Das grundlegende Schema der der Pie-Chart-Agenda ist ein einfacher Kreis, den Sie analog zu einer Uhr betrachten sollten. Oben in der Mitte, also auf "12 Uhr", ist der Start des Meetings.

Bild 1: Grundschema der Pie-Chart-Agenda

Die Dauer des Meetings entspricht einem Umlauf im Uhrzeigersinn. Das bedeutet, dass z.B. bei "6 Uhr" die halbe Zeit des Meetings abgelaufen ist. Der Event endet folglich wieder beim Ausgangspunkt auf "12 Uhr".

Bild 2: Der Kreis steht für die Dauer des Treffens. 180° entsprechen der Hälfte der verfügbaren Zeit

Im nächsten Schritt geht es darum, die verfügbare Zeit in sinnvolle Abschnitte zu untergliedern. Bild 3 zeigt als Beispiel eine Unterteilung in drei Abschnitte, die für jeweils ein Thema stehen. Für Thema 1, mit dem begonnen wird, steht ¼ der Gesamtzeit zur Verfügung steht, für das anschließende Thema 2 die Hälfte der Gesamtzeit und das letzte Viertel der Besprechung ist für den dritten Themenkomplex reserviert.

Bild 3: Schematisches Beispiel für die Zeiteinteilung mit der Pie-Chart-Agenda

Wenn im Beispiel die Gesamtdauer des Meetings eine Stunde beträgt, entfallen 15 Minuten auf T1, 30 Minuten auf T2 und weitere 15 Minuten auf T3.

Schritt 1: Erstellen Sie die Pie-Chart-Agenda!

Bevor Sie mit der Erstellung der Pie-Chart-Agenda beginnen, sollten Sie entscheiden, ob Sie die Struktur des anstehenden Treffens allein oder im Team erarbeiten wollen. Bei der Strukturierung von Vorträgen werden Sie vermutlich allein tätig werden. Allerdings können Sie sich natürlich auch hier Feedback zu Ihrem initialen Entwurf einholen. Da Meetings und Workshops den Austausch zwischen den Beteiligten fördern sollen, empfehle ich die Ausarbeitung der Pie-Chart-Agenda in einer Kleingruppe.

Der grundsätzliche Ablauf ist unabhängig davon, ob Sie die Agenda im Team oder selbst erstellen:

1. Zeichnen Sie einen möglichst großen Kreis auf ein Flipchart oder ein Whiteboard.
2. Vermerken Sie das Hauptthema in der Mitte des Kreises (Jour Fixe, Lessons Learned, Brainstorming Session usw.)
3. Laden Sie die Gruppe ein, außerhalb des Kreises die Themen und Inhalte zu vermerken. Am besten sind dafür Haftnotizen geeignet, da diese leicht zu verschieben oder zu gruppieren sind.
4. Sobald sich die Gruppe auf die wichtigsten Inhalte geeinigt hat (dieser Prozess sollte nicht länger als 15 Minuten dauern), ordnen Sie die einzelnen Inhalte passenden Zeitabschnitten zu. Zeichnen Sie diese in Form von Sektoren in den Kreis ein.
5. Holen Sie sich am Ende das Commitment aller Beteiligten zur Agenda ab.

Bild 4: Schematischer Ablauf zur Erstellung der Pie-Chart-Agenda

Schritt 2: Das eigentliche Meeting

Stellen Sie zu Beginn die Agenda anhand der Pie-Chart-Agenda vor. Erläutern Sie die Handhabung und stellen Sie die Erwartungen innerhalb der einzelnen Segmente vor.

Achten Sie auf die Einhaltung der vorgesehenen Zeiten. Hierfür kann es sinnvoll sein, die absoluten Zeiten neben den jeweiligen Zeitabschnitten auf dem Flipchart zu notieren.

Optional können Sie während der Besprechung auf der Pie-Chart-Agenda den Fortschritt des Meetings visualisieren, indem Sie die Abschnitte der erledigten Themen mit einem dicken Marker schraffieren. Dadurch lenken Sie zum einen die Aufmerksamkeit immer wieder auf die Agenda und vermitteln andererseits ein Erfolgserlebnis.