Eskalation ist ein notwendiger Bestandteil des Projektmanagements. Sie ist in manchen Situationen des Projektes zwingend erforderlich, um bestimmte Probleme mit einer fundierten Entscheidungsvorlage "nach oben" zu kommunizieren, wenn Entscheidungen von der Projektleitung und dem Team nicht selbst gelöst werden können oder dürfen. In der Regel trifft das bei Prioritätenkonflikten, mangelnder Verfügbarkeit, Budgetfragen oder bei Ziel- und Interessenkonflikten zu. Hier ist professionelle Eskalation angesagt.

Das Eskalationsverfahren im Unternehmen regelt, an wen sich die Projektleitung mit welchen Themen, wann und in welcher Form wenden muss. In vielen Unternehmen ist der Eskalationsprozess als strukturelle Voraussetzung für die Projektarbeit beschrieben. Eskalation ist dann erforderlich, wenn sich Probleme im Projekt innerhalb des Teams nicht lösen lassen – sei es, dass man sie nicht lösen kann oder nicht lösen darf. Umso verwunderlicher, dass immer noch manche Personen Eskalation negativ bewerten. Das trifft nicht nur für die Projektleitung zu, sondern auch für Entscheider:innen, die leider nicht immer ein positives Verständnis von Eskalation haben.

Warum interpretieren manche Personen Eskalation negativ?

Dafür gibt es nach meiner Erfahrung verschiedene Gründe:

Missinterpretationen und falsches Selbstverständnis der Projektleitung

• Der Begriff Eskalation wird falsch verstanden, man verwechselt den Terminus Eskalation im Konfliktmanagement mit Eskalation im Projektmanagement – zwei völlig verschiedene Angelegenheiten. Im Konfliktmanagement spricht man von Eskalation, wenn Spannungen an Intensität gewinnen, wenn sie stärker, bedrohlicher werden. Das trifft bekanntermaßen auf Personen, Teams, Unternehmen und Staaten zu. Diese Bedeutung ist mit Eskalation im Projektmanagement nicht gemeint. Vielmehr handelt es sich um eine geregelte Vorgehensweise, um Entscheidungsträger über Probleme und deren Auswirkungen im Projekt gründlich zu informieren, damit diese richtig entscheiden können. Die Projektleitung trägt beispielsweise Ressourcenprobleme oder Zielkonflikte die Treppe (das Wort Eskalation leitet sich von italienisch "la scala" ab) hinauf ins Steering Committee, weil die Projektleitung nicht autorisiert ist, solche Probleme zu lösen.
• Manche Projektleiter:innen bewerten Eskalation als persönliche Schwäche, weil sie im Falle einer Eskalation nicht in der Lage sind, beispielsweise Prioritäten- oder Zielkonflikte selbstständig zu lösen und sie auf die Entscheidungsmacht des Managements angewiesen sind. Diese Betrachtungsweise ist falsch, denn sie verkennt die strukturellen Machtverhältnisse. Zum souveränen Umgang mit Macht gehört, die eigenen Grenzen zu erkennen und zu akzeptieren und von den Verantwortlichen klare Aussagen einzufordern. Das gehört zur professionellen Projektleitung.
• Wer eskaliert, verhält sich unkollegial, man schwärzt andere an – was für ein Irrtum. Statt die eigene Verantwortung und Verpflichtung wahrzunehmen, den Entscheider:innen alle notwendigen Informationen ungeschönt bereitzustellen, meinen manche, es sei wichtiger, Probleme zu verschleiern, um Kolleginnen und Kollegen nicht weh zu tun oder sich selbst nicht unbeliebt zu machen. Beide Befürchtungen können zutreffen, aber manche Situationen erfordern einfach eine notwendige Härte.

Mangelndes Rollenverständnis von Entscheider:innen

Die ersten drei Punkte beziehen sich auf Einstellungen und Handeln der Projektleitung. Doch ein wichtiger Punkt, über den leider viel zu wenig gesprochen wird, fehlt noch: Mitglieder von Steering Committees oder anderen Entscheidungsgremien schätzen Eskalation nicht immer, egal wie fundiert die Projektleitung die Probleme und ihre Auswirkungen darstellt und selbst wenn sie zudem auch eine gut vorbereitete Entscheidungsvorlage anbietet. Dafür gibt es verschiedene Gründe: