Ein Vertrag für erfolgreiche IT-Projekte In sechs Schritten zum Agilen Festpreis

Planungssicherheit hinsichtlich Umfang und Preis scheint im krassen Widerspruch zur agilen Methodik zu stehen. Denn beim agilen Vorgehen werden gewöhnlich weder Umfang noch Termin definiert, wodurch auch das Budget nicht festgelegt ist. Dr. Andreas Opelt beschreibt ein erprobtes Vorgehen, wie dieser Widerspruch aufgelöst werden kann, sodass die Vorteile der agilen Methodik erhalten bleiben. Der vom Autor empfohlene Weg führt Auftraggeber und Auftragnehmer in sechs Schritten zum "Agilen Festpreisvertrag". Wesentliche Punkte sind dabei ein gemeinsames Verständnis vom Projektumfang und eine Regelung zur Teilung der Kostenrisiken. Mit dem agilen Festpreisvertrag haben die Vertragspartner eine Alternative zu den traditionellen Vertragsformen, bei denen stets nur eine Seite das finanzielle Risiko trägt.

 

Ein Vertrag für erfolgreiche IT-Projekte In sechs Schritten zum Agilen Festpreis

Planungssicherheit hinsichtlich Umfang und Preis scheint im krassen Widerspruch zur agilen Methodik zu stehen. Denn beim agilen Vorgehen werden gewöhnlich weder Umfang noch Termin definiert, wodurch auch das Budget nicht festgelegt ist. Dr. Andreas Opelt beschreibt ein erprobtes Vorgehen, wie dieser Widerspruch aufgelöst werden kann, sodass die Vorteile der agilen Methodik erhalten bleiben. Der vom Autor empfohlene Weg führt Auftraggeber und Auftragnehmer in sechs Schritten zum "Agilen Festpreisvertrag". Wesentliche Punkte sind dabei ein gemeinsames Verständnis vom Projektumfang und eine Regelung zur Teilung der Kostenrisiken. Mit dem agilen Festpreisvertrag haben die Vertragspartner eine Alternative zu den traditionellen Vertragsformen, bei denen stets nur eine Seite das finanzielle Risiko trägt.

 

In IT-Projekten haben sich agile Entwicklungsmethoden in den vergangenen Jahren etabliert. Wenige Rollen und Prozesse sowie kurze Feedbackschleifen mit dem Auftraggeber, um zeitnah auf einen veränderten Funktionsumfang zu reagieren, haben die Erfolgsquote von IT-Projekten signifikant erhöht. Geht es jedoch im Vorfeld zwischen Auftraggeber und Lieferant um eine vertragliche Vereinbarung über Umfang und Kosten, kann es in agilen Projekten schnell zu Problemen kommen: Denn oft forciert der Auftraggeber weiterhin einen herkömmlichen Festpreisvertrag und möchte trotzdem von der Agilität der Entwicklungsmethodik profitieren.

An diesem Punkt stößt man allerdings an Grenzen, da ein solcher Vertrag eine ständige Veränderung des Vertragsgegenstands nicht vorsieht, was jedoch ein wesentlicher Vorteil der agilen Entwicklungsmethodik ist. In den vergangenen Jahren wurden sehr oft agile Entwicklungsprojekte auf Basis von Time&Material-Verträgen vereinbart. Dabei verlagert sich aber die Verantwortung häufig zu sehr auf die Seite des Auftragnehmers, wodurch wiederum die Vorteile der agilen Entwicklung nicht voll ausgeschöpft werden, welche sich am besten in einem Umfeld gemeinsamer Verantwortung nutzen lassen.

Um solch typischen Problemen bei agil entwickelten Software-Projekten in der Praxis zu begegnen, kann ein Agiler Festpreisvertrag die Lösung sein.

Der Agile Festpreis – was ist das?

Ein Agiler Festpreisvertrag regelt die vertraglichen Beziehungen zwischen Kunde und Lieferanten in agil durchgeführten IT-Projekten, wie z.B. nach Scrum. Kerngedanke eines solchen Festpreisvertrags ist, sich vor der Umsetzung des Liefergegenstands nicht auf einen festen Detail-Umfang zu einigen, wie das in Projekten nach dem Wasserfall-Modell meistens der Fall ist. Vielmehr können die Parteien einen Vertragsrahmen schaffen, in dem sie sich auf die Kosten, den groben Umfang, das Ziel, einen Termin sowie ein strukturiertes Vorgehen festlegen, um den genauen Umfang sowie die Projektabwicklung innerhalb eines vereinbarten Rahmens und innerhalb vereinbarter Prozesse zu definieren und zu steuern.

Das in diesem Beitrag vorgestellte Vorgehen, um zu einem Agilen Festpreisvertrag zu gelangen, basiert auf langjährigen praktischen Erfahrungen und kam in der Praxis bereits erfolgreich zum Einsatz. Im Rahmen unserer Beratungstätigkeit wurde in den letzten Jahren dieses Vertragskonzept bei Projekten im Umfang von einigen hundert bis tausend Tagen erfolgreich eingesetzt. Um den Prozess kontinuierlich weiter zu entwickeln und zu verbessern, wurde das Modell dabei auch regelmäßig aus unterschiedlichen Blickwinkeln betrachtet, wie z.B. von Dienstleistern, Einkäufern, Beratern oder Scrum-Experten.

Im Folgenden beschreibe ich die in der Praxis erprobten Schritte, mit denen Auftraggeber und Auftragnehmer ihre Zusammenarbeit so definieren können, dass sie die finanziellen Risiken aufgrund der zu Beginn unklaren Spezifikation und unsicheren Aufwandsschätzung für beide Seiten minimieren können. Ergebnis dieser Verhandlungen sind vertragliche Vereinbarungen, die z.B. die Verteilung des Risikos für Mehraufwände zwischen den Vertragsparteien regeln. Da diese Vereinbarungen von vielen Faktoren abhängig sind, ist es im Rahmen dieses Artikels nicht möglich, für jeden Fall eine passende Formulierung zu geben. Vielmehr ist es Ziel dieses Beitrags, aufzuzeigen, wie der Weg zum Agilen Festpreis gestaltet werden kann. Anhand konkreter Formulierungsvorschläge für bestimmte Konstellationen erhält der Leser zudem Anregungen, um seine individuellen Vereinbarungen zu gestalten.

Warum ein Agiler Festpreis?

Viele Statistiken sprechen eine deutliche Sprache: So kam z.B. der Chaos Report der Standish Group in einer Studie zu dem Ergebnis, dass weniger als ein Drittel der IT-Projekte erfolgreich abgeschlossen werden können. Viele andere Studien wie z.B. der TU München (Prof. Wildeman) oder von Roland Berger bestätigen in etwa die Größenordnung dieser Aussage. Agile Entwicklungsmethoden können hier zumindest teilweise zu einer Verbesserung auf bis zu 40% führen, wie eine Untersuchung der Standish Group zeigt.

Auf der anderen Seite belegen Untersuchungen von Flyvbjerg und Budzier (Harvard Business Review), dass speziell in IT-Projekten das Risiko einer Budgetüberschreitung von mehr als 400% besonders hoch ist. Folglich ist dies auch bei den 60% der nicht erfolgreich durchgeführten agilen Projekte ein essentielles, manchmal sogar unternehmenskritisches Problem. Die gefährdeten Projekte basieren oft auf großen Festpreis-Verträgen, welche – um es zynisch zu sagen – nach dem "Prinzip Hoffnung" weiter und weiter in die Misere gemanagt werden. Wer würde bei einem Projekt, nachdem man bereits 100% des Budgets verbraucht hat und bereits ein scheinbarer Teilerfolg erreicht wurde, nicht noch einmal 30% nachfinanzieren, und dann noch einmal, und noch einmal…

Dieses Risiko gilt es mit einem passenden Vertrag einzudämmen!

Praxisbeispiel: Einführung eines CRM-Systems

Um das Modell des Agilen Festpreises näher zu erläutern, wird das Vorgehen in diesem Beitrag an einem durchgehenden Beispiel illustriert. Dabei handelt es sich um ein typisches IT-Projekt, in dessen Rahmen ein neues CRM-System bei einem Kunden (z.B. einem Telekommunikations-Unternehmen) eingeführt werden soll. Der Fokus liegt in diesem Beispiel weder auf der Auswahl des CRM-Produkts noch auf der Ausschreibung, sondern auf dem praktischen Verständnis wie der Agile Festpreis zustande kommt und das Vorgehen für die Projektabwicklung vorgibt.

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Alle Kommentare (2)

Konstantin
Malakhanov

Ist es realistisch, dass die Mock-Ups im Schritt 2 zum Vertragsgegenstand gemacht werden? Üblicherweise schließt man einen Vertrag mit dem Kunden, um überhaupt dahin zu kommen, wie die Benutzermasken aussehen sollen. Ditto für Abnahmekriterien. Alles Themen die gut und gerne lang und breit diskutiert werden. Wer bezahlt das für den Auftragnehmer, wenn das alles im Vorfeld der Vertragsgestaltung geklärt werden soll?

Außerdem wird hier die bequeme (für AN) Situation beschrieben, dass der AG sich für den AN bereits entschieden hat. Auf welche Basis denn, ohne den Kenntnissen über die Liestungen und Preise? Festpreisverträge werden gerne ausgeschrieben. Wie komme ich als AN dazu, mit dem potenziellen Kunden die Einzelheiten der Leistungen zu diskutieren, wenn wir noch kein Vertrag haben?

 

Walter
Plagge

Mir als "relativem Laien" in IT-Projekten scheint das beschriebene Vorgehen plausibel und auch gut erklärt. Danke dafür! Wundern tut mich nur der Titel (und der Ihres Buches): Nach meinem bisherigen Wissen ist ein Festpreis gekennzeichnet durch einen festen Preis und eine völlig einseitige Risikoverteilung. Deshalb führen ja auch die (in Deutschland) so beliebten Festpreisverträge eher weg von einer guten Kunden-Lieferanten-Beziehung. Was Sie beschreiben, ist eine absolut sinnvolle Vertragsgestaltung, bei der die Folgen von Risiken, die aus mangelnder Detailkenntnis zu Beginn des Projekts entstehen, fair geteilt werden sollen (das gilt im übrigen für nicht-agile Projekte ebenso). Nur eben kein Festpreis-Vertrag. Und im letzten Abschnitt (Nicht-Ausschöpfen des Budgets) handelt es sich um einen Incentive-Vertrag. Bei jeder Vertragsform - außer bei "Time & Material" - sollten ja Kunde und Lieferant zusammensitzen und Einigkeit erzielen über die entstehenden Kosten (nicht, zunächst, den "Preis"!). Daraus kann dann ein Vertrag, wie Sie ihn beschreiben, entstehen, der sich an den Kosten + Zielmarge orientiert und die Risiken teilt; oder man macht einen fairen Festpreisvertrag, bei dem die Risiken dadurch berücksichtigt werden, dass auf die Marge eine Risikoprämie draufgeschlagen wird. Voraussetzung ist in beiden Fällen eine vertrauensvolle Zusammenarbeit, wie von Ihnen beschrieben. Und das scheint mir heutzutage das größere Problem zu sein ... :-)