So schätzen Sie das Budget einer Projektidee grob ab

Für eine Projektidee kann niemand eine belastbare Kalkulation der Projektkosten erstellen. Trotzdem benötigen z.B. Auftraggeber oder Angebotsersteller eine ungefähre Vorstellung von der Größenordnung des Projektbudgets, um beurteilen zu können, ob die Projektidee weiter verfolgt werden soll. Eine Schätzung des Projektbudgets ist zu diesem Zeitpunkt jedoch nur intuitiv möglich, da die notwendige Informationsbasis fehlt. Wie Sie im Vorfeld eines Projekts dennoch eine halbwegs belastbare Kostenaussage treffen können, beschreibt Dr. Georg Angermeier in diesem Tipp.

Wenn nur eine Projektidee vorliegt, ist es unmöglich, eine belastbare Kalkulation der Projektkosten zu erstellen. Dennoch wollen sowohl Auftraggeber als auch Angebotsersteller eine ungefähre Vorstellung von der Größenordnung des Projektbudgets haben, lange bevor die Grobkalkulation für das Projekt erstellt werden kann. Diese Schätzung lässt sich aber noch nicht aufgrund einer Liste von Arbeitspaketen oder Leistungsmerkmalen des zu liefernden Produkts erstellen. Einerseits müssten hierfür bereits viel mehr Details bezüglich der Anforderungen bekannt sein. Andererseits wäre ein nicht unerheblicher Planungsaufwand erforderlich, der erst dann gerechtfertigt ist, wenn der Auftraggeber ernsthaft an der Erteilung eines Projektauftrags interessiert ist.

Üblicherweise werden solche pauschalen Budgetabschätzungen entweder aufgrund unternehmenspolitischer Überlegungen von oben vorgegeben, sie sind das Ergebnis einer Verkaufsverhandlung oder die befragten Experten, z.B. Entwicklungsleiter, schätzen sie anhand der Zielsetzung einfach aus dem Bauch heraus ab. Diese Herangehensweisen führen regelmäßig dazu, dass das anschließend kalkulierte Projektbudget diese pauschalen Budgetabschätzungen deutlich überschreitet und aufwändige Nachverhandlungen notwendig sind, sehr zur Unzufriedenheit von Auftraggeber und Auftragnehmer.

Mit einer einfachen Methode ist es jedoch auch im Vorfeld eines Projekts ohne ausreichende Informationsbasis möglich, eine halbwegs belastbare Kostenaussage zu treffen. Die hier beschriebene Herangehensweise verwendet zwei Prinzipien:

  1. intuitive Aufwandsschätzung aus zwei verschiedenen Perspektiven (Dauer und Ressourcen)
  2. explizite Berücksichtigung der Unsicherheit durch "Drei-Punkt-Schätzung" (minimal, wahrscheinlich und maximal)

Prinzip 1: Aufwandsschätzung mit zwei Perspektiven

Anstatt sofort nach dem ungefähren Projektbudget zu fragen, sollte man zwei andere Fragen stellen:

  1. Wie lange dauert es, die Zielvorstellung des Auftraggebers zu erreichen?
  2. Wie viele Mitarbeiter werden damit durchschnittlich in Vollzeit beschäftigt sein?

Diese Fragen sind wesentlich besser geeignet, eine intuitive Schätzung zu erstellen, als die abstrakte Frage nach dem Projektbudget. Zudem wird damit implizit eine Prognose über Umfang und Komplexität des Projekts vorgenommen, die während der Grobplanung als Orientierung sowohl für den Auftraggeber als auch für den Ersteller des Angebots dienen kann.

Prinzip 2: Unsicherheit explizit berücksichtigen

Anstatt nur einen einzigen Schätzwert zu nennen, ist es wesentlich sinnvoller, auch eine minimale und eine maximale Abschätzung anzugeben. Damit wird sofort deutlich, wie genau oder unsicher die

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