Pie-Chart-Agenda

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Pie Chart Agenda

Die Pie-Chart-Agenda (Tortendiagramm-Agenda) visualisiert übersichtlich den Ablauf eines Meetings, Workshops oder Vortrags durch einen Kreis, dessen Umfang die Dauer des Treffens symbolisiert. Die Sektoren des Kreises stehen für die zu behandelnden Themen, ihre Größe für die Zeit, die zu deren Behandlung zur Verfügung steht. Dadurch ordnet die Pie-Chart-Agenda die wichtigsten Aspekte eines Meetings zeitlich an und macht sie allen Beteiligten transparent. 

Pie-Chart-Agenda

Pie-Chart-Agenda

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Pie Chart Agenda

Die Pie-Chart-Agenda (Tortendiagramm-Agenda) visualisiert übersichtlich den Ablauf eines Meetings, Workshops oder Vortrags durch einen Kreis, dessen Umfang die Dauer des Treffens symbolisiert. Die Sektoren des Kreises stehen für die zu behandelnden Themen, ihre Größe für die Zeit, die zu deren Behandlung zur Verfügung steht. Dadurch ordnet die Pie-Chart-Agenda die wichtigsten Aspekte eines Meetings zeitlich an und macht sie allen Beteiligten transparent. 

Pie-Chart-Agenda

Einsatzmöglichkeiten

Sie können mit der Pie-Chart-Agenda allein oder im Team einen bevorstehenden Termin zeitlich strukturieren und in thematisch sinnvolle Abschnitte teilen. Die Pie-Chart-Agenda ist für viele Arten von Ereignissen geeignet, z.B.:

  • Arbeitsbesprechung
  • Jour Fixe
  • Scrum Events (Daily Scrum, Sprint Planning usw.)
  • Workshops(z.B. für Planung oder Auswertung)
  • Vortrag
Christian Botta live erleben auf der PM Welt am 08. Dezember 2020!

Erleben Sie den Vortrag "5+ VISUELLE QUICK-HACKS - Für eine bessere Kommunikation und Kooperation", sowie 30 weitere Speaker in 7 Streams auf der PM Welt 2020.

Das Thema der Konferenz lautet
Stark durch Kooperation! Zusammen.Arbeiten.Grenzenlos.
Die Teilnehmer erhalten in den unterschiedlichen Vorträgen, Diskussionen und Workshops konkrete Anleitungen und Tipps für ihren Projektalltag

 

Ergebnisse
  • In Form eines Tortendiagramms visualisierte Tagesordnung
  • Gemeinsames Verständnis über die zentralen Meeting- bzw. Workshop-Inhalte
  • Gemeinsames Verständnis und Akzeptanz hinsichtlich der zeitlichen Durchführung
Vorteile
Die Effektivität des Treffens wird erhöht, da die zur Verfügung stehende Zeit auf die Themen gemäß ihrer Bedeutung verteilt wird.
Inhalte und zeitliche Struktur der Besprechung werden intuitiv verständlich dargestellt.
Minimaler organisatorischer und materieller Aufwand.
Die Methode fördert den Austausch im Team, sofern die Agenda gemeinsam erstellt wird.
Zeitliche Engpässe können schnell erkannt werden.
Visuell ansprechende Alternative zur üblichen Agenda in Aufzählungsform.
Verbesserung der Besprechungskultur, z.B. durch Optimierung der Vorbereitung.
Grenzen, Risiken, Nachteile
Die Pie-Chart-Agenda soll lediglich einen groben Überblick verschaffen und keinen detaillierten Ablauf modellieren.
Bei Auflistung sämtlicher Besprechungsinhalte wird die Darstellung schnell unübersichtlich. Achten Sie folglich darauf, geeignete Themenblöcke zusammenzufassen.
Die Darstellung ist ebenso nicht geeignet, um eine minutengenaue Planung vorzunehmen.
Wenn Sie die Agenda im Team erstellen, sollte die Erstellung durch einen erfahrenen Moderator begleitet werden, da der Erstellungsprozess ansonsten zu viel Zeit in Anspruch nehmen könnte.
Voraussetzungen
  • Bereitschaft der Teilnehmenden, sich auf diese neue visuelle Herangehensweise einzulassen
  • Bei der Erstellung im Team müssen die Teammitglieder bereit sein, sich auf die gruppendynamischen Aspekte einzulassen.
  • Rahmenbedingungen, Ziel, Inhalte und Zweck des Meetings müssen bekannt sein.
  • Disziplin der Teilnehmenden, die definierten Zeitsegmente in der Besprechung selbst einzuhalten
Qualifizierung

Es bedarf keiner speziellen Qualifikation. Für die Erstellung im Team und für den Einsatz während der Besprechung ist Moderationserfahrung empfehlenswert.

Benötigte Informationen
  • Informationen über Art des Meetings / Workshops, die zu behandelnden Inhalte und die zu erreichenden Ziele
  • Zur Verfügung stehender Zeitrahmen und Liste der Teilnehmenden (z.B. Wer hat wie lange Zeit?)
  • Evtl. bereits bestehende, zu visualisierende Agenda des Meetings
Benötigte Hilfsmittel

Flipchart-Papier und Marker

Herkunft

Die Pie-Chart-Agenda ist eine Methode des sog. "Graphic Facilitation", d.h. der Unterstützung von Gruppenprozessen durch großformatige Visualisierungen. "Erfinder" der Pie-Chart-Agenda sind die visuellen Vordenker Dave Gray, James Macanufo und Sunni Brown (Gray, Brown u. Macanufo: Gamestorming: Ein Praxisbuch für Querdenker, Moderatoren und Innovatoren, O'Reilly Verlag, 2011).

Weitere Anregungen für Graphic Facilitation finden Sie in meinem Buch Business Visualisierung (Botta, Christian; Reinold, Daniel; Schloss, Bernhard: Business Visualisierung, mind.any Verlag, 2018)

Durchführung: Schritt für Schritt

Das grundlegende Schema der der Pie-Chart-Agenda ist ein einfacher Kreis, den Sie analog zu einer Uhr betrachten sollten. Oben in der Mitte, also auf "12 Uhr", ist der Start des Meetings.

Bild 1: Grundschema der Pie-Chart-Agenda

Bild 1: Grundschema der Pie-Chart-Agenda

Die Dauer des Meetings entspricht einem Umlauf im Uhrzeigersinn. Das bedeutet, dass z.B. bei "6 Uhr" die halbe Zeit des Meetings abgelaufen ist. Der Event endet folglich wieder beim Ausgangspunkt auf "12 Uhr".

Bild 2: Der Kreis steht für die Dauer des Treffens. 180°  entsprechen der Hälfte der verfügbaren Zeit

Bild 2: Der Kreis steht für die Dauer des Treffens. 180° entsprechen der Hälfte der verfügbaren Zeit

Im nächsten Schritt geht es darum, die verfügbare Zeit in sinnvolle Abschnitte zu untergliedern. Bild 3 zeigt als Beispiel eine Unterteilung in drei Abschnitte, die für jeweils ein Thema stehen. Für Thema 1, mit dem begonnen wird, steht ¼ der Gesamtzeit zur Verfügung steht, für das anschließende Thema 2 die Hälfte der Gesamtzeit und das letzte Viertel der Besprechung ist für den dritten Themenkomplex reserviert.

Bild 3: Schematisches Beispiel für die Zeiteinteilung mit der Pie-Chart-Agenda

Bild 3: Schematisches Beispiel für die Zeiteinteilung mit der Pie-Chart-Agenda

Wenn im Beispiel die Gesamtdauer des Meetings eine Stunde beträgt, entfallen 15 Minuten auf T1, 30 Minuten auf T2 und weitere 15 Minuten auf T3.

Schritt 1: Erstellen Sie die Pie-Chart-Agenda!

Bevor Sie mit der Erstellung der Pie-Chart-Agenda beginnen, sollten Sie entscheiden, ob Sie die Struktur des anstehenden Treffens allein oder im Team erarbeiten wollen. Bei der Strukturierung von Vorträgen werden Sie vermutlich allein tätig werden. Allerdings können Sie sich natürlich auch hier Feedback zu Ihrem initialen Entwurf einholen. Da Meetings und Workshops den Austausch zwischen den Beteiligten fördern sollen, empfehle ich die Ausarbeitung der Pie-Chart-Agenda in einer Kleingruppe.

Der grundsätzliche Ablauf ist unabhängig davon, ob Sie die Agenda im Team oder selbst erstellen:

  1. Zeichnen Sie einen möglichst großen Kreis auf ein Flipchart oder ein Whiteboard.
  2. Vermerken Sie das Hauptthema in der Mitte des Kreises (Jour Fixe, Lessons Learned, Brainstorming Session usw.)
  3. Laden Sie die Gruppe ein, außerhalb des Kreises die Themen und Inhalte zu vermerken. Am besten sind dafür Haftnotizen geeignet, da diese leicht zu verschieben oder zu gruppieren sind.
  4. Sobald sich die Gruppe auf die wichtigsten Inhalte geeinigt hat (dieser Prozess sollte nicht länger als 15 Minuten dauern), ordnen Sie die einzelnen Inhalte passenden Zeitabschnitten zu. Zeichnen Sie diese in Form von Sektoren in den Kreis ein.
  5. Holen Sie sich am Ende das Commitment aller Beteiligten zur Agenda ab.
Bild 4: Schematischer Ablauf zur Erstellung der  Pie-Chart-Agenda

Bild 4: Schematischer Ablauf zur Erstellung der Pie-Chart-Agenda

Schritt 2: Das eigentliche Meeting

Stellen Sie zu Beginn die Agenda anhand der Pie-Chart-Agenda vor. Erläutern Sie die Handhabung und stellen Sie die Erwartungen innerhalb der einzelnen Segmente vor.

Achten Sie auf die Einhaltung der vorgesehenen Zeiten. Hierfür kann es sinnvoll sein, die absoluten Zeiten neben den jeweiligen Zeitabschnitten auf dem Flipchart zu notieren.

Optional können Sie während der Besprechung auf der Pie-Chart-Agenda den Fortschritt des Meetings visualisieren, indem Sie die Abschnitte der erledigten Themen mit einem dicken Marker schraffieren. Dadurch lenken Sie zum einen die Aufmerksamkeit immer wieder auf die Agenda und vermitteln andererseits ein Erfolgserlebnis.

Praxistipps ...

Aufgabengebiete

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