbeitsalltag durch OneNote effizienter machen.

t_dank_timeboxing_produktiv_wie_elon_musk.jpg

Mit der Zeitmanagement-Methode Timeboxing können Sie Ihre Arbeitszeit leicht strukturieren, indem Sie sie in Arbeitsblöcke einteilen. Das sorgt für Struktur und Planungssicherheit. Dr. Tomas Bohinc beschreibt das Vorgehen und liefert Tipps.

Timeboxing | Vorlage Excel
Bleiben am Ende Ihres Arbeitstages immer viele Aufgaben unerledigt? Dann ist die Timeboxing-Vorlage von Dr. Tomas Bohinc genau das Richtige für Sie. Mit dieser strukturieren Sie Ihre Arbeitszeiten und sorgen so für Planungssicherheit.
Arbeit priorisieren mit dem Aufgaben-Check

Tausend Aufgaben, alle Prio 1? Es wird Zeit für einen Aufgaben-Check, mit dem Sie herausfinden, welche Aufgaben höchste Priorität haben. Er dient auch als Argumentationshilfe bei Überlastung. Katharina Maehrlein erklärt, wie Sie ihn ausfüllen.

Jetzt Feedback geben und mitdiskutieren!

Wir würden uns über Ihre Bewertung und/oder einen Kommentar freuen ‒ nur so können wir Ihnen in Zukunft noch bessere Inhalte liefern.

Diese Funktion steht nur eingeloggten Nutzern zur Verfügung.
0 Kommentare anzeigen & selbst mitreden!
Gesamt
Bewertungen 4
Kommentare 0
Paragraphs

Offene-Punkte-Liste: Häufige Fragen

 

Was ist eine Offene-Punkte-Liste?

In einer Offenen-Punkte-Liste (OPL) werden in der Regel alle offenen Aufgaben und zu erledigenden Punkte gesammelt, die noch bis zum erfolgreichen Abschluss eines Arbeitspakets oder Projekts geklärt werden müssen. [Weitere Informationen]

Wann nutze ich die Offene-Punkte-Liste?

Mit unserer Excel-Vorlage für eine Offene-Punkte-Liste haben Sie die Möglichkeit offene, unerledigte Punkte und Aufgaben aus verschiedenen Projekten zentral zu sammeln und zu verwalten. [Weitere Informationen]

Wie erstelle ich eine Offene-Punkte-Liste?

In der Excel-Vorlage für eine Offene-Punkte-Liste beschreiben Sie den offenen Punkt und tragen alle Eckdaten dazu ein: Eine Frist, das Anlegedatum des Punktes, den Status und eine Statusbeschreibung. [Weitere Informationen]

Kann ich die Offene-Punkte-Liste auch als To-Do-Liste nutzen?

Aus der Excel-Vorlage lässt sich auch eine Tagesaktuelle To-Do-Liste zusammenstellen. [Weitere Informationen]