Einsatzmöglichkeiten der Vorlage in der Praxis

Mit unserer Excel-Vorlage für eine OPL haben Sie die Möglichkeit, offene, unerledigte Punkte und Aufgaben aus verschiedenen Projekten zu sammeln und zu verwalten. Sie können die Vorlage alternativ auch gemeinsam im Team nutzen, z.B. für kleinere Projekte.

Wichtig ist, die OPL möglichst täglich zu pflegen, z.B. im Rahmen von täglichen Routinen wie E-Mails lesen und Nachrichten checken. Denn wenn die Liste nicht den Anspruch der Vollständigkeit erfüllt, werden früher oder später Dinge vergessen.

So arbeiten Sie mit der Offenen-Punkte-Liste in Excel

Schritt 1: Aufgaben und Offene Punkte eintragen

Beim Befüllen der Offenen-Punkte-Liste halten Sie zuerst fest, wann Sie den betreffenden Punkt eintragen und wer dafür verantwortlich ist. Benennen Sie auch das Projekt, zu dem der offene Punkt gehört.

In der Excel-Vorlage ist hierfür eine Dropdown-Liste vorgesehen, die Sie individuell anpassen können (Bild 1).

Beschreiben Sie anschließend den offenen Punkt möglichst so, dass Sie in einigen Tagen noch wissen, um was es geht. Zudem sollte er freundlich und verständlich formuliert sein, damit Sie die Aufgabe in dieser Form z.B. auch delegieren können.

Schritt 2: Zeitliche Frist setzen und Status vergeben

In der Spalte "erledigen bis" setzen Sie eine Frist, bis wann der offenen Punkt erledigt sein soll oder muss. In der Vorlage werden bald fällige oder überfällige Punkte durch bedingte Formatierungen hervorgehoben und farbig hinterlegt. Bereits erledigte Punkte erhalten eine graue Färbung (Bild 2).
Den aktuellen Bearbeitungsstatus können Sie wieder über eine Dropdown-Liste angeben.

Sie haben außerdem die Möglichkeit, den Status jedes offenen Punktes in einer gesonderten Spalte festzuhalten oder Ergebnisse zu notieren.

Schritt 3: Durch Priorisierung eine To-Do-Liste erstellen

Eine Besonderheit dieser Excel-Vorlage ist auch, dass Sie die Offene-Punkte-Liste gleichzeitig als To-Do-Liste für den Tag verwenden können. Sortieren Sie die Einträge nach dem aktuellen Datum und priorisieren Sie die einzelnen Punkte für den Tag mit den Stufen 1 bis 3 (muss – kann – sollte heute erledigt werden).