Ein klarer Projektauftrag spielt eine zentrale Rolle für den Erfolg eines Projekts. Unter Federführung der Projektleitung müssen die Eckpunkte des Projekts – Ziele, Priorität, Zeitrahmen, Budget, Rollen und ggf. noch weitere Punkte – geklärt und mit den Entscheidern (Sponsoren, Gremien) verbindlich festgelegt werden. Der Projektauftrag dokumentiert die Inhalte dieser Vereinbarung.

Um einen klaren Projektauftrag zu erreichen, muss die Projektleitung im Idealfall also "nur" die zu klärenden Inhalte kennen und diese dann gründlich ausarbeiten. Doch so reibungslos läuft es in der Praxis längst nicht immer, denn unklare Aussagen, unrealistische Annahmen, Widersprüche oder Machtprozesse können die Auftragsklärung erheblich behindern. Für die Projektleitung reicht es deshalb nicht aus, die Logik der Auftragsklärung – also das Wissen um die zu klärenden Punkte – zu kennen. Sie muss sich in diesen Fällen auch mit der Psychologik des Klärungsprozesses beschäftigen.

Die folgenden Tipps sollen Ihnen dabei helfen, einen klaren Projektauftrag zu erreichen.

Überprüfen Sie die eigenen Annahmen

Manche Dinge erscheinen uns so selbstverständlich, dass wir sie erst gar nicht hinterfragen. Wir gehen dann von ungeprüften Annahmen aus, die sich möglicherweise als falsch herausstellen. Als Projektleitung mag es Ihnen z.B. selbstverständlich erscheinen, dass das Projekt für die Mitglieder des Lenkungsausschusses eine hohe Priorität hat und sie deshalb die notwendigen Ressourcen zur Verfügung stellen werden. Das wäre schließlich positiv für die Projektarbeit.

Solche Annahmen sollten Sie jedoch kritisch durchleuchten: Wie komme ich zu dieser Einschätzung? Habe ich den Realitätsgehalt meiner Annahme geprüft? Oder lasse ich mich vom Wunschdenken beeinflussen? Annahmen und Prämissen sind Leitlinien für unser Handeln, wir kommen nicht ohne sie aus. Das darf jedoch nicht dazu führen, dass wir diese Annahmen unreflektiert als "Realität" verstehen.

Hinterfragen Sie deshalb Ihre Annahmen und Prämissen. Das verlangt mentale Offenheit und produktive Nachdenklichkeit. Die zentralen Fragen dazu lauten:

1. Von welchen Annahmen gehe ich aus?
2. Auf welchen Fakten basieren meine Annahmen?
3. Wann habe ich sie zum letzten Mal überprüft?

Lassen Sie sich keine Unklarheiten aufs Auge drücken