Mit der Kartenabfrage zum Projektstrukturplan

Um einen Projektstrukturplan zu erstellen, gibt es verschiedene Herangehensweisen, z.B. nach PMBoK oder PRINCE2. Solche Vorgehen sind jedoch oft für kleine Projekte zu aufwändig. Haben zudem die Teammitglieder keine oder nur geringe Projektmanagementkenntnisse und sind ihnen die notwendigen Fachbegriffe fremd, lassen sich solche Standardmethoden kaum verwenden. Für solche Fälle stellt Vera Krichel-Leiendecker eine intuitiv verständliche Methode für einfache Projekte vor, um die notwendigen Arbeitspakete in einem Workshop in Teamarbeit zu erfassen und zu strukturieren.

Jedes Lehrbuch über Projektmanagement betont die Notwendigkeit der Strukturierung von Projekten und dem zu erstellenden Produkt. Dabei gibt es durchaus unterschiedliche Herangehensweisen – nach dem PMBOK® Guide des Project Management Institutes (PMI) ist eine Work Breakdown Structure (WBS, in etwa ein Projektstrukturplan) aus Teilaufgaben und Arbeitspaketen zu erstellen. PRINCE2™ hingegen verlangt einen Produktstrukturplan aus Produkten (Liefergegenständen). Aus beiden entsteht dann jeweils in mehreren Schritten der Ablaufplan mit Vorgängen und Meilensteinen.

Für kleine und schnell zu planende Projekte verschwimmen jedoch die streng genommen scharfen Grenzen zwischen Arbeitspaketen, Produkten (Liefergegenständen), Vorgängen und Meilensteinen. Wenn zudem die Teammitglieder keine oder nur geringe Projektmanagementkenntnisse haben, lassen sich diese Standardmethoden erst gar nicht anwenden, denn sie müssten zuvor erst aufwändig erklärt und geübt werden. Um die dennoch notwendige Aufgabe der Projektstrukturierung gemeinsam mit allen erforderlichen Projektbeteiligten durchführen zu können, bietet die hier dargestellte Methode für einfache Projekte eine intuitiv verständliche Möglichkeit zur Projektplanung.

Die Kartenabfrage im Projektteam

Bei der sog. Kartenabfrage im Team handelt es sich um eine Moderationstechnik, die man auch als Brainstorming in schriftlicher Form bezeichnen kann. Mit der Kartenabfrage erarbeitet das Projektteam in einem Workshop eine Projektstruktur mit den Teilprojekten und Arbeitspaketen, die dem Projektleiter als Basis für den ersten Projektstrukturplan dienen kann.

Ziele und Material

Der Workshop verfolgt mehrere Ziele:

  • Erarbeiten sämtlicher Arbeitspakete
  • Zuordnen der Arbeitspakete zu Oberbegriffen (Projektphasen)
  • Erstes Festlegen von Meilensteinen
  • Sofern noch genügend Zeit besteht: Schätzen der notwendigen Dauer (z.B. in Tagen) für die Abarbeitung der Arbeitspakete

Um eine Kartenabfrage durchzuführen, benötigen Sie eine große Pinnwand sowie mehrere Karten zum Beschriften. Um die Strukturierung später zu erleichtern, ist es ratsam, unterschiedliche Formen für die Karten zu benutzen. So können Sie beispielsweise für Oberbegriffe ovale Karten und für die einzelnen Tätigkeiten eckige Karten verwenden.

Teilnehmer

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