Wenn es im Projektteam kracht - das Klärungsmeeting

Bei jedem Projekt kann es früher oder später zu Problemen im Team kommen. Höchste Zeit zu handeln, wenn das Projektziel nicht gefährdet werden soll. Ein wirkungsvolles Instrument ist das Klärungsmeeting. Jörg Meyer zeigt in seinem Artikel, wie sich damit Probleme analysieren lassen und wie das Team Lösungsansätze erarbeitet, die das Projekt wieder auf Kurs bringen. Klärungsmeetings sind ein Beispiel für aktiv praktiziertes Risikomanagement.

Wenn es im Projektteam kracht - das Klärungsmeeting

Bei jedem Projekt kann es früher oder später zu Problemen im Team kommen. Höchste Zeit zu handeln, wenn das Projektziel nicht gefährdet werden soll. Ein wirkungsvolles Instrument ist das Klärungsmeeting. Jörg Meyer zeigt in seinem Artikel, wie sich damit Probleme analysieren lassen und wie das Team Lösungsansätze erarbeitet, die das Projekt wieder auf Kurs bringen. Klärungsmeetings sind ein Beispiel für aktiv praktiziertes Risikomanagement.

Ihr Projekt läuft schon über einige Zeit. Erste Meilensteine konnten erfolgreich bewältigt werden, Zwischentermine und Budgets wurden weitgehend gehalten. Die Stimmung im Team war gut und Sie und die anderen Projektmitarbeiter sind schon ein klein wenig stolz darauf.

Doch je länger Ihr Projekt dauert, um so deutlicher zeigen sich Anzeichen für eine Veränderung. Die Projektmeetings werden nichtssagender, die Teilnehmer weniger und zuweilen kommt es schon mal zu lautstarken Auseinandersetzungen zwischen einzelnen Teammitgliedern. Irgendwie scheinen Motivation und Engagement nachgelassen zu haben. Ihnen ist klar, dass es früher oder später zu ernsthaften Problemen kommen wird, wenn dieser Zustand anhält.

Aber warum ist es überhaupt so weit gekommen?

Das Problem

Im Laufe eines Projekts treten Veränderungen auf mehreren Ebenen ein: auf der Inhaltsebene, auf der Prozessebene und auf der psychosozialen Ebene.

Auf der Inhaltsebene verändert bzw. entwickelt sich die Zieldefinition. Je länger Sie im Projekt tätig sind, desto besser können Sie einschätzen, wie realistisch Ihre Planung war. Die Erreichbarkeit Ihrer qualitativen Ziele sowie der finanziellen und zeitlichen Planung wird da schon mal in Frage gestellt.

Zusammen mit den inhaltlichen Veränderungen verändert sich immer auch die Prozessebene. Dabei geht es um das "Wie" eines Projekts. Die gewählten Methoden, Werkzeuge und Strukturen werden dabei auf den Prüfstand gestellt.

Auf der psychosozialen Ebene, bei den zwischenmenschlichen Beziehungen, passieren die meisten Fehler. Meist scheitern Projekte nicht an der fehlenden fachlichen Qualifikation der Projektmitarbeiter, sondern an deren sozialen Kompetenzen. Diese können am Start eines Projekts noch gut kaschiert werden, treten im Verlauf des Projekts aber offen zu Tage. Meinungsverschiedenheiten und Konflikte werden als Anlass zu persönlichen Angriffen und Gegenangriffen genutzt. Verletzungen und Enttäuschungen sind die Folge, die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern gerät ins Stocken.

Die Lösung

Höchste Zeit für ein Klärungsmeeting, auch Clearing genannt. Dabei handelt es sich um ein inszeniertes und methodisches Instrument, das die konstruktive Zusammenarbeit im Projekt verbessern soll. Ein Clearing dient dazu, zielgerichtet und strukturiert die gegenwärtigen Verhältnisse auf allen drei Projektebenen zu erfassen und gemeinsam sinnvolle Lösungsansätze zur Verbesserung der gegenwärtigen Situation zu erarbeiten.

Eine Investition in das Risikomanagement

Bei der Anzahl von zehn Personen im Projektteam kostet die Durchführung des Klärungsmeetings etwa einen vollen Arbeitstag. Je mehr Konfliktpotenzial sich jedoch auf den Projektebenen angesammelt hat, umso länger dauert das Klärungsmeeting. Je früher dem Projektteam dagegen die Investition in ein Klärungsmeeting gegönnt wird, desto geringer ist der Aufwand und desto weniger störungsanfällig das Projektteam. Somit ist die Durchführung eines Klärungsmeetings eine Investition in aktiv praktiziertes Risikomanagement.

Die praktische Durchführung

Bevor mit dem eigentlichen Klärungs- und Lösungsinstrument begonnen werden kann, ist es sinnvoll, zwei Schritte vorzuschalten.

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