

Die Pie-Chart-Agenda (Tortendiagramm-Agenda) visualisiert übersichtlich den Ablauf eines Meetings, Workshops oder Vortrags durch einen Kreis, dessen Umfang die Dauer des Treffens symbolisiert. Die Sektoren des Kreises stehen für die zu behandelnden Themen, ihre Größe für die Zeit, die zu deren Behandlung zur Verfügung steht. Dadurch ordnet die Pie-Chart-Agenda die wichtigsten Aspekte eines Meetings zeitlich an und macht sie allen Beteiligten transparent.
Die Pie-Chart-Agenda (Tortendiagramm-Agenda) visualisiert übersichtlich den Ablauf eines Meetings, Workshops oder Vortrags durch einen Kreis, dessen Umfang die Dauer des Treffens symbolisiert. Die Sektoren des Kreises stehen für die zu behandelnden Themen, ihre Größe für die Zeit, die zu deren Behandlung zur Verfügung steht. Dadurch ordnet die Pie-Chart-Agenda die wichtigsten Aspekte eines Meetings zeitlich an und macht sie allen Beteiligten transparent.
Sie können mit der Pie-Chart-Agenda allein oder im Team einen bevorstehenden Termin zeitlich strukturieren und in thematisch sinnvolle Abschnitte teilen. Die Pie-Chart-Agenda ist für viele Arten von Ereignissen geeignet, z.B.:
Das grundlegende Schema der der Pie-Chart-Agenda ist ein einfacher Kreis, den Sie analog zu einer Uhr betrachten sollten. Oben in der Mitte, also auf "12 Uhr", ist der Start des Meetings.
Bild 1: Grundschema der Pie-Chart-Agenda
Die Dauer des Meetings entspricht einem Umlauf im Uhrzeigersinn. Das bedeutet, dass z.B. bei "6 Uhr" die halbe Zeit des Meetings abgelaufen ist. Der Event endet folglich wieder beim Ausgangspunkt auf "12 Uhr".
Bild 2: Der Kreis steht für die Dauer des Treffens. 180° entsprechen der Hälfte der verfügbaren Zeit
Im nächsten Schritt geht es darum, die verfügbare Zeit in sinnvolle Abschnitte zu untergliedern. Bild 3 zeigt als Beispiel eine Unterteilung in drei Abschnitte, die für jeweils ein Thema stehen. Für Thema 1, mit dem begonnen wird, steht ¼ der Gesamtzeit zur Verfügung steht, für das anschließende Thema 2 die Hälfte der Gesamtzeit und das letzte Viertel der Besprechung ist für den dritten Themenkomplex reserviert.
Bild 3: Schematisches Beispiel für die Zeiteinteilung mit der Pie-Chart-Agenda
Wenn im Beispiel die Gesamtdauer des Meetings eine Stunde beträgt, entfallen 15 Minuten auf T1, 30 Minuten auf T2 und weitere 15 Minuten auf T3.
Bevor Sie mit der Erstellung der Pie-Chart-Agenda beginnen, sollten Sie entscheiden, ob Sie die Struktur des anstehenden Treffens allein oder im Team erarbeiten wollen. Bei der Strukturierung von Vorträgen werden Sie vermutlich allein tätig werden. Allerdings können Sie sich natürlich auch hier Feedback zu Ihrem initialen Entwurf einholen. Da Meetings und Workshops den Austausch zwischen den Beteiligten fördern sollen, empfehle ich die Ausarbeitung der Pie-Chart-Agenda in einer Kleingruppe.
Der grundsätzliche Ablauf ist unabhängig davon, ob Sie die Agenda im Team oder selbst erstellen:
Bild 4: Schematischer Ablauf zur Erstellung der Pie-Chart-Agenda
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