So schätzen Sie das Budget einer Projektidee grob ab

So schätzen Sie das Budget einer Projektidee grob ab

Wenn nur eine Projektidee vorliegt, ist es unmöglich, eine belastbare Kalkulation der Projektkosten zu erstellen. Dennoch wollen sowohl Auftraggeber als auch Angebotsersteller eine ungefähre Vorstellung von der Größenordnung des Projektbudgets haben, lange bevor die Grobkalkulation für das Projekt erstellt werden kann. Diese Schätzung lässt sich aber noch nicht aufgrund einer Liste von Arbeitspaketen oder Leistungsmerkmalen des zu liefernden Produkts erstellen. Einerseits müssten hierfür bereits viel mehr Details bezüglich der Anforderungen bekannt sein. Andererseits wäre ein nicht unerheblicher Planungsaufwand erforderlich, der erst dann gerechtfertigt ist, wenn der Auftraggeber ernsthaft an der Erteilung eines Projektauftrags interessiert ist.

Üblicherweise werden solche pauschalen Budgetabschätzungen entweder aufgrund unternehmenspolitischer Überlegungen von oben vorgegeben, sie sind das Ergebnis einer Verkaufsverhandlung oder die befragten Experten, z.B. Entwicklungsleiter, schätzen sie anhand der Zielsetzung einfach aus dem Bauch heraus ab. Diese Herangehensweisen führen regelmäßig dazu, dass das anschließend kalkulierte Projektbudget diese pauschalen Budgetabschätzungen deutlich überschreitet und aufwändige Nachverhandlungen notwendig sind, sehr zur Unzufriedenheit von Auftraggeber und AuftragnehmerAuftragnehmerDer Auftragnehmer ist Verkäufer eines Produkts oder einer Dienstleistung. Er ist Vertragspartner des Auftraggebers, der die im Lastenheft spezifizierte Leistung kauft..

Mit einer einfachen Methode ist es jedoch auch im Vorfeld eines Projekts ohne ausreichende Informationsbasis möglich, eine halbwegs belastbare Kostenaussage zu treffen. Die hier beschriebene Herangehensweise verwendet zwei Prinzipien:

  1. intuitive AufwandsschätzungAufwandsschätzungAufwandsschätzung wird in drei Bedeutungen verwendet: Das Erstellen einer Prognose über den Aufwand, der erforderlich ist, um eine Aufgabe durchzuführen oder ein Produkt herzustellen Methode, um Aufwände zu prognostizieren Schätzwert für einen Aufwand aus zwei verschiedenen Perspektiven (DauerDauerDauer ist die Zeitdifferenz zwischen Endzeitpunkt und Anfangszeitpunkt einer Aktivität (z.B. Aufgabe, Vorgang, Projekt). Dauern können in kalendarischen Zeiteinheiten oder in Einheiten der Arbeitszeit angegeben sein. und Ressourcen)
  2. explizite Berücksichtigung der Unsicherheit durch "Drei-Punkt-Schätzung" (minimal, wahrscheinlich und maximal)

Prinzip 1: Aufwandsschätzung mit zwei Perspektiven

Anstatt sofort nach dem ungefähren Projektbudget zu fragen, sollte man zwei andere Fragen stellen:

  1. Wie lange dauert es, die Zielvorstellung des Auftraggebers zu erreichen?
  2. Wie viele Mitarbeiter werden damit durchschnittlich in Vollzeit beschäftigt sein?

Diese Fragen sind wesentlich besser geeignet, eine intuitive Schätzung zu erstellen, als die abstrakte Frage nach dem Projektbudget. Zudem wird damit implizit eine Prognose über Umfang und KomplexitätKomplexitätKomplexität bezeichnet die Eigenschaft eines Systems , nicht deterministisch vorhersagbar auf Änderungen innerer oder äußerer Parameter zu reagieren des Projekts vorgenommen, die während der GrobplanungGrobplanungDie Grobplanung ist der erste Schritt der Top-Down-Planung. In ihr werden Phasen, Meilensteine und das Projektbudget festgelegt. Ebenso werden Projektgegenstand, Projektziel und Projektergebnis mit ihren wesentlichen Eigenschaften spezifiziert. Die Grobplanung dient dazu, zunächst die Chancen zur Verwirklichung des Projekts bestimmen zu können, bevor weiterer Arbeitsaufwand für die Detailplanung entsteht. als Orientierung sowohl für den Auftraggeber als auch für den Ersteller des Angebots dienen kann.

Prinzip 2: Unsicherheit explizit berücksichtigen

Anstatt nur einen einzigen Schätzwert zu nennen, ist es wesentlich sinnvoller, auch eine minimale und eine maximale Abschätzung anzugeben. Damit wird sofort deutlich, wie genau oder unsicher die Abschätzung ist. Außerdem lässt sich damit auch der Handlungsbedarf und Rahmen für die weitere Planungsarbeit veranschaulichen. Wenn z.B. die Maximalabschätzung das Zehnfache der Minimalschätzung beträgt, bedeutet dies, dass noch viel Arbeit für die Definition des Projekts zu leisten ist.

Beispiel Produktentwicklung

Der Produktmanager eines Mobiltelefon-Herstellers möchte eine neue Produktlinie speziell für Outdoor-Sportler herausbringen, bei denen die Mobiltelefone auch von Hand wieder aufgeladen werden können. Fernwanderer oder Segler sollen damit selbst dann noch telefonieren können, wenn konventionelle Geräte längst nicht mehr einsatzfähig wären. Er fragt den Entwicklungsleiter, wie umfangreich ein solches Entwicklungsprojekt sein würde.

Der Entwicklungsleiter schätzt intuitiv aus seiner Erfahrung die Dauer und die Anzahl der benötigten Mitarbeiter in Vollzeit ab. Neben dem für ihn wahrscheinlichsten Wert schätzt er noch jeweils die minimale und die maximale Anzahl ab. Diese sechs Werte trägt er in eine Tabelle ein (s. Tabelle 1). Für die Anzahl der Mitarbeiter rechnet er in Vollzeitäquivalenten, die Angaben können deshalb auch Nachkommastellen haben.

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