Wann lohnt sich der Einsatz von Projektmanagement-Software?

Lohnt sich die Investition in eine Projektmanagement-Software? Die Entscheidung für die richtige IT-Unterstützung im Projektmanagement ist eine heikle Angelegenheit. Denn die Kosten sind hoch, die Verantwortung entsprechend groß. Deshalb sollte der Nutzen für Ihr Unternehmen klar erwiesen sein. Jan Ahlborn von Campana & Schott zeigt Ihnen, wie Sie mit Hilfe einer Nutzenanalyse die Vor- und Nachteile des Software-Einsatzes einschätzen und das richtige Tool auswählen können. Gleichzeitig erhalten Sie wichtige Informationen zum Status des Projektmanagements in Ihrem Unternehmen.

Wann lohnt sich der Einsatz von Projektmanagement-Software?

Lohnt sich die Investition in eine Projektmanagement-Software? Die Entscheidung für die richtige IT-Unterstützung im Projektmanagement ist eine heikle Angelegenheit. Denn die Kosten sind hoch, die Verantwortung entsprechend groß. Deshalb sollte der Nutzen für Ihr Unternehmen klar erwiesen sein. Jan Ahlborn von Campana & Schott zeigt Ihnen, wie Sie mit Hilfe einer Nutzenanalyse die Vor- und Nachteile des Software-Einsatzes einschätzen und das richtige Tool auswählen können. Gleichzeitig erhalten Sie wichtige Informationen zum Status des Projektmanagements in Ihrem Unternehmen.

Lohnt sich die Investition in eine Projektmanagement-Software? Gerade bei IT-Investitionen ist die Verantwortung wegen der hohen Kosten besonders groß. Deshalb sollte der Nutzen für Ihr Unternehmen klar erwiesen sein. Die Bewertung von Feature-Listen reicht heutzutage nicht mehr aus, um ein fundiertes Urteil fällen zu können. Auch standardisierte Entscheidungsvorlagen helfen nur wenig. Bei Investitionsentscheidungen über PM-Software sollten Sie sowohl Branchenspezifika als auch die individuelle Unternehmenskultur berücksichtigen.

Kaufentscheidung auf solider Basis

Dieser Artikel zeigt, wie Sie die Vor- und Nachteile des Software-Einsatzes einschätzen und das richtige Tool auswählen können. Mit Hilfe einer Nutzenanalyse stellen Sie Ihre Kaufentscheidung auf eine sichere Basis und erhalten gleichzeitig wichtige Informationen zum Status des Projektmanagements in Ihrem Unternehmen. Sie erfahren, wie Sie Prozesse im Projektmanagement identifizieren können, die Unterstützung benötigen, und wie Sie diese nach dem unternehmensspezifischen Nutzen bewerten. Auf diese Weise erhalten Sie eine klare Aussage dazu, ob die Einführung einer modernen PM-Software in Ihrem Unternehmen notwendig ist.

Durch einen Vergleich der Leistungsmerkmale verschiedener Tools mit den von Ihnen definierten Anforderungen finden Sie heraus, welche Software Ihrem Unternehmen am meisten nützt.

Wegweiser durch die Nutzenanalyse

Wenn Sie eine PM-Software testen, dann merken Sie schnell, dass Sie als Projektmanager damit Zeit für die Erstellung und Aktualisierung des Projektplans einsparen. Antworten auf weitere, interessantere Fragen, die erst im zweiten Schritt zum Tragen kommen, bleiben der Betrachtung aber zunächst häufig vorenthalten.

Wie viel leichter ist es beispielsweise, eine Risikoanalyse zu erstellen, wenn ein präziser Projektplan vorliegt? Und welche Einsparungen sind im Controlling durch ein Online-Berichtswesen erreichbar? Bleiben solche Fragen unbeachtet, so verfälscht dies Ihre Entscheidungsgrundlage.

Sammeln typischer Arbeitsschritte

Nach unserer Erfahrung sind die Potenziale, die der Einsatz moderner PM-Software aufweist, oftmals recht unterschiedlich - selbst für sehr ähnliche Unternehmen. Für eine aussagekräftige Analyse ist es daher notwendig, die Arbeitsschritte genau zu kennen und aufzunehmen, die Projektmanagement speziell in Ihrem Unternehmen verursacht.

Zu diesem Zweck differenziert man zunächst nach PM-typischen Rollen, also beispielsweise nach Projektleiter, Projektmitarbeitern, Projekt-Controlling und Ressourcenverantwortlichen. Ein Beispiel für die Prozesse, an denen ein Projektmitarbeiter arbeitet, finden Sie in Tabelle 1.

Tabelle 1: Beispielprozesse für die Rolle eines Projektmitarbeiters.
An Vorhabenbeschreibung /
Projektdefinition mitwirken
Planung der Aktivitäten
aktualisieren/umplanen
Projektantrag erarbeitenTeilprojekt-Meetings durchführen/teilnehmen
Vorstudien durchführenAn Projekt-Meetings teilnehmen
Pflichtenhefte erstellenReportings erstellen
Planung AufgabenpaketeZeiterfassung durchführen
Schätzung der ZeitaufwändeEskalationen durchführen
An Kick-off-Meeting teilnehmenPflichtenhefte anpassen und pflegen
Aufgabenpakete analysierenAn Projekt-Übergabebericht mitarbeiten
Aktivitäten planenAn Projektübergabe-Meeting teilnehmen
Fortschritt der Aufgabenpakete ermittelnProjektabschluss-Meeting erstellen
Auf Abweichungen steuernd eingreifen; die Projektleitung informierenGegenseitige Bewertung der Projektbeteiligten untereinander durchführen

Anschließend sollte ein Team erfahrener Projektleiter bewerten, wie viel Aufwand in der Regel in die Bearbeitung dieser Prozesse einfließt. Mitarbeiter aus Projekt-Controlling und Project Management Office, Ressourcenverantwortliche und andere unterstützen das Team dabei.

Um den Gesamtaufwand der PM-Aktivitäten zu bestimmen, empfehlen wir, alle Projekte in Klassen einzuteilen. Dafür bietet sich eine Unterscheidung nach Projektgröße in Personentagen sowie internen bzw. externen Projekten an. Die Aufwände für diese Projektklassen ermittelt das Team in Mitarbeitertagen und -stunden.

Für die Einteilung gibt es keine Richtlinien, denn jedes Unternehmen hat seine eigene Vorstellung davon, was ein kleines, mittleres oder großes Projekt ist. Ein Baukonzern, der meist Wolkenkratzer mit 100 Etagen baut, bezeichnet den Bau eines Hochhauses mit 20 Stockwerken wahrscheinlich als kleines Projekt. Für einen Schreiner dagegen, der den Auftrag bekommt, dieses Hochhaus mit Türen auszustatten, ist das vielleicht das größte Projekt seiner Firmengeschichte.

Hochrechnung auf das Projektportfolio

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