Wahrscheinlich haben Sie diese oder eine ähnliche Situation schon erlebt: Ihr Projektteam braucht dringend neue Schreibtische, zusätzliche PCs und mehr Software-Lizenzen. Denn Sie haben fünf Mitarbeiter dazubekommen, und die würden Sie auch gerne halten. Doch die Voraussetzungen dafür sind schlecht: Zwei müssen sich mit den übrigen einen Schreibtisch teilen, jeden Morgen geht die Suche nach dem freien Platz von vorne los. Die PCs sind veraltet, und das Gerangel um gerade nicht belegte Software-Lizenzen kostet täglich aufs neue Nerven.

So kann man nicht effektiv arbeiten. Doch die Herren von der Geschäftsführung Ihrer Niederlassung scheuen die Kosten, die eine anständige Ausrüstung nun mal verursacht. Und sie übersehen völlig die positiven Auswirkungen eines gutes Equipment auf Arbeitsmoral und Effizienz.

Immerhin hat sich Ihr Abteilungsleiter für Sie ins Zeug gelegt und für morgen einen Präsentationstermin ausgehandelt. Für Sie ist das die letzte Gelegenheit, Ihre Chefs doch noch umzustimmen. Doch was, wenn die auf stur schalten?

Keine Angst, lesen Sie einfach die folgenden Seiten. Hier erfahren Sie, wie Sie mittels Präsentationen Ihr Gegenüber geschickt auf Ihre Seite bringen können. Sie lernen, wie Sie eine Präsentation wie eine Verkaufsverhandlung und nicht wie einen Fachvortrag behandeln können. Ziel ist, dass Sie und Ihre Verhandlungspartner mit dem guten Gefühl aus der Präsentation kommen, etwas wirklich Nützliches beschlossen zu haben. So gewinnen beide.

Äußere Einflüsse

Ein angenehmes Ambiente

Suchen Sie sich die schönsten Räume aus, die Sie für Ihren Termin bekommen können. Sorgen Sie für eine gemütliche und doch sachliche Atmosphäre. Erledigen Sie folgende Punkte:

• Räumen Sie herumliegende Gegenstände und Akten weg, die nicht zum Thema gehören
• Sorgen Sie für Getränke und Schreibzeug
• Stellen Sie sicher, dass die Temperatur ungefähr dem Durchschnittsgeschmack in deutschen Büros entspricht - nicht zu heiß, aber vor allem nicht zu kalt. Vor allem Frauen frieren leicht
• Sperren Sie blendende Sonnenstrahlen aus
• Schalten Sie Lärmquellen ab
• Lassen Sie keine Anrufe durchstellen
• Stellen Sie Hilfsmittel wie Flipchart, Laptop oder Projektor bereit, prüfen Sie die Funktionstüchtigkeit

Die richtige Tageszeit

Suchen Sie sich für Ihre Präsentation die beste Tageszeit aus. Früh morgens um 8 Uhr sind viele Zeitgenossen noch müde und schlecht gelaunt, nach dem Mittagessen können sie nicht denken, weil sie die Mahlzeit verdauen müssen, und am späten Nachmittag nach vier Uhr sitzen manche Mitarbeiter im Geiste schon zuhause beim Abendbrot. Also besser:

• vormittags ab neun Uhr bis zur Mittagspause
• nachmittags von 14 Uhr bis etwa 17 Uhr

Das sind geeignete Zeiten, in denen Sie mit aufmerksamen Zuhörern rechnen können.

Informationen auswählen

Drei Argumente

Nehmen Sie sich so wenig Stoff wie möglich vor. Zwei oder drei gute Argumente oder Stichpunkte sollten genügen. Daran haben Ihre Verhandlungspartner ausreichend zu knabbern. Wenn Sie zu viele und weniger wichtige Punkte dazunehmen, rauben Sie Ihren drei Hauptargumenten Gewicht und verwirren Ihre Zuhörer.

Bedenken Sie, dass oft Zwischenfragen und neue Aspekte aufkommen, auf die Sie eingehen müssen. Das kostet schon genug Zeit und beansprucht die Ausdauer Ihrer Zuhörer.

Auswahl statt Informationsflut

Packen Sie nur wichtige Informationen in ihre Präsentation. Weniger ist mehr! Lassen Sie z.B. weg, wie modern die Farbe der neuen Schreibtische ist. Zählen Sie lieber die drei wichtigsten Punkte auf, wie diese Tische die Arbeit beschleunigen. ("1. Jeder Mitarbeiter spart täglich eine halbe Stunde Tischsuche. 2. Jeder Mitarbeiter hat genug Platz für seine Papiere, es geht nicht mehr so viel verloren wie bei ständigem Tischwechsel.", u.s.w.)