Planisware Orchestra – schneller Einstieg ins Multiprojektmanagement

Planisware Orchestra richtet sich an Einsteiger und Fortgeschrittene im Portfoliomanagement und zielt darauf ab, intuitiv und ohne umfangreiche Konfiguration zu starten. Den Schwerpunkt legt das Tool dabei auf die Zusammenarbeit in den Projektteams. Dr. Mey Mark Meyer hat sich die Software für Sie angesehen und zeigt, wie gut der Spagat zwischen breitem Funktionsumfang und der Idee von Standardfunktionen gelingt.

Planisware Orchestra – schneller Einstieg ins Multiprojektmanagement

Planisware Orchestra richtet sich an Einsteiger und Fortgeschrittene im Portfoliomanagement und zielt darauf ab, intuitiv und ohne umfangreiche Konfiguration zu starten. Den Schwerpunkt legt das Tool dabei auf die Zusammenarbeit in den Projektteams. Dr. Mey Mark Meyer hat sich die Software für Sie angesehen und zeigt, wie gut der Spagat zwischen breitem Funktionsumfang und der Idee von Standardfunktionen gelingt.

Seit einiger Zeit bietet Planisware neben der seit langem bekannten Software Planisware Enterprise eine weitere PPM-Software an: Planisware Orchestra. Sie wurde im Rahmen einer Übernahme erworben, richtet sich an Einsteiger und Fortgeschrittene im Projekt-Portfoliomanagement und legt den Schwerpunkt besonders auf die Zusammenarbeit in den Projektteams. Planisware Orchestra ist darauf ausgerichtet, einen intuitiven Einstieg ohne umfangreiche Konfiguration zu ermöglichen, wobei die PPM-Prozesse möglichst nah am Software-Standard bleiben sollen.

Der Funktionsumfang liest sich durchaus umfangreich: Angefangen vom Ideenmanagement geht es über die Budgetierung und Programmplanung weiter bis zur Umsetzung des einzelnen Projekts. Diese unterstützt Planisware Orchestra mit Planungsfunktionen für Termine, Ressourcen und Kosten sowie mit Funktionen für die Zusammenarbeit im Projektteam. Auswertungen und Analysen für die Portfoliosteuerung runden den Funktionsumfang ab. So eine breite Funktionalität braucht man typischerweise erst in Projektumgebungen ab einer gewissen Größe und damit Komplexität. Wie dies mit der Idee von Standardfunktionen zusammenpasst, ist eine interessante Frage, die allein schon einen näheren Blick auf die Software lohnt.

Über das Hauptmenü erreicht man die einzelnen Programm-Module
Bild 1: Über das Hauptmenü erreicht man die einzelnen Programm-Module

Bedienoberfläche und Navigation

Die Software empfängt den Anwender mit einer modernen, klar strukturierten Bedienoberfläche (Bild 1). Eine Infozeile am oberen Fensterrand zeigt das Hauptmenü, sowie die persönlichen Favoriten und informiert über neue Ereignisse. Das Hauptmenü ist nach Modulen gegliedert, dazu gehören z.B. die Abschnitte "Persönlicher Bereich" mit eigenen Aufgaben, "Ideen" zur Bewertung neuer Projektideen, "Projekte" für die Planung und Steuerung der einzelnen Projekte oder das Modul "Portfolios", mit dem das PMO den Überblick behält.

In den Modulen kommt jeweils eine zweite Informationszeile zum Einsatz: Ein Symbol signalisiert dort stets das gerade bearbeitete Planungsobjekt. Eine Glühbirne kennzeichnet z.B. Ideen, eine Aktentasche ein Projekt. Wer will, kann das Symbol auch durch ein Projekt-Logo ersetzen. Dazu finden sich hier der Titel des Objekts und weitere Informationen. Bei Ideen stehen hier zum Beispiel der Ideengeber, eine Bewertungskennzahl und der Status.

Nach den beiden Kopfzeilen folgt der Arbeitsbereich. Jedes Modul besteht aus mehreren Ansichten, zwischen denen der Anwender mit Hilfe von Karteireitern wechselt. Für Ideen gibt es im Standard z.B. Ansichten zur allgemeinen Beschreibung der Idee, zur Bewertung der strategischen Ausrichtung sowie eine Liste zugehöriger Dokumente. Ungewöhnlich ist, dass die Karteireiter teilweise auch als Drop-Down-Menü funktionieren: Wartet man mit der Maus über dem Karteireiter, erscheinen mitunter weitere Ansichten. So finden sich unter dem Reiter „Planung“ bei Projekten Ansichten für Balkendiagramm, Aktivitätslisten und Listen von Anordnungsbeziehungen. Hat man erst einmal gelernt, wo sich weitere Ansichten befinden, spart diese Navigation Platz.

Projektideen sammeln und bewerten

Für eine neue Projektidee erwartet Orchestra nicht viel: Es reichen bereits der Name, eine kurze Beschreibung, ein Ideentyp und die betroffene Organisationseinheit aus. Per Konfiguration lassen sich zwar zusätzliche Angaben einfordern und je nach gewähltem Ideentyp kann die Software in weiteren Schritten auch zusätzliche Informationen abfragen. Das sehr übersichtliche Erfassungsformular zu Beginn ist allerdings auch ein Hinweis auf die Philosophie, die hinter der Software steckt: Planisware Orchestra will als "Out-of-the-Box"-Lösung zunächst vor allem einen leichten Einstieg bieten. Ausbauen lässt sich die Software dann später.

Um den Nutzen einer Idee zu analysieren, wird diese zunächst mit Hilfe von Fragen nach verschiedenen Kategorien bewertet. Anschließend ermittelt das Programm daraus eine Gesamtbewertung. Anforderungen werden so rasch anhand eines standardisierten Prüfschemas eingestuft.

Welche Ideen tatsächlich realisiert werden, hängt von bestimmten Kriterien ab, z.B. vom strategischen Nutzen und den erwarteten Kosten. Um eine Auswahl zu treffen, erstellt man in Orchestra Szenarien und wählt aus, welche Ideen darin berücksichtigt werden sollen. Das Tool berechnet jeweils die Auswirkungen auf Portfoliokennzahlen wie Kosten, monetären Nutzen, Personalaufwand und die mittlere strategische Bewertung. Mit Hilfe eines tabellarischen Vergleichs der Szenarien lässt sich anschließend die optimale Ideenauswahl ermitteln. Aus den genehmigten Ideen werden im nächsten Schritt Projekte erzeugt. Falls eine kleinere Idee kein eigenes Projekt rechtfertigt, wird sie einfach als neue Aktivität einem schon vorhandenen Projekt hinzugefügt.

Die Szenarioplanung für Ideen berücksichtigt allerdings keine laufenden Projekte, daher können an dieser Stelle noch keine Ressourcenauslastungen analysiert werden. Solche Betrachtungen sind dann später im Portfoliomodul möglich, wenn die Idee als Projekt geplant und mit einer genaueren Termin- und Ressourcenplanung versehen wurde.

Umfassendes Projektmanagement

Eine Projektplanung ist mit Hilfe von Vorlage-Bibliotheken als Startpunkt für eigene Überlegungen rasch erstellt. Vorlagen sparen einerseits Planungsarbeit, andererseits sichern sie die Prozessqualität, z.B. wenn bereits gewisse Pflicht-Meilensteine enthalten sind oder sich Vorlagen an Produktentwicklungsprozessen orientieren.

Die Aktivitäten eines Projekts werden wahlweise als klassisches Balkendiagramm oder als Aktivitätenliste bearbeitet. Anwender bevorzugen lLetztere vor allem bei kleineren Projekten, weil sie von der Bedienung her der vermeintlich unkomplizierten Excel-Liste nahekommen. Die Arbeit im grundsätzlich einfach gehaltenen Balkendiagramm unterstützt Orchestra mit Kontextmenüs und Zusatzinformationen in Pop-up-Fenster. Wartet man beispielsweise mit der Maus eine Weile über einem Aktivitätsbalken, dann zeigt die Software zusätzliche Informationen zum Vorgang wie Termine, Status und Verantwortliche. So bleibt der Arbeitsbereich übersichtlich und Detailinformationen sind dennoch rasch erreichbar.

Damit der Terminplan nicht zu umfangreich wird, unterteilt man Aktivitäten nicht bis ins letzte Detail in untergeordnete Aktivitäten, sondern lieber in Aufgaben. Diese zeigt Orchestra als Liste, Kalender oder in einem Kanban-Board an (Bild 2). Einer mehrwöchigen Aktivität lassen sich so z.B. Ressourcen zuweisen, gleichzeitig kann diese durch Aufgaben weiter präzisiert werden. Anschließend teilt das Team die Aufgaben untereinander auf, verfeinert die Planung und organisiert sich bei der Bearbeitung per Kanban-Board. Der Fortschrittsgrad der Aktivität wird optional direkt anhand der bereits bearbeiteten Aufgaben ermittelt. Mit den Kanban-Boards lassen sich nicht nur einzelne Aktivitäten im Terminplan umsetzen, sondern auch komplette Projekte ganz ohne Terminplan ausschließlich mit einem Projekt-Kanban-Board abwickeln. So bietet Orchestra verschiedene Möglichkeiten, Projekte je nach Bedarf mittels klassischem Terminplan, Kanban-Board oder einer Kombination aus beidem zu koordinieren.

Zu den Aktivitäten gehört auch der Aufgabenplan
Bild 2: Zu den Aktivitäten gehört auch der Aufgabenplan

Bei der Ressourcenplanung können Anwender zwischen namentlich benannten Teammitgliedern und generischen Ressourcen wählen, z.B. wenn für noch weit in der Zukunft liegende Aktivitäten zunächst nur die benötigten Rollen und Qualifikationen angegeben werden können.

Werden generische Ressourcen später auf namentliche Teammitglieder präzisiert, muss meist die Leitung der jeweiligen Fachabteilung (zum Beispiel einer Entwicklungsabteilung) die entsprechenden Ressourcen freigeben. Orchestra unterstützt dafür einen Workflow, bei dem die Projektleitung zunächst den Bedarf an Rollen und Qualifikationen bei den Ressourcenmanagern anfragt, diese die Ressourcensituation in ihrem Team analysieren und schließlich geeignete Teammitglieder zuweisen. Gesonderte Ansichten unterstützen die Ressourcenmanager, die Auslastung des Fachteams zu planen und zu steuern. Wählen sie dort eine Ressourcenanfrage aus, schlägt Orchestra automatisch passende Teammitglieder mit möglichst viel freier Kapazität vor.

Projektmanager und Ressourcenmanager können ihre jeweiligen Planungen prinzipiell unabhängig voneinander erstellen, um dann mit Dashboards und tabellarischen Übersichten mögliche Konfliktpunkte zu identifizieren und sich dazu abzustimmen. Die softwaregestützten Workflows sind eine gute Möglichkeit, das Ergebnis dieses Abstimmungsprozesses zu dokumentieren.

Anhand der eingeplanten Ressourcen errechnet Orchestra die anfallenden Personalkosten. Andere Kostenarten werden in tabellarischen Übersichten für das Projekt, die jeweilige Phase oder einzelne Aktivitäten eingegeben. Die Planung fasst Orchestra in Tabellen und grafischen Auswertungen, z.B. Kostenganglinien, zusammen. Mit Hilfe der Ist-Kosten, die im Projektverlauf typischerweise aus einem ERP-System importiert werden, sind auch fortgeschrittene Steuerungsmethoden wie die Earned-Value-Analyse möglich. Neben den Plankosten kann auch das Budget dokumentiert werden, um Ist- und Planwerte jeweils mit den für das Projekt bereits genehmigten Finanzmitteln zu vergleichen.

Teamarbeit – informieren statt zementieren

Orchestra setzt weniger darauf, Projektabläufe durch festgelegte Workflows zu zementieren, sondern legt den Schwerpunkt vielmehr auf den Informationsaustausch zwischen allen Projektbeteiligten. Ein optisch ansprechend gestalteter "Aktivitäten-Stream" zeigt die jüngsten Aktivitäten im Projekt. Das kann zum Beispiel die Fertigstellung eines Meilensteins sein, eine geänderte Dauer für einen Vorgang oder eine aktualisierte Risikoeinschätzung. Welche Informationen interessant sind, entscheidet der Anwender selbst, indem er die entsprechenden Objekte "abonniert", um so bei Änderungen eine Benachrichtigung zu erhalten. Nachrichten von Nutzern an das Projektteam fließen hier allerdings noch nicht ein.

Um die Zusammenarbeit zu erleichtern, können Planungsobjekte mit einem kurzen Kommentar an andere Anwender weitergeleitet werden. Die Empfänger erhalten dann einen Link zu dem Objekt. Damit lässt sich zum Beispiel eine Risikoeinschätzung oder ein Änderungsantrag schnell zur Prüfung und Freigabe an eine Kollegin senden.

Abonnements und Weiterleitungen unterstützen das Projektteam dabei, auch zwischen den Projektbesprechungen auf dem Laufenden zu bleiben. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Kommentare zu einzelnen Planungsobjekten abzugeben und damit die Diskussionen dazu direkt in der Software zu führen. Damit wird zum Beispiel die Abstimmung zu Details eines Liefergegenstands statt per E-Mail direkt in der Software nachvollziehbar dokumentiert.

Blick auf die Projektergebnisse

Außer den Projekt-Aktivitäten müssen Projektmanager auch die Projektergebnisse im Blick behalten. Ein bewährtes Mittel dafür ist, das Augenmerk auf die Liefergegenstände zu richten, z.B. in Zusammenhang mit einem Stage-Gate-Vorgehen – egal ob Projekte einem Produktentwicklungsprozess folgen oder "Projektdokumente" nach PRINCE2 gesteuert werden. Planisware Orchestra unterstützt Stage-Gate und verwaltet Liefergegenstände getrennt von den Aktivitäten des Terminplans. Somit kann der in anderen Software-Lösungen häufig gewählte Notbehelf entfallen, die Liefergegenstände als Vorgänge im Terminplan aufzunehmen und diesen damit aufzublähen. Stattdessen werden Liefergegenstände einer Projektphase und dem Gate-Meilenstein am Ende dieser Phase zugeordnet. Dieser Gate-Meilenstein gibt dabei den Termin vor, zu dem die Liefergegenstände spätestens vorliegen sollten.

Eine spezielle Ansicht (Bild 3) zeigt den Status aller Liefergegenstände für einzelne Phasen und Gates und ermöglicht so eine ergebnisorientierte Sicht auf das Projektgeschehen. Projektmanager können den Projektfortschritt also nicht alleine an den Aufgaben bemessen, sondern auch anhand der Fertigstellung der Liefergegenstände.

Alle benötigten Lieferobjekte fasst Orchestra in einer Phasen- und Gate-Ansicht zusammen
Bild 3: Alle benötigten Lieferobjekte fasst Orchestra in einer Phasen- und Gate-Ansicht zusammen

Szenarien und Budgets für die Portfolioplanung

Außer dem Projektmanagement bedient Orchestra auch das Projektportfolio-Management. Zum einen bietet die Software viele nützliche Visualisierungsvarianten für übersichtliche Dashboards (Bild 4), wie z.B. Gesamt-Terminpläne, Meilensteinpläne, diverse Geschäftsgrafiken und tabellarische Übersichten mit Indikator-Icons. So wie in allen Modulen der Software können sich Anwender bei Bedarf ihre eigenen Varianten als Vorlagen speichern. Mit wenigen Klicks können sie dann zwischen den Vorlagen wechseln, z.B., um von einer kostenorientierten zu einer terminorientierten Perspektive zu gelangen.

Dashboards fassen die wichtigsten Projektinformationen des Portfolios zusammen
Bild 4: Dashboards fassen die wichtigsten Projektinformationen des Portfolios zusammen

Zum anderen gibt es sogenannte strategische Portfolios, mit denen sich Projekte aktiv für ein Portfolio auswählen lassen. Damit lassen sich die finanziellen und personellen Konsequenzen bewerten, wenn einzelne Projekte in das Portfolio aufgenommen oder zeitlich verschoben werden. Wie schon bei den Projektanforderungen lassen sich auch hier mehrere Varianten eines Portfolios als Szenarien speichern, um sie zu vergleichen.

Orchestra beherrscht auch die strategische Budgetierung, bei der Finanzmittel für ein Projektportfolio bereitgestellt und dann top-down auf die einzelnen Projekte verteilt werden. In tabellarischen Übersichten verdeutlicht die Software, welcher Anteil des Portfoliobudgets bereits auf Projekte verteilt wurde, welcher noch für weitere Projekte bleibt und wie sich die geplanten Projektsummen zu den Plankosten und den bereits bewilligten Budgets der Projekte verhalten (Bild 5). Die Übersichten erleichtern es, die Finanzplanung der einzelnen Projekte bottom-up mit den übergeordneten Planungen der Organisation, etwa einer F&E-Abteilung, zu synchronisieren.

Vergleich strategischer Budgetvorgaben mit den Planwerten der Projekte
Bild 5: Vergleich strategischer Budgetvorgaben mit den Planwerten der Projekte

Technik und Lizenzen

Planisware Orchestra wird vorrangig als Cloud-Software angeboten, die Installation auf eigenen Servern ist aber möglich. Bereits ab einer monatlichen Pauschale von 1.250 Euro können Orchestra-Kunden die Cloud-Software mit ca. 50 Anwendern nutzen. Für Schnittstellen zu anderen Systemen stehen Funktionsbibliotheken (REST-API) zur Verfügung, z.B., um Finanzdaten aus dem ERP-System zu integrieren und Dokumentenmanagement-Systeme anzubinden. Über den BIRT-Berichtsdesigner erstellt Orchestra Auswertungen als PDF-Dateien sowie im Word-, Excel- und PowerPoint-Format.

Kommt im Unternehmen spezielle Business-Intelligence-Software zum Einsatz, können für systemübergreifende Auswertungen Daten aus Orchestra mithilfe von Planisware Exchange bereitgestellt werden. Fachadministratoren verwenden den Orchestra-Designer, um die bestehenden Planungsobjekte um zusätzliche Datenfelder zu erweitern, nicht benötigte Felder auszublenden und bei Bedarf neue Planungsobjekte anzulegen. So kann die Software flexibel an individuelle Anforderungen angepasst werden. Die Implementierungsdauer der Cloud-Software vom Projekt-Kick-Off bis zum Go live des angepassten Systems beträgt laut Hersteller durchschnittlich acht Wochen.

Fazit

Zurück zur Ausgangsfrage: Wie passen das Management ganzer Projektportfolios und Standardfunktionen zusammen? Im Fall von Planisware Orchestra durchaus gut, weil die Flexibilität gewahrt bleibt und die Funktionen in angepassten Prozessen genutzt werden können. Die Software gibt keine starren Abläufe vor, sondern bietet bewährte Funktionen. Wie genau er diese nutzen will, kann der Anwender individuell entscheiden.

Die vorhandenen Funktionen sind breit aufgestellt und teilweise – etwa bei der strategischen Budgetierung – durchaus fortgeschritten. An anderer Stelle, wie z.B. bei der Gantt-Terminplanung, bietet Orchestra derzeit eher einfach gehaltene Funktionen, wobei der Hersteller nach eigenen Angaben mittelfristig Erweiterungen plant. Hier verfügt die Software mit den Kanban-Boards aber zugleich über ein gutes Werkzeug, das der Zielsetzung "Zusammenarbeit im Projekt" entgegenkommt. Lässt man sich auf die Grundphilosophie des jeweiligen Moduls ein, ist ein schneller Einstieg möglich. Die freundlich wirkende, moderne Bedienoberfläche erleichtert den Start zusätzlich.

Wo Informationen oder Funktionen fehlen, lässt sich Orchestra durchaus anpassen. Umfangreiche Änderungen und eine tiefgreifende, individuelle Funktionalität, wie große Organisationen sie oft benötigen, sind derzeit allerdings eher noch etwas für die Schwestersoftware Planisware Enterprise. Mittelgroße Organisationen, die bereit sind, sich durch ein pragmatisches Projekt- und Projektportfoliomanagement zum Einsatz bewährter Standardmethoden inspirieren zu lassen, sollten dagegen einen Blick auf Planisware Orchestra riskieren.

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