Aktuelle Studienergebnisse Was nützen Social-Collaboration-Systeme im Projektmanagement?

Seit einigen Jahren rückt Social Collaboration immer mehr in den Fokus von Unternehmen. Für projektorientierte Organisationen sind entsprechende Software-Systeme besonders interessant, da sie u.a. Projektkoordination und Wissensmanagement erleichtern. Philipp Flößer zeigt anhand seiner Studienergebnisse auf, wie die verschiedenen Systeme Projektarbeit unterstützen können und gibt Empfehlungen, welche sich für bestimmte Projekt- und Teamarten eignen.

 

Aktuelle Studienergebnisse Was nützen Social-Collaboration-Systeme im Projektmanagement?

Seit einigen Jahren rückt Social Collaboration immer mehr in den Fokus von Unternehmen. Für projektorientierte Organisationen sind entsprechende Software-Systeme besonders interessant, da sie u.a. Projektkoordination und Wissensmanagement erleichtern. Philipp Flößer zeigt anhand seiner Studienergebnisse auf, wie die verschiedenen Systeme Projektarbeit unterstützen können und gibt Empfehlungen, welche sich für bestimmte Projekt- und Teamarten eignen.

 

Unter dem Stichwort "Enterprise 2.0" ist Social Collaboration (englisch für "gemeinsame und vernetzte Zusammenarbeit") in den vergangenen Jahren immer mehr in den Fokus von Unternehmen gerückt. Etliche Unternehmen verwenden bereits sogenannte Social-Collaboration-Systeme (SCS).

Für projektorientierte Organisationen sind solche Systeme besonders interessant, da sie mit ihren Funktionen u.a. Projektkoordination und Wissensmanagement erleichtern, z.B. durch den Austausch und die Archivierung von projektrelevantem Wissen.

Häufig fehlen in den Unternehmen allerdings vertiefte Kenntnisse darüber, welche SCS sich für ihre Projekte eignen. Anhand der Ergebnisse einer Umfrage zum Thema "Einsatzmöglichkeiten und Nutzen von SCS" zeigt dieser Beitrag auf, welche Einsatzmöglichkeiten in Unternehmen genutzt werden und gibt Empfehlungen, welche SCS sich für welche Projekt- und Teamarten besonders gut eignen. Bild 1 gibt einen Überblick über die untersuchten Systeme und ihren Stellenwert für die Projektarbeit.

Bild 1: In einer Umfrage wurde untersucht, wie wichtige Social-Collaboration-Systeme die Projektarbeit unterstützen.

  • Im Rahmen der Umfrage wurde vor allem der Nutzen der sieben für die Projektarbeit wichtigsten SCS untersucht. Die Auswahl basierte auf einer Studie von Bughin und Chui aus dem Jahr 2013:
  • gemeinsame Arbeitsbereiche (Anwendungen, die die strukturierte Sammlung und Verwaltung von Informationsobjekten zur gemeinsamen Nutzung innerhalb einer Gruppe ermöglichen, z.B. Share-Point-Arbeitsbereiche)
  • Instant Messenger (z.B. Skype, Microsoft Lync, Yahoo Messenger)
  • Microblogging-Dienste (z.B. Twitter, Tumblr)
  • Newsfeeds (z.B. RSS-Feed, Podcast)
  • soziale Netzwerke (z.B. Yammer, Xing, LinkedIn)
  • Weblogs (z.B. WorldPress, Blogger.com)
  • und Wikis (als sog. "Enterprise Wiki")

Gemeinsame Arbeitsbereiche unterstützen die Projektarbeit am besten

Die Teilnehmer der Umfrage bewerteten gemeinsame Arbeitsbereiche mit großem Abstand am besten (42%). Die sehr gute Bewertung ist darauf zurückzuführen, dass die Umfrageteilnehmer damit bereits seit längerem arbeiten und sie daher als ein unverzichtbares System für erfolgreiches Projektmanagement ansehen: Die Teilnehmer lobten gemeinsame Arbeitsbereiche als "zentrale Projektplattform" zur Verwaltung aller relevanten Informationen zu einem Projekt und beschrieben sie als "essentiell und etabliert". Als sehr hilfreich bezeichneten sie auch die Option zur Einbindung externer Personen sowie die Vernetzung der Plattform mit anderen Anwendungen wie z.B. mit Microsoft Office.

Auch Instant Messenger erfreuten sich großer Beliebtheit bei den Umfrageteilnehmern (18%). Als besonders nützlich lobten sie Features wie Screen-Sharing (auch Desktop-Sharing genannt) und die Möglichkeit, Gruppensitzungen abzuhalten sowie Abwesenheits-Notizen einzurichten.

Bei Wikis (12%) würdigten die Umfrageteilnehmer deren Beitrag zur Strukturierung von Inhalten. Wikis dienen demnach oft als Nachschlagewerke für Informationen aus vergangenen Projekten.

Soziale Netzwerke (9%) folgen auf Platz vier. Privat werden diese zwar schon länger genutzt, im beruflichen Umfeld jedoch erst seit Kurzem. Dadurch ist ihr Bekanntheitsgrad gegenüber den schon länger etablierten Systemen geringer.

Newsfeeds (8%), Weblogs (6%) und Microblogging-Dienste (4%) kommen dagegen aktuell offenbar in Projekten kaum zur Anwendung. Eine Übersicht über die Bewertung der einzelnen Systeme durch die Umfrageteilnehmer ("Anforderungsunterstützung") zeigt Bild 2. Die Werte geben an, wie gut die einzelnen SCS die nachfolgend beschriebenen Anforderungen unterstützen.

Bild 2: Verteilung der Mittelwerte der Systembewertung einzelner Social-Collaboration-Systeme.

Anforderungen an SCS in Projekten

Zur Ermittlung des Nutzens von SCS für die Projektarbeit wurden im ersten Schritt mittels Literaturrecherche die wichtigsten SCS identifiziert. Diese Liste wurde anschließend durch den Austausch mit Experten zum Thema abgesichert.

Das nächste Ziel bestand im Erstellen eines Anforderungskatalogs. Mehrere aktuelle Studien lieferten dafür Ansatzpunkte (s. Tabelle 1). Diese Studien behandeln allerdings – im Gegensatz zu der hier vorgestellten Studie – den Einsatz von SCS allgemein als Business-Anwendungen.

Tabelle 1: Die in der Umfrage untersuchten Anforderungen an Social-Collaboration-Systeme und Studien, die den Wert von SCS anhand ähnlicher Anforderung ermittelt haben (alle Studien von 2013).
Anforderungen an Social-Collaboration-Systeme im Projektmanagement Referenzen mit ähnlichen
Anforderungen
1. Erhöht die Flexibilität in Projekten Parthier
2. Erhöht die Transparenz von Entscheidungen in Projekten Parthier
3. Erhöht das Vertrauen im Projektteam Parthier
4. Erhöht die Motivation im Projektteam Parthier
5. Verbessert die Möglichkeit für Diskussionen im Projektteam Parthier; Microsoft; Richter & Riemer
6. Erleichtert das Finden eines richtigen Ansprechpartners für ein Problem Microsoft
7. Erleichtert das Einbeziehen externer Projektmitarbeiter Microsoft
8. Verbessert die Möglichkeit, die für das Projekt relevanten Informationen, Wissen oder Dokumente zu speichern Richter & Riemer; Microsoft
9. Erleichtert die Verbreitung externer Inhalte (Artikel, Studien,...) innerhalb des Projektteams Richter & Riemer
10. Erleichtert die Organisation von Meetings in Projekten Richter & Riemer
11. Erleichtert die Ideenfindung in Projekten Richter & Riemer; Parthier
12. Verbessert die Möglichkeit zur Koordination der Projektarbeit Richter & Riemer
13. Erleichtert das Lösen von Problemen in Projekten Richter & Riemer
14. Erleichtert den informellen Austausch im Projektteam Richter & Riemer;…

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