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Pie-Chart-Agenda
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Pie Chart Agenda
Die Pie-Chart-Agenda (Tortendiagramm-Agenda) visualisiert übersichtlich den Ablauf eines Meetings, Workshops oder Vortrags durch einen Kreis, dessen Umfang die Dauer des Treffens symbolisiert. Die Sektoren des Kreises stehen für die zu behandelnden Themen, ihre Größe für die Zeit, die zu deren Behandlung zur Verfügung steht. Dadurch ordnet die Pie-Chart-Agenda die wichtigsten Aspekte eines Meetings zeitlich an und macht sie allen Beteiligten transparent.
Autor
Pie-Chart-Agenda
English
Pie Chart Agenda
Die Pie-Chart-Agenda (Tortendiagramm-Agenda) visualisiert übersichtlich den Ablauf eines Meetings, Workshops oder Vortrags durch einen Kreis, dessen Umfang die Dauer des Treffens symbolisiert. Die Sektoren des Kreises stehen für die zu behandelnden Themen, ihre Größe für die Zeit, die zu deren Behandlung zur Verfügung steht. Dadurch ordnet die Pie-Chart-Agenda die wichtigsten Aspekte eines Meetings zeitlich an und macht sie allen Beteiligten transparent.
Einsatzmöglichkeiten
Sie können mit der Pie-Chart-Agenda allein oder im Team einen bevorstehenden Termin zeitlich strukturieren und in thematisch sinnvolle Abschnitte teilen. Die Pie-Chart-Agenda ist für viele Arten von Ereignissen geeignet, z.B.:
- Arbeitsbesprechung
- Jour Fixe
- Scrum Events (Daily Scrum, Sprint Planning usw.)
- Workshops(z.B. für Planung oder Auswertung)
- Vortrag
Vorteile
- Die Effektivität des Treffens wird erhöht, da die zur Verfügung stehende Zeit auf die Themen gemäß ihrer Bedeutung verteilt wird.
- Inhalte und zeitliche Struktur der Besprechung werden intuitiv verständlich dargestellt.
- Minimaler organisatorischer und materieller Aufwand.
- Die Methode fördert den Austausch im Team, sofern die Agenda gemeinsam erstellt wird.
- Zeitliche Engpässe können schnell erkannt werden.
- Visuell ansprechende Alternative zur üblichen Agenda in Aufzählungsform.
- Verbesserung der Besprechungskultur, z.B. durch Optimierung der Vorbereitung.
Grenzen, Risiken, Nachteile
- Die Pie-Chart-Agenda soll lediglich einen groben Überblick verschaffen und keinen detaillierten Ablauf modellieren.
- Bei Auflistung sämtlicher Besprechungsinhalte wird die Darstellung schnell unübersichtlich. Achten Sie folglich darauf, geeignete Themenblöcke zusammenzufassen.
- Die Darstellung ist ebenso nicht geeignet, um eine minutengenaue Planung vorzunehmen.
- Wenn Sie die Agenda im Team erstellen, sollte die Erstellung durch einen erfahrenen Moderator begleitet werden, da der Erstellungsprozess ansonsten zu viel Zeit in Anspruch nehmen könnte.
Ergebnis
- In Form eines Tortendiagramms visualisierte Tagesordnung
- Gemeinsames Verständnis über die zentralen Meeting- bzw. Workshop-Inhalte
- Gemeinsames Verständnis und Akzeptanz hinsichtlich der zeitlichen Durchführung
Voraussetzungen
- Bereitschaft der Teilnehmenden, sich auf diese neue visuelle Herangehensweise einzulassen
- Bei der Erstellung im Team müssen die Teammitglieder bereit sein, sich auf die gruppendynamischen Aspekte einzulassen.
- Rahmenbedingungen, Ziel, Inhalte und Zweck des Meetings müssen bekannt sein.
- Disziplin der Teilnehmenden, die definierten Zeitsegmente in der Besprechung selbst einzuhalten
Qualifizierung
Es bedarf keiner speziellen Qualifikation. Für die Erstellung im Team und für den Einsatz während der Besprechung ist Moderationserfahrung empfehlenswert.
Benötigte Informationen
- Informationen über Art des Meetings / Workshops, die zu behandelnden Inhalte und die zu erreichenden Ziele
- Zur Verfügung stehender Zeitrahmen und Liste der Teilnehmenden (z.B. Wer hat wie lange Zeit?)
- Evtl. bereits bestehende, zu visualisierende Agenda des Meetings
Benötigte Hilfsmittel
Flipchart-Papier und Marker
Durchführung …
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Herkunft
Die Pie-Chart-Agenda ist eine Methode des sog. "Graphic Facilitation", d.h. der Unterstützung von Gruppenprozessen durch großformatige Visualisierungen. "Erfinder" der Pie-Chart-Agenda sind die visuellen Vordenker Dave Gray, James Macanufo und Sunni Brown (Gray, Brown u. Macanufo: Gamestorming: Ein Praxisbuch für Querdenker, Moderatoren und Innovatoren, O'Reilly Verlag, 2011).
Weitere Anregungen für Graphic Facilitation finden Sie in meinem Buch Business Visualisierung (Botta, Christian; Reinold, Daniel; Schloss, Bernhard: Business Visualisierung, mind.any Verlag, 2018)
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