Projektsteckbrief – One Pager | Vorlage PowerPoint & Word

Projektsteckbrief – One Pager | Vorlage PowerPoint & Word

In einem Projektsteckbrief werden die wichtigsten Informationen über das Projekt kompakt und übersichtlich dargestellt. Mit dieser Vorlage halten Sie Ihre Stakeholder:innen über alle relevanten Fakten Ihres Projekts auf dem aktuellen Stand.

Was ist ein Projektsteckbrief?

Ein Projektsteckbrief stellt die wichtigsten Informationen und Eckdaten eines Projekts kompakt und übersichtlich zusammen. Dieser ist kurz und prägnant formuliert, aber dennoch umfassend genug, um den Projektumfang und die wichtigsten Details des Projekts zu beschreiben.

Der Projektsteckbrief wird auch als "One-Pager" bezeichnet, um zu verdeutlichen, dass es um eine äußerst komprimierte Darstellung der Kernpunkte geht. Weitere Synonyme sind: Project Brief, Project Profile, Project Summary, Projektpass, Projektblatt oder Projektprofil.

Der Projektsteckbrief enthält mindestens die folgenden Informationen:

Projektname und -ID: Eine eindeutige Bezeichnung für das Projekt.

Problem/Grund: Der zentrale Inhalt des Projektsteckbriefs ist die Rechtfertigung des Projekts: Welches Problem bzw. welche Fragestellung hat das Projekt ausgelöst? Welches Problem bzw. welche Fragestellung soll durch das Projektergebnis gelöst werden?

Ergebnis: Das Ergebnis beschreibt den erreichten Zustand nach Beendigung des Projekts.

Nutzen: Der Nutzen beschreibt, welche positiven Veränderung durch das Projekt erreicht werden soll. Der Nutzen kann materiell (z.B. Einsparungen, Umsatzsteigerung, finanzieller Gewinn) oder immateriell sein (z.B. verbessertes Image, Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, schlankere Arbeitsabläufe).

Organisation/Team: Die Projektorganisation wird dargestellt, wenn es sich um ein großes Projekt mit mehreren Teilprojekten handelt. Die Darstellung der Teamkonstellation eignet sich eher für kleine Projekte.

Ressourcen: Ressourcen beschreiben das Projektbudget, Sachmittel bzw. Infrastruktur und auch das zur Verfügung stehende Personal.

Projektumgebung: Zur Projektumgebung gehören die Stakeholder:innen und andere Einflussgrößen auf das Projekt.

Kommunikation: Beschreibt die Kommunikation innerhalb des Projektes und zu den weiteren Stakeholder:innen.

Chancen und Bedrohungen: Aufstellung der möglichen positiven sowie negativen Abweichungen vom Plan, die mit der Umsetzung des Projekts verbunden sind.

Projektsteckbrief – One Pager | Vorlage PowerPoint & Word

Projektsteckbrief – One Pager | Vorlage PowerPoint & Word

In einem Projektsteckbrief werden die wichtigsten Informationen über das Projekt kompakt und übersichtlich dargestellt. Mit dieser Vorlage halten Sie Ihre Stakeholder:innen über alle relevanten Fakten Ihres Projekts auf dem aktuellen Stand.

Was ist ein Projektsteckbrief?

Ein Projektsteckbrief stellt die wichtigsten Informationen und Eckdaten eines Projekts kompakt und übersichtlich zusammen. Dieser ist kurz und prägnant formuliert, aber dennoch umfassend genug, um den Projektumfang und die wichtigsten Details des Projekts zu beschreiben.

Der Projektsteckbrief wird auch als "One-Pager" bezeichnet, um zu verdeutlichen, dass es um eine äußerst komprimierte Darstellung der Kernpunkte geht. Weitere Synonyme sind: Project Brief, Project Profile, Project Summary, Projektpass, Projektblatt oder Projektprofil.

Der Projektsteckbrief enthält mindestens die folgenden Informationen:

Projektname und -ID: Eine eindeutige Bezeichnung für das Projekt.

Problem/Grund: Der zentrale Inhalt des Projektsteckbriefs ist die Rechtfertigung des Projekts: Welches Problem bzw. welche Fragestellung hat das Projekt ausgelöst? Welches Problem bzw. welche Fragestellung soll durch das Projektergebnis gelöst werden?

Ergebnis: Das Ergebnis beschreibt den erreichten Zustand nach Beendigung des Projekts.

Nutzen: Der Nutzen beschreibt, welche positiven Veränderung durch das Projekt erreicht werden soll. Der Nutzen kann materiell (z.B. Einsparungen, Umsatzsteigerung, finanzieller Gewinn) oder immateriell sein (z.B. verbessertes Image, Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, schlankere Arbeitsabläufe).

Organisation/Team: Die Projektorganisation wird dargestellt, wenn es sich um ein großes Projekt mit mehreren Teilprojekten handelt. Die Darstellung der Teamkonstellation eignet sich eher für kleine Projekte.

Ressourcen: Ressourcen beschreiben das Projektbudget, Sachmittel bzw. Infrastruktur und auch das zur Verfügung stehende Personal.

Projektumgebung: Zur Projektumgebung gehören die Stakeholder:innen und andere Einflussgrößen auf das Projekt.

Kommunikation: Beschreibt die Kommunikation innerhalb des Projektes und zu den weiteren Stakeholder:innen.

Chancen und Bedrohungen: Aufstellung der möglichen positiven sowie negativen Abweichungen vom Plan, die mit der Umsetzung des Projekts verbunden sind.

Auf einen Blick

Projektsteckbrief – One Pager | Vorlage PowerPoint & Word

Dateiformat
Microsoft Word
Microsoft Powerpoint
 

Vorteile eines Projektsteckbriefs

  • Projektbeteiligte erhalten einen Überblick über Inhalt und Umfang des Projekts sowie weitere wichtige Eckdaten.

  • Er zeigt die wichtigsten Eckpunkte auf einen Blick und ermöglicht so Stakeholder:innen, insbesondere Entscheider:innen die schnelle Erfassung der wichtigsten Projektdaten.

  • Die unterschiedlichen Dateiformate dieser Vorlage ermöglichen eine unkomplizierte Einbindung des Projektsteckbriefs in Ihre Projektdokumente.

Grenzen eines Projektsteckbrief

  • Der Projektsteckbrief liefert lediglich Eckdaten für Entscheider:innen. Für Personen, die das Projekt detaillierter betrachten wollen, z.B. Auditor:innen, reichen diese Informationen nicht aus.

  • Projektsteckbrief ≠ Projektauftrag. Zwar enthalten beide ähnliche Inhalte, der Projektauftrag stellt aber im Gegensatz zum Projektsteckbrief eine formale Beauftragung des Projekts dar.

  • Obwohl der Projektsteckbrief den Projektstatus ggf. kurz beschreibt, ersetzt er keinen Statusbericht.

So erstellen Sie Ihren Projektsteckbrief

Sie erhalten mit dem Download zwei verschiedene Vorlagen für den Projektsteckbrief: Eine PowerPoint-Vorlage, die alle relevanten Informationen auf einen Blick sichtbar macht und bei Bedarf direkt in eine Präsentation integriert werden kann, z.B. für einen Lenkungskreis. Außerdem eine Word-Vorlage, die dem klassischen Bild eines Projektsteckbriefs entspricht und bei den jeweiligen Bereichen bei Bedarf ausführlichere Angaben ermöglicht. Diese eignet sich z.B. als eine ausgedruckte Tischvorlage für Entscheiderkreise. Die in der ZIP-Datei enthaltene Anleitung zeigt Ihnen, welche weiteren Möglichkeiten die Vorlagen bieten und wie Sie mit diesen arbeiten.

Beide Vorlagen sind bearbeitbar. So können Sie den Projektsteckbrief schnell an die Corporate Identity Ihres Unternehmens anpassen. Darüber hinaus können Sie auch Ihr Firmen- oder Projektlogo einbinden.

Eine ausführliche Anleitung zur Erstellung eines Projektsteckbriefs, erhalten Sie in der Methodenbeschreibung Projektsteckbrief – Projektprofil – One-Pager des projektmagazins.

Projektsteckbrief in PowerPoint

Die PowerPoint-Vorlage ermöglicht es, die für Ihr Projekt relevanten Aspekte in einem Projektsteckbrief abzubilden. Die Datei besteht aus zwei Varianten, die wiederum die gängigsten Elemente eines Steckbriefs enthalten. So können Sie sofort Ihren Projektsteckbrief erstellen:

Blanko-Vorlage: Blanko-Vorlage zum Ausfüllen auf einer Moderationswand, entweder großformatig ausgedruckt, in einem virtuellen Whiteboard, auf einem großflächigen Bildschirm oder mit einem Beamer an die Wand projiziert (Bild 1).

Vorlage mit Visualisierungen: Vorlage mit Visualisierungen zum Ausfüllen in Microsoft PowerPoint, z.B. auf einer Moderationswand oder gemeinsam am Beamer.

In der Vorlage sind zudem alternative vorgefertigte Elemente enthalten. Diese können Sie schnell und unkompliziert auswählen und bei Bedarf in der Vorlage austauschen. Verschiedene Darstellungsvariationen für die Elemente ermöglichen zudem die individuelle Anpassung der Vorlage an Ihre Anforderungen. Sie benötigen mehr Platz für Ihre Angaben? Auch das ist kein Problem: In der Vorlage können kleinere Felder durch große und vice versa ausgetauscht werden.

Leerer Projektsteckbrief in Microsoft PowerPoint zur Projektion auf eine Moderationswand oder zum Hochladen in ein virtuelles Whiteboard
Bild 1: Leerer Projektsteckbrief in Microsoft PowerPoint zur Projektion auf eine Moderationswand oder zum Hochladen in ein virtuelles Whiteboard

Projektsteckbrief in Word

Neben der PowerPoint-Vorlage können Sie auch eine Word-Vorlage für Ihren Projektsteckbrief benutzen. Im Downloadpaket enthalten ist zum einen eine leere Vorlage (Bild 2), die Ausfüllhilfen beinhaltet. Zum anderen gibt es eine mit einem Beispiel ausgefüllte Vorlage, die Sie ebenso bei der Arbeit mit dem Projektsteckbrief unterstützt.

Leere Vorlage des Projektsteckbriefs in Microsoft Word
Bild 2: Leere Vorlage des Projektsteckbriefs in Microsoft Word

Seite 1 der Vorlage dient als kompakte Übersicht des Projektsteckbriefs. Neben einem Management Summary, das die wichtigsten Aussagen über Ihr Projekt kurz darstellt, finden Sie hier eine kompakte Ampel-Statusübersicht zu den Elementen "Zeit/Termine", "Ergebnis" und "Budget".

(ne)

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Projektsteckbrief: Häufige Fragen

 

Was ist ein Projektsteckbrief?

Ein Projektsteckbrief stellt die wichtigsten Informationen und Eckdaten eines Projekts kompakt und übersichtlich zusammen. Dieser ist kurz und prägnant formuliert, aber dennoch umfassend genug, um den Projektumfang und die wichtigsten Details des Projekts zu beschreiben. [Weiterlesen]

Was sind die Vorteile eines Projektsteckbriefs?

  • Projektbeteiligte erhalten einen Überblick über Inhalt und Umfang des Projekts sowie weitere wichtige Eckdaten.
  • Er zeigt die wichtigsten Eckpunkte auf einen Blick und ermöglicht so Stakeholder:innen, insbesondere Entscheider:innen, die schnelle Erfassung der wichtigsten Projektdaten.
  • Die unterschiedlichen Dateiformate dieser Vorlage ermöglichen eine unkomplizierte Einbindung des Projektsteckbriefs in Ihre Projektdokumente.

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Was sind Grenzen des Projektsteckbriefs?

  • Der Projektsteckbrief liefert lediglich Eckdaten für Entscheider:innen. Für Personen, die das Projekt detaillierter betrachten wollen, z.B. Auditor:innen, reichen diese Informationen nicht aus.
  • Projektsteckbrief ≠ Projektauftrag. Zwar enthalten beide ähnliche Inhalte, der Projektauftrag stellt aber im Gegensatz zum Projektsteckbrief eine formale Beauftragung des Projekts dar.
  • Obwohl der Projektsteckbrief den Projektstatus ggf. kurz beschreibt, ersetzt er keinen Statusbericht.

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Wie erstelle ich einen Projektsteckbrief?

Definieren Sie die für Ihr Projekt relevanten Elemente. Hierzu können Sie die im Vorlagenpaket des projektmagazins enthaltenen Projektsteckbriefe verwenden. Erarbeiten Sie gemeinsam mit dem Team die Inhalte der einzelnen Felder. Pflegen und aktualisieren Sie den Projektsteckbrief während des gesamten Projekts. [Weiterlesen]