Damit das nächste Projekt besser wird

Projektreview mit Schwachstellenanalyse

Sie wollen zum Projektabschluss die Projekthistorie aufarbeiten oder bestehende Konflikte im Projektteam klären? Ist es Ihnen wichtig, dass das gesammelte Projektwissen künftigen Projekten zur Verfügung steht? Dann führen Sie einen Projektreview mit Schwachstellenanalyse durch. Ulrich Nägele gibt Projektleitern und PMO-Mitarbeitern ein "Drehbuch" für seine konkrete Gestaltung an die Hand. Methodischer Kern ist eine systematische Schwachstellenanalyse, die sich an der Ursachen-Wirkungs-Methode von Kaoru Ishikawa orientiert. Schritt für Schritt beschreibt der Autor die Vorgehensweise beim Review und stellt zugleich eine effiziente Methode vor, mit der Sie Ihre Projekterfahrungen systematisch auswerten und für neue Projekte nutzen können.
Damit das nächste Projekt besser wird

Projektreview mit Schwachstellenanalyse

Sie wollen zum Projektabschluss die Projekthistorie aufarbeiten oder bestehende Konflikte im Projektteam klären? Ist es Ihnen wichtig, dass das gesammelte Projektwissen künftigen Projekten zur Verfügung steht? Dann führen Sie einen Projektreview mit Schwachstellenanalyse durch. Ulrich Nägele gibt Projektleitern und PMO-Mitarbeitern ein "Drehbuch" für seine konkrete Gestaltung an die Hand. Methodischer Kern ist eine systematische Schwachstellenanalyse, die sich an der Ursachen-Wirkungs-Methode von Kaoru Ishikawa orientiert. Schritt für Schritt beschreibt der Autor die Vorgehensweise beim Review und stellt zugleich eine effiziente Methode vor, mit der Sie Ihre Projekterfahrungen systematisch auswerten und für neue Projekte nutzen können.

Ein Projektreview mit Hilfe der Schwachstellenanalyse stellt eine effiziente Methode dar, um die Erfahrungen aus dem Projekt systematisch auszuwerten und das gewonnene Wissen für neue Projekte nutzbar zu machen. Darüber hinaus bietet sich diese Form des Projektreviews auch an, um angestaute Spannungen und ungeklärte Konflikte zwischen den Projektbeteiligten aufzudecken, moderierend einzugreifen und diese aufzulösen.

Dieser Artikel gibt Ihnen ein "Drehbuch" für die ganzheitliche Gestaltung solcher Projektreviews an die Hand. Der methodische Kern dieses Projektreviews ist eine Schwachstellenanalyse, die sich stark an die bekannte Ursachen-Wirkungs-Methode von Kaoru Ishikawa anlehnt.

Hier werden systematisch die einzelnen Schritte dargestellt, wie Sie ein solches Projektreview effizient durchführen, um gemeinsam mit den Projektbeteiligten

  • die Projekthistorie aufzuarbeiten,
  • Wissen für die Zukunft zu generieren,
  • die Möglichkeit zu schaffen, Spannungen und Konflikte zu lösen,
  • das Projekt emotional zum Abschluss zu bringen.

Interessenneutrale Moderation

Die interessenneutrale Moderation stellt einen Schlüsselfaktor für den erfolgreichen Verlauf des Projektreviews dar. Häufig kommt der Moderator aus der eigenen Organisation. Auch in diesem Fall ist es wesentlich, dass er diese Rolle neutral ausübt. Das bedeutet: Der Moderator bringt sich selbst inhaltlich nicht ein, nimmt die Interessen aller Teilnehmer gleichberechtigt wahr, steuert und fasst die Beiträge der Teilnehmer zusammen und versteht sich als Prozessbeschleuniger. Seine Moderation wirkt wie ein Katalysator für die Ideen der Teilnehmer und hält den Prozess der Projektaufarbeitung am Laufen.

Als Moderatoren eignen sich erfahrungsgemäß Mitarbeiter aus Unternehmensbereichen, die mit Moderationstechniken vertraut sind, wie z.B. Mitarbeiter aus den Bereichen Organisation und Personal, oder - soweit vorhanden - des Project Management Office.

Auch der Projektleiter kann die Moderation übernehmen, wenn er in der Lage ist, innerlich auf Abstand zu seiner Führungsrolle im Projekt zu gehen. Er sollte sich darüber im Klaren sein, dass seine Moderationsrolle eine neutrale Haltung erfordert. Ggf. kann er sich diese Klarheit im Vier-Augen-Gespräch mit einer vertrauten Person verschaffen. Auch gegenüber den Teilnehmern des Projektreviews sollte er seine neue Rolle verdeutlichen: "Ich habe während des Projektreviews den 'Moderationshut' auf, d.h., dass ich die unterschiedlichen vorhandenen Interessen gleichberechtigt berücksichtigen und mich selbst nicht inhaltlich einbringen werde."

Wenn in der eigenen Organisation kein geeigneter Mitarbeiter zu Verfügung steht oder die im Review zu bearbeitenden Themen zu konfliktträchtig sind, betraut der Auftraggeber des Reviews gegebenenfalls auch einen externen Berater, der die Moderation durchführt. Wesentlich ist hierbei, dass auch der externe Moderator sich nicht nur interessenneutral verhält, sondern seine Interessenneutralität zu Beginn als eine Spielregel für das Projektreview benennt und die Teilnehmer diese Neutralität auch wahrnehmen und anerkennen. Auch hier ist eine entsprechende innere Haltung und Klarheit hinsichtlich der Rolle des Moderators von Bedeutung.

Vorbereitung des Projektreviews

Auftragsklärung und Ablaufplan

Ein Projektreview erfordert eine systematische Vorbereitung. Zu Beginn steht die Auftragsklärung. Ähnlich wie zu Beginn eines Projekts müssen Hintergründe und Zielsetzungen des Reviews geklärt werden: Geht es z.B. vorrangig darum, Wissen aufzubereiten? Spielten ungelöste Konflikte eine tragende Rolle für die Projektentwicklung?

Der Moderator wird gemeinsam mit dem Auftraggeber des Reviews, z.B. der Geschäftsführung, ein klärendes Gespräch führen. Insbesondere folgende Fragen sind dabei von Bedeutung:

  • Wozu wird der Review durchgeführt?
    Mit dieser Frage wird die Motivation des Auftraggebers ausgeleuchtet. Wichtig ist es, die Hintergründe für die Durchführung zu kennen. Ein häufiger Grund, ein Review durchzuführen ist z.B., dass die Komplexität des aktuellen Projekts alle bisherigen Projekte übertroffen hat und ein deutlicher Lernbedarf für zukünftige Projekte erkennbar wurde. Es kommt auch vor, dass Projektmitarbeiter während des laufenden Projekts zu wenig Zeit hatten, die Projekthistorie zu dokumentieren und nach Projektabschluss das dringende Bedürfnis verspüren, die guten, aber auch die verbesserungswürdigen Seiten des Projekts zu reflektieren und die Lessons Learned für künftige Projekte zu generieren.
  • Für wen wird der Review durchgeführt?
    Diese Frage zielt ab auf die direkten und indirekten Nutzer der Ergebnisse des Reviews. Direkte Nutzer sind die Teilnehmer selbst. Indirekte Nutzer sind z.B. das Project Management Office, das die Ergebnisse des Reviews im Sinne einer lernenden Projektorganisation für zukünftige Projekte weiter verwerten wird.
  • Wer wird am Review teilnehmen?
    Durch die Bestimmung des Teilnehmerkreises werden sowohl die verschiedenen Interessenlagen transparent als auch das Ausmaß ihrer Homogenität bzw. Heterogenität. Neben dem Projektteam können z.B. Linienführungskräfte teilnehmen, wenn es u.a. um Fragestellungen zur Freistellung von Projektmitarbeitern aus dem Tagesgeschäft geht. Auch die Teilnahme externer Projektmitarbeiter kann sinnvoll sein, da diese das Projekt zwar nur in Teilen unterstützt haben, aber eine wichtige Informationsquelle hinsichtlich möglicher Kommunikationsdefizite mit externen Kräften sind.
  • Beinhaltet der Review Risiken, die es zu beachten gilt?
    Ein häufig vorkommendes Risiko ist, dass Teilnehmer befürchten, dass die erarbeiteten Reviewergebnisse nicht vertraulich behandelt werden. Diese Erkenntnis wirkt sich…

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