Es ist harte Arbeit, Projekte erfolgreich umzusetzen. Oft haben Teams nicht mal ein gemeinsames Verständnis des Projektziels. Hinzu kommt, dass Veränderungen während eines Projektes häufig in Diagrammen oder schriftlichen Dokumentationen "vergraben" werden. Der Informationsstand aller Beteiligten ist dadurch sehr unterschiedlich und die verschiedenen Erwartungen weichen voneinander ab. Die gute Nachricht: Mit einer gelungenen Projektvisualisierung können Sie dieses Informationsdefizit beheben.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie als Projektleitung in Zusammenarbeit mit Ihrem Team sowie einem:einer Infografiker:in eine gelungene Projektvisualisierung konzipieren und erstellen. So verhelfen Sie allen Stakeholder:innen zu einem besseren Projektverständnis.

Was genau bedeutet Projektvisualisierung?

Durch Projektvisualisierungen können projektspezifische Themen übersichtlich und verständlich dargestellt werden. Die Grafiken sollen die Zielsetzung der Projekte möglichst sofort und ganzheitlich ersichtlich machen. So profitieren zum einen die Projektbeteiligten selbst von der Visualisierung, indem sie dadurch ein gemeinsames Bild an die Hand bekommen, wie das Projekt am Ende abgeschlossen werden soll. Denn viele Beteiligte verantworten oft nur Teilbereiche im Projekt und haben so keinen Überblick über den gesamten Projektverlauf. Zum anderen können Sie Ihre Mitarbeitenden durch Projektvisualisierungen einheitlich über die übergeordneten, ineinandergreifenden Abläufe informieren.

Vorteile von Projektvisualisierungen

Schaubilder dienen generell dazu, Themen oder Zusammenhänge übersichtlich zu präsentieren. Ihre Bandbreite reicht von Organigrammen bis hin zu 3D Schnittzeichnungen durch Gebäude. Schaubilder an sich transportieren häufig noch keine direkte Aussage. Sie sind zunächst der Versuch, komplexe Sachverhalte durch Illustration oder organisatorische Gliederung verständlicher zu vermittelt, so dass Außenstehende diese auch ohne Erklärung nachvollziehen können.

Eine Projektvisualisierung ist eine Fortführung dieses Ansatzes und beschäftigt sich z.B. mit der Visualisierung von Prozessen und Prozessveränderungen in Unternehmen oder Organisationen, die auf eine breite Akzeptanz und somit auf das Verständnis aller Beteiligten angewiesen sind. Sie zeigt einen idealtypischen Ablauf des Projektes und enthält so auch eine implizite Aussage".

Vorteile einer Projektvisualisierung:

• Es sind weniger Abstimmungen nötig, da die Beteiligten ihre Funktionen und die Schnittstellen zu anderen Bereichen kennen.
• Verbesserte Akzeptanz z.B. einer neuen Software, da deren positive und holistische, aber oft verborgenen Effekte optisch sichtbar und so verständlich werden.
• Steigerung der Akzeptanz einer Veränderung im Unternehmen, da die einzelnen Mitarbeitenden besser nachvollziehen können, welche Rolle sie einnehmen und welche Auswirkungen ihr Handeln auf andere hat.
• Ein gemeinsames, sichtbares Bild stellt sicher, dass alle über dasselbe Thema und dieselben Grundaspekte reden. So lassen sich neue Inhalte schneller vermitteln und die Beteiligten können sich die wichtigsten Aspekte immer wieder in Erinnerung rufen.
• Eventuelle Spannungen zwischen Prozessverantwortlichen lassen sich durch die Zeichnungen entschärfen und ermöglichen ein sachliches Gespräch. Indem man im "Dreieck" mit einem:einer Creative Director über die Visualisierung diskutiert, richtet sich die Aufmerksamkeit dann verstärkt auf die richtige Darstellung und das Verständnis der Grafik-Fachkraft und weniger auf die Person, die gerade über den Ablauf spricht.
• Projektvisualisierungen eignen sich ebenso zur externen Kommunikation. Gerade große Projekte sind weder durch Texte noch durch Fotos fassbar. Meistens liegen die entscheidenden Verbesserungen im Verborgenen oder lassen sich nur sehr abstrakt erklären. Eine Projektvisualisierung hingegen legt den Fokus genau darauf, diese Aspekte bildlich erfahrbar zu machen.
• Sense of Urgency: Durch den holistischen Überblick zu einem Thema entsteht bei den Betrachtenden das Verständnis für die Dringlichkeit z.B. der abgebildeten Maßnahmen. Denn es lässt sich bildlich direkt ableiten, welche Auswirkungen ein Ausbleiben der Maßnahmen hätte.
• Geringere Anrufanzahl beim Helpdesk. Die in der Visualisierung dargestellten grundlegenden Abläufe sind den Beteiligten wesentlich präsenter und verringern Nachfragen.

Möglicher Einsatz:

Sie können Projektvisualisierungen in unterschiedlichsten Bereichen im Unternehmen einsetzen. Sie lassen sich nutzen als…

• bildhafte Darstellung abstrakter und noch nicht realisierter Strategien sowie Vorhaben. Durch bildliche Metaphern lassen sich diese Vorhaben in ihrer Zielsetzung wesentlich schneller und eindeutiger kommunizieren.
• Verdeutlichung eines veränderten Produktionsablaufs. Die einzelnen Mitarbeitenden verstehen ihre Rolle und ihre Verantwortung im Ablauf wesentlich besser, da der Blick von Oben für gewöhnlich verborgen bleibt. Die Dringlichkeit, warum alle Beteiligten die Veränderung mittragen müssen, wird unmittelbar durch die Projektvisualisierung vermittelt. 
• Präsentation der Features einer neuen Produktkette. Anstatt diese durch Listen oder Textwüsten umständlich aufzulisten, lassen sie sich in einer Projektvisualisierung direkt erkennen, verstehen und wiedergegeben. Sie sind automatisch in eine Story eingebettet und durch die bildhafte Verknüpfung werden sie im Gehirn besser gespeichert.
• Visuelle Change Story oder "Case for Change". Durch eine gelungene Projektvisualisierung werden verschiedene, bildhafte Szenen mit wiederkehrenden Objekten oder Personen automatisch zu einer nachvollziehbaren Geschichte verknüpft. Sie ist daher ein idealer Begleiter für Trainings und Schulungen, da komplexe Zusammenhänge in einer kompakten Gesamtübersicht einfacher nachvollzogen werden können. Zudem ist dadurch sichergestellt, dass verschiedene Trainer:innen durch das einheitliche Grundbild auch alle eine einheitlich Grundstory kommunizieren.

In 8 Schritten zur Projektvisualisierung