Christian Botta
PM Welt-Referent
Rollen-Canvas
English
Role Model Canvas
Die Rollen-Canvas (Role Model Canvas, Canvas=Leinwand) ist eine visuelle Methode zur klaren Definition von Rollen in Projekten oder Unternehmen. Die Basis bildet eine Canvas aus acht Feldern. Diese acht Felder oder Bereiche veranschaulichen Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Ziele der Rolle und ermöglichen es, sie schnell zu überblicken. Die Canvas kann sowohl allein als auch im Rahmen eines Workshops erstellt werden.
Autor
Rollen-Canvas
English
Role Model Canvas
Die Rollen-Canvas (Role Model Canvas, Canvas=Leinwand) ist eine visuelle Methode zur klaren Definition von Rollen in Projekten oder Unternehmen. Die Basis bildet eine Canvas aus acht Feldern. Diese acht Felder oder Bereiche veranschaulichen Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Ziele der Rolle und ermöglichen es, sie schnell zu überblicken. Die Canvas kann sowohl allein als auch im Rahmen eines Workshops erstellt werden.
Einsatzmöglichkeiten
- Initiale Definition der Rollenbeschreibungen in einem Projekt
- Überprüfung von Rollen während eines laufenden Projekts
- Neuen Mitarbeitern und Stakeholdern einen schnellen Überblick über Rollen geben
- Fremd- und Selbstbild im Rahmen eines Feedbackgesprächs analysieren und überprüfen
- Selbstreflektion der eigenen Rolle
Christian Botta live erleben auf der PM Welt am 08. Dezember 2020!
Erleben Sie den Vortrag "5+ VISUELLE QUICK-HACKS - Für eine bessere Kommunikation und Kooperation", sowie 30 weitere Speaker in 7 Streams auf der PM Welt 2020.
Das Thema der Konferenz lautet
Stark durch Kooperation! Zusammen.Arbeiten.Grenzenlos.
Die Teilnehmer erhalten in den unterschiedlichen Vorträgen, Diskussionen und Workshops konkrete Anleitungen und Tipps für ihren Projektalltag
Ergebnisse
- Detaillierte Definitionen für die analysierten Rollen in Form der Rollen-Canvas
- Gemeinsames Verständnis der erarbeiteten Rollendefinitionen
- Ggf. weiterer Input für andere Tools, wie z.B. RACI-Matrix oder ein Rollen-Rechte-Konzept
Vorteile
Die Rollen-Canvas ist intuitiv verständlich, da sie einfach aufgebaut und kaum erklärungsbedürftig ist.
Geringer organisatorischer und materieller Aufwand
Die Methode fördert den Austausch im Team.
Die Teammitglieder nehmen ihre Rollen bewusst war, da sie sich mit ihnen auseinandersetzen.
Da die Schnittstellen und Beziehungen zwischen den Rollen ersichtlich werden, wird den Beteiligten die Bedeutung der übergreifenden Kommunikation innerhalb des Teams bewusst.
Insbesondere bei großen Gruppen verbessert die Rollen-Canvas die Kommunikation zwischen Gruppen und Personen.
Grenzen, Risiken, Nachteile
Die Felder der Rollen-Canvas' müssen bei Bedarf an die jeweilige Umgebung (z.B. Unternehmenskultur) angepasst werden.
Bei großen Gruppen ist eine kompetente Moderation erforderlich, da sowohl das Befüllen der Rollen-Canvas als auch die anschließende Diskussion ein klares Zeitmanagement benötigen.
Die Beteiligten können zunächst Vorurteile und Vorbehalte gegenüber der Methode haben. Ein erfahrener Moderator kann die erforderliche Akzeptanz herbeiführen.
Die Rollen-Canvas dient nur zur Definition der Rollen. Erfolgreich kann eine Rollendefinition aber nur dann sein, wenn Sie auch umgesetzt wird.
Voraussetzungen
- Das Team (z.B. Projektteam) muss weitgehend zusammengestellt sein.
- Die vom Team zu erledigende Aufgabenstellung sollte definiert sein.
- Offenheit der Teilnehmer hinsichtlich der Methode
- Die Ernsthaftigkeit beim Ausfüllen der Canvas muss sichergestellt werden.
- Bereitschaft der Teilnehmer, die Methode diszipliniert anzuwenden
Qualifizierung
Der Moderator oder die Moderatorin sollte Moderationserfahrung (insbes. hinsichtlich Zeitmanagement) besitzen, da es unter Umständen zu hitzigen Diskussionen kommen kann.
Benötigte Informationen
- Kenntnisse der Teilnehmer über ihre Aufgaben und Verantwortungen im Team
- Entsprechende Rahmeninformationen und Eckdaten (z.B. Organigramme, Verträge, Richtlinien) für neu zu erarbeitende Rollen
Benötigte Hilfsmittel
- Vorbereitete Plakate für die Rollen-Canvas (z.B. ausgedruckte Vorlage, s. weitere Informationen). Die Plakate sollten mindestens die Größe DIN A1, besser DIN A0 haben.
- Haftnotizen und Stifte in ausreichender Zahl. Gewährleisten Sie, dass die Stifte zum Beschreiben der Haftnotizen geeignet sind.
- Räumlichkeit: Der Raum muss ausreichend Platz für die Arbeitsgruppe bieten und genügend Wandfläche für alle Rollen-Canvas. Alternativ können die Rollen-Canvas auf Pinn- oder Metaplan-Wänden angebracht werden.
- Rahmenbedingungen: Sorgen Sie für ein angenehmes, das Arbeitsklima förderndes Ambiente. Eine ruhige, ungestörte Umgebung und ein einfaches Catering (z.B. Getränke) erleichtern die konstruktive Zusammenarbeit in Gruppen.
Herkunft
Inspiriert von Alexander Osterwalders und Yves Pigneurs "Business Model Canvas" entwickelte Christian Botta die Rollen-Canvas als visuelles Werkzeug zur Darstellung von Rollendefinitionen. Die Canvas (engl. Leinwand) charakterisiert visuell die zentralen Eigenschaften einer Rolle und gibt dem Betrachter einen schnellen Überblick über deren Aufgaben, Zuständigkeiten und Einbindung in das Umfeld. Die unter der Creative Commons License erstellte Rollen-Canvas steht als großformatige Vorlage frei zum Download zur Verfügung (s. weitere Informationen).
Durchführung: Schritt für Schritt
Im Folgenden stelle ich das Vorgehen für die Rollenerarbeitung in kleineren und größeren Gruppen vor. Darüber hinaus kann die Rollen-Canvas auch für Feedback und zur Selbstreflexion eingesetzt werden (s. Varianten).
Die Organisation oder das Projekt geben grundsätzlich die Rollen vor, die Ausgestaltung der Rollen obliegt aber den Rolleninhabern. Pro Rolle sollte deshalb mindestens ein Teilnehmer anwesend sein. D.h. neben einem Vertreter des Projektteams, dem Projektmanager und dem Auftraggeber auch alle anderen beteiligten Stakeholder, wie z.B. ein Testmanager, ein Architekt, ein Kunde, usw.
Schritt 1: Bereiten Sie das Setting vor!
Drucken Sie pro zu definierender Rolle eine Rollen-Canvas aus (oder zeichnen Sie diese gemäß Bild 1). Hängen Sie nun die Canvas-Plakate in einem Raum auf, ähnlich einer Galerie. Achten Sie bei der Auswahl des Raums auf genügend freie Flächen, um die Poster nebeneinander platzieren zu können. Tragen Sie in die Titelzeilen der Canvas-Plakate die Rollennamen ein.
Bild 1: Die leere Rollen-Canvas
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Legen Sie ausreichend Haftnotizen (z.B. Post-Ist oder Stattys) und Stifte bereit. Achten Sie darauf, dass die Stifte für die jeweiligen Produkte geeignet sind und z.B. nicht verschmieren. Pro Rollen-Canvas sollten Sie 50-70 Haftnotizen vorrätig haben und mindestens ein Stift für jeden Teilnehmer.
Schritt 2: Stellen Sie die Methode vor!
Präsentieren Sie den Teilnehmern zunächst die acht Felder des Rollen-Canvas und erläutern Sie deren Bedeutung gemäß Tabelle 1.
| Symbol | Schlüsselfrage und Ausfüllhinweis |
|---|---|
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Welche Themen verantwortet die Rolle? Listen Sie hier die Themen und Bereiche auf, welche in der endgültigen Entscheidungshoheit dieser Rolle liegen. |
 |
Welche Themen betreffen die Rolle nicht? Vermerken Sie hier Aufgaben, die nicht von der Rolle durchgeführt werden sollten. Achten Sie darauf, dass Sie dabei nicht ausschweifen. Beispiel: Das Entwicklerteam in einem agilen Softwareprojekt kümmert sich nicht um die Organisation der Scrum-Events. |
 |
Welche Besonderheiten gelten für diese Rolle? Notieren Sie projekt- oder unternehmensspezifische Informationen, die im Kontext dieser Rolle relevant sein könnten. Beispiele: Wird eine Rolle intern oder extern besetzt? Wird eine Rolle nur temporär zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigt, oder während der gesamten Projektlaufzeit? |
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Was ist der Zweck dieser Rolle? Vermerken Sie hier die primären Ziele der Rolle. Beispiel: Der Projektleiter hat das primäre Ziel, das Projekt in der vorgegebenen Zeit mit dem entsprechenden Budget umzusetzen. Die zentralen Aufgaben unterstützen Ihn dabei, diese Ziele zu erreichen. |
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Was sind die zentralen Aufgaben dieser Rolle? Fokussieren Sie sich auf die wichtigsten Aufgaben dieser Rolle.> |
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Welche Werkzeuge benutzt und benötigt die Rolle? Listen Sie hier z.B. Kommunikations- oder Arbeitsmittel auf, die der Inhaber der Rolle benötigt, um seine Aufgaben zu erfüllen. |
 |
Welche anderen Rollen unterstützt diese Rolle? Notieren Sie hier unterstützende oder beratende Tätigkeiten der Rolle. Vermerken Sie auch, welche andere(n) Rolle(n) diese Rolle unterstützt. |
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Welche Informationen gibt die Rolle weiter, welche muss sie erhalten? Dokumentieren Sie, an welche anderen Rollen diese Rolle Informationen weitergibt und von wem sie Informationen erhalten muss. |
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Georg Ganslmeier
12.02.2020