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InLoox – vollwertiges Projektmanagement mit Outlook

Für viele Projektleiter und Projektmitarbeiter ist Outlook das Standard-Kommunikationstool. Warum dort also nicht auch gleich Projekte planen, steuern und den Fortschritt dokumentieren? Die Multiprojektmanagement-Software InLoox verfolgt genau diesen Ansatz, funktioniert aber auch unabhängig von Outlook als reine Webanwendung. Dr. Mey Mark Meyer hat sich das Tool für Sie angesehen.

InLoox – vollwertiges Projektmanagement mit Outlook

Für viele Projektleiter und Projektmitarbeiter ist Outlook das Standard-Kommunikationstool. Warum dort also nicht auch gleich Projekte planen, steuern und den Fortschritt dokumentieren? Die Multiprojektmanagement-Software InLoox verfolgt genau diesen Ansatz, funktioniert aber auch unabhängig von Outlook als reine Webanwendung. Dr. Mey Mark Meyer hat sich das Tool für Sie angesehen.

Im Projektalltag verbringen wir viel Zeit damit, uns mit anderen Beteiligten abzustimmen und diese Abstimmungen zu organisieren. Oft kommt dabei Microsoft Outlook mit seinen Funktionen für E-Mail und Kalender zum Einsatz. Doch dessen rudimentäre Aufgabenverwaltung reicht selbst für einfachste Projekte kaum aus. InLoox bietet dagegen als spezialisierte Projektmanagement-Software leistungsfähige Funktionen, um das operative Projektmanagement zu unterstützen. Die Software wird in Outlook eingebunden und erweitert dieses so zu einem universellen Werkzeug für Projektmitarbeiter. Dank mobiler Anwendungen für Tablets und Smartphones sowie einer Web-App ist der Zugriff auf die Projektdaten auch ohne Outlook möglich, was insbesondere für externe Teammitglieder hilfreich ist.

Das ganze Projekt in Outlook

Nach der Installation von InLoox für Outlook findet der Anwender dort eine neue Symbolleiste. Auf dieser sind alle InLoox-Funktionen gesammelt, wie etwa die Projektliste mit allen Projekten, auf die der Anwender zugreifen darf. Ein Doppelklick auf eines der Projekte in der Liste öffnet ein neues Fenster. Dort wird das Projekt dann bearbeitet.

Von der ersten Ideen-Mindmap bis zum Projektplan

Für die Ideensammlung zu Beginn des Projekts bietet sich die Mindmap-Funktion an. Per Mindmap werden z.B. Projekt-Ziele gesammelt, die Lieferobjekte strukturiert oder der Projektstrukturplan mit seinen Arbeitspaketen erstellt. Einzelne Zweige der Mindmap können als Aufgaben definiert werden, um sie dann mit Start- und Endterminen zu versehen und an Teammitglieder zu delegieren. Bei kleinen Projekten kann das schon ausreichen, um mit einer strukturierten Aufgabenverwaltung die erforderlichen Tätigkeiten zu koordinieren. Die Kanban-Board-Ansicht der Aufgaben hilft dann, den Bearbeitungsstatus im Blick zu behalten.

Eine genauere Terminplanung mit Phasen und Vorgängen ist in InLoox mit Hilfe des Gantt-Diagramms möglich (Bild 1). Unterste Planungsebene sind auch hier die Aufgaben. Deren Start- und Endtermine legt man allerdings nicht von Hand fest, sondern sie werden aus den berechneten Terminen des übergeordneten Vorgangs übernommen. Bei Bedarf kann man die Zeiten dann immer noch ändern.

Der Terminplan mit den Projektaufgaben in InLoox für Outlook

Bild 1: Der Terminplan mit den Projektaufgaben in InLoox für Outlook

Wer seine Projektplanung in der Mindmap beginnt, kann die dort geplanten Aktivitäten per Knopfdruck in den Terminplan kopieren. Die Zweige aus der Mindmap werden dann – je nach ihrer Hierarchie in der Map – im Terminplan als Vorgänge bzw. Sammelvorgänge eingefügt. Hatte man vorher in der Map einzelne Zweige als Aufgaben definiert, erzeugt InLoox durch das Kopieren daraus gleichnamige Vorgänge. Unter demselben Namen existieren dann also sowohl die als Aufgaben markierten Elemente der Map als auch die daraus erzeugten Vorgänge im Terminplan – denen man nun wiederum Aufgaben zuordnen müsste. Das kann verwirren.

Besser ist es, Schritt für Schritt vorzugehen und die Mindmap nur zum Sammeln der Projekt-Aktivitäten zu verwenden. Im Gantt-Diagramm werden Phasen und Vorgänge geplant. Dann ordnet man die per Mindmap erfassten Aufgaben, die sich in der Gantt-Ansicht in einem Seitenpanel einblenden lassen (Bild 1), den einzelnen Vorgängen manuell zu, indem man sie aus dem Panel in den Terminplan zieht. Das stellt sicher, dass der Terminplan alle per Mindmap gesammelten Aufgaben abdeckt. Alternativ kann man selbstverständlich auch ganz ohne Mindmap arbeiten und direkt im Gantt-Diagramm damit beginnen, Vorgänge, Meilensteine und Aufgaben zu erstellen.

Eine flexiblere Vernetzung wäre dennoch toll: Könnte man Aufgaben sowohl einem Gantt-Vorgang als auch mehreren Zweigen der Mindmap gleichzeitig zuordnen, wären verschiedene Gliederungen im Projekt möglich. Neben einer phasenorientierten Struktur im Terminplan könnten die Aufgaben in der Mindmap z.B. nach betroffenen Bauteilen, beteiligten Abteilungen oder Vertragspositionen gruppiert werden, um den Fortschritt unter diesen Gesichtspunkten im Blick zu behalten. Die Mindmap wäre dann nicht nur Kreativitätswerkzeug, sondern auch Steuerungshilfe.

Mindmap, Gantt, Kanban: Aufgaben im Blick

Egal in welcher Darstellungsform: Die Aufgaben sind in InLoox die zentralen Elemente. Sie werden Teammitgliedern zugeordnet, für sie kann Aufwand geplant und der Projektfortschritt an ihnen gemessen werden. Auch die Zeiterfassung erfolgt anhand der Aufgaben. Dementsprechend viele Wege bietet die Software, um Aufgaben zu bearbeiten:

  • Aufgabenliste: Eine Liste im typischen Outlook-Stil gibt es natürlich auch in InLoox. Hier finden Anwender ihre eigenen Aufgaben aus sämtlichen Projekten. Bei Bedarf kann die Liste schnell erweitert werden, um etwa alle Aufgaben aus einem dieser Projekte zu zeigen. Dies und diverse Filtermöglichkeiten helfen dabei, zu klären, was in den Projekten so ansteht.
  • Kanban-Board: Für jedes Projekt gibt es jeweils ein Task-Board für die Projektaufgaben. Die Spalten des Task-Boards legen die Administratoren fest, Anwender können sie dann für ihr Projekt anpassen. Zwar gibt es keine personenbezogenen Task-Boards über alle Projekte hinweg, die Boards der einzelnen Projekte können jedoch leicht so gefiltert werden, dass sie nur die Aufgaben eines einzelnen Teammitglieds anzeigen. Das Task-Board eignet sich hervorragend, um einen Überblick über den Bearbeitungsstatus des Projekts zu bekommen und z.B. in der Projektbesprechung Aktualisierungen zu pflegen.
  • Gantt-Plan: Im Balkendiagramm werden unterhalb der Vorgänge die jeweils zugehörigen Aufgaben dargestellt. Das ist hilfreich, um rasch zu sehen, welche Aufgaben aktuell anstehen. Aufgaben, die noch zu keinem Vorgang gehören, finden sich in dem Panel rechts neben dem Gantt-Diagramm. Von dort werden sie bei Bedarf einfach auf die zugehörigen Vorgänge gezogen.
  • Synchronisierte Aufgaben: Auch wenn InLoox in Outlook integriert ist, werden InLoox-Aufgaben deswegen nicht automatisch auch zu Outlook-Aufgaben. Schließlich kann InLoox mit der Web-App und den Mobile-Apps auch ohne Outlook verwendet werden. Dazu später mehr. Außerdem bieten die InLoox-Aufgaben mehr Funktionalität als die simple Aufgabenliste in Outlook. Allerdings kann mit wenigen Klicks aus einer InLoox-Aufgabe eine sogenannte synchronisierte Aufgabe erstellt werden, die dann in Outlook erscheint. Änderungen an dieser Aufgabe werden allerdings nicht zurück in InLoox übertragen.

Anhand der für die Aufgaben eingeplanten Ressourcen berechnet InLoox die Teamauslastung, sodass klar wird, welche Mitarbeiter angesichts der anstehenden Projekte noch freie Kapazität haben und welche bereits ausgelastet sind. Außerdem können für jede Aktivität ein Kostensatz sowie ein Verkaufssatz eingeplant werden. Die Budgetansicht zeigt dann anhand der geplanten Ressourcen die erwarteten Projektkosten und Einnahmen ebenso wie die Ist-Kosten, sofern auch diese während des Projekts erfasst werden. Das ersetzt keine Finanzwirtschaft, kann aber z.B. in Dienstleistungsprojekten helfen, das Projekt zu kalkulieren und später Abrechnung und Auftragsbudget im Blick zu behalten.

Ein großer Vorteil des Outlook-Clients ist die Möglichkeit, auch offline arbeiten zu können. Auch wenn kein Netz zur Verfügung steht, beispielsweise im Flugzeug oder Zug, können Anwender die Projektdaten dennoch einsehen und bearbeiten. Sobald wieder eine Verbindung zum Server besteht, werden die Änderungen mit dem Server synchronisiert. Bei einer integrierten Planung kann es dabei zu Konflikten kommen: Während man wichtige Projekt-Mitarbeiter im Funkloch noch verfügbar wähnte, hat die Kollegin womöglich mittlerweile ihr Projekt unter Einplanung genau dieses Teams aktualisiert. Auch wegen solcher Abhängigkeiten sind Systeme, die offline arbeiten können, selten geworden. InLoox bietet den Anwendern diese Möglichkeit und kann auch verschiedene Strategien nutzen, um Konflikte automatisch zu lösen. Allerdings sollten etwaige Konflikte bei der Synchronisation eher mit den betroffenen Kollegen besprochen werden. Es empfiehlt sich also nicht, einen Projektplan tagelang auf dem eigenen Rechner zu verstecken, bevor man ihn wieder mit dem Server abgleicht. Um aber während einer Reise oder bei einem Außer-Haus-Termin ohne Rücksicht auf eine fragile Netzverbindung arbeiten zu können, ist diese Fähigkeit sehr nützlich.

E-Mail, Termine - Integration im Alltag

Neben der neuen Symbolleiste in Outlook macht sich InLoox auch direkt in einzelnen Outlook-Funktionen bemerkbar. In E-Mails erscheinen in der Kopfleiste neue Schaltflächen mit den Favoritenprojekten sowie jeweils zwei kleinen Symbolen darunter: Ein Klick auf das jeweilige Symbol reicht aus, damit InLoox die E-Mail diesem Projekt als Aufgabe bzw. Dokument zuordnet (Bild 2). Dann kann das ganze Team auf wichtige E-Mails zugreifen. Genauso leicht erzeugt man aus E-Mails neue Aufgaben oder Projekte.

Mit nur einem Klick auf das entsprechende Symbol in der Kopfleiste werden aus E-Mails neue Projektaufgaben

Bild 2: Mit nur einem Klick auf das entsprechende Symbol in der Kopfleiste werden aus E-Mails neue Projektaufgaben

Viele Projekttermine stehen ohnehin im Outlook-Kalender. Auch für Termine gibt es daher zusätzliche Funktionen: So kann der Termin einem Projekt als Aufgabe zugefügt oder als Zeitbuchung auf ein Projekt erfasst werden. Anwender müssen nur noch das betreffende Projekt auswählen, damit InLoox die Zeiterfassungsmaske öffnet und diese bereits mit den Eckdaten des Termins füllt. Es ist durchaus möglich, aus einem Termin eine Aufgabe für ein Projekt zu erstellen und für den gleichen Termin später Zeiten für ein anderes Projekt zu erfassen.

InLoox auch ohne Outlook: Die Web-App

Nicht überall ist Microsoft Outlook verfügbar. Die InLoox Web-App bringt die Software auch ohne Outlook auf jeden Arbeitsplatz, sofern ein aktueller Browser vorhanden ist. So ist es leicht möglich, Beteiligte aus anderen Unternehmen in ein Projekt einzuladen, die für die Mitwirkung in einem einzelnen Projekt nicht eigens InLoox für Outlook installieren möchten oder können. Die Web-App eignet sich auch, um von anderen Rechnern als dem eigenen auf die Projektdaten zuzugreifen. Sie ist in einem modernen Design gestaltet und gliedert ihre Funktionen in die sechs Bereiche: "Arbeitsplatz", "Aufgaben", "Dokumente", "Personen", "Projekte" und "Zeit".

Der "Arbeitsplatz" zeigt eine kombinierte Listen- und Kalender-Ansicht der eigenen Aufgaben aus allen Projekten. Eine vollständige Aufgabenliste aus allen Projekten bietet der Bereich "Aufgaben". Gerade von unterwegs, wenn die Serverlaufwerke im Unternehmen nicht erreichbar sind, kann der Browserzugriff auf wichtige Projektdokumente, den die Web-App ebenfalls bietet, hilfreich sein. Im "Zeit"-Arbeitsbereich der Web-App werden die für Projektaufgaben geleisteten Arbeitszeiten zurückgemeldet.

Die eigentliche Projektplanung findet in der Web-App im Bereich "Projekte" statt. Nachdem der Anwender das zu bearbeitende Projekt ausgewählt hat, öffnet sich in InLoox – ähnlich wie im Outlook-Client – ein Projektarbeitsbereich mit eigener Navigation. Hier gibt es dann auch wieder ein Taskboard für die Projektaufgaben (Bild 3) und einen Gantt-Terminplan. Auch die Checklisten stehen im Web zur Verfügung, außerdem können Budgets und Kostenpläne bearbeitet werden.

Auch die Web-App bietet ein Kanban-Board  für den Aufgaben-Überblick

Bild 3: Auch die Web-App bietet ein Kanban-Board für den Aufgaben-Überblick

Die Web-App deckt damit nicht nur die Aufgaben der Teammitglieder vollständig ab, sondern ist durchaus auch für die Projektleitung ein geeignetes Werkzeug. Noch bleibt sie allerdings hinter den Funktionen des Outlook-Clients zurück: Die Mindmap fehlt beispielsweise und auch die Anzeige von Aufgaben im Terminplan ist nur eingeschränkt möglich. Auch zeigt die Web-App immer die aktuelle Projektplanung, während im Outlook-Client auch Momentaufnahmen als Referenzpläne für spätere Vergleiche gespeichert werden können. Für intensive Planungsarbeiten empfiehlt sich also vorerst weiterhin InLoox für Outlook.

Mobile-App

Die Bedienoberfläche der Web-App passt sich jeweils den Abmessungen der verwendeten Hardware an und ist dadurch auch auf kleinen Tablets und Smartphones gut zu bedienen. Für diese gibt es allerdings auch die neuen InLoox Mobile-Apps für Android und iOS. Sie bieten die wichtigsten Funktionen für unterwegs. Anwender behalten damit ihre eigenen Aufgaben im Blick, können Rückmeldungen zum Fortschritt der Aktivitäten geben und die benötigte Bearbeitungszeit für die Aufgaben erfassen (Bild 4).

Die Mobile-App bringt InLoox auf Tablets und Smartphones

Bild 4: Die Mobile-App bringt InLoox auf Tablets und Smartphones

Interessant ist die Möglichkeit, direkt aus der App heraus Fotos zu schießen. Diese werden dann als Dokument an Aufgaben angefügt. Diese Funktion dürfte beispielsweise im Bau- und Anlagenbau oder dem Handwerk nützlich sein, etwa um Mängel zu dokumentieren, eine Aufgabenbeschreibung zu verdeutlichen oder das Ergebnis einer Aufgabe zu dokumentieren. Die Mobile-Apps richten sich vor allem an Projektmitarbeiter.

Lizenzen und Systemanforderungen

InLoox PM ist in verschiedenen Varianten erhältlich. Einzel-Nutzer installieren sich die Software einfach als alleinstehendes Add-In zu Outlook, das ab 490 Euro (inkl. USt.) erhältlich ist. Teams werden einen gemeinsamen Server verwenden wollen, um zusammen an Projekten zu arbeiten. Für diesen Zweck gibt es den Workgroup Server für 990 Euro, mit dem auch Multiprojektauswertungen möglich sind. Der Enterprise-Server für 1.590 Euro bringt darüber hinaus noch die Web-Apps mit. Mit dem Enterprise-Server können auch reine Web-User-Lizenzen für 390 Euro erworben werden. Für größere Anwendergruppen gibt es zudem Staffelpreise.

Falls die benötigten Datenbank- und Webserver nicht selbst betrieben werden sollen, bietet sich die Cloud-Lösung "InLoox now" an. Damit kann man die Software auch erst einmal testen. Falls später ein Umstieg auf eigene Server erfolgen soll, hilft ein Migrationsassistent bei der Datenübernahme.

Projektmanagement-Software ist selten unabhängig von anderen Systemen. Meist sind vorhandene Softwarelösungen anzubinden, um beispielsweise erfasste Projektzeiten weiterzuverarbeiten oder die Ist-Kosten der Projekte einzuspielen. Für solche technischen Verbindungen bietet InLoox eine Programmierschnittstelle (API). Sie ist nicht nur für den Datenaustausch geeignet, sondern unterstützt auch die Automatisierung. So könnte z.B. bei einem neuen Auftrag im CRM automatisch ein Projektraum in InLoox angelegt werden. Auch die InLoox-Clients für Outlook, Web und mobile Geräte nutzen diese API. Auf dieser technischen Grundlage hat InLoox außerdem ein Partnerprogramm gestartet, über das auch Drittanbieter Erweiterungen für die Software anbieten können.

Fazit

InLoox lässt sich zwar auch ohne Outlook als reine Webanwendung im Browser nutzen, die Besonderheit ist aber zweifellos die enge Integration in Outlook. Das führt Termine, E-Mails und die Projektplanung in einer Anwendung zusammen und erleichtert so z.B. die Zeiterfassung aus Kalenderterminen. Zugleich ist es ein psychologischer Trick, der die Einführung vereinfacht: Anwender müssen scheinbar lediglich einige neue Funktionen in einer bekannten Software erlernen. Auf eine fundierte Schulung der Projektmitarbeiter, insbesondere der Projektplaner, sollte aber gerade deswegen nicht verzichtet werden, zumal es immer auch gilt, den Zusammenhang zu den Methoden und Prozessen zu schulen, zu deren Unterstützung eine PM-Software eingesetzt wird. Dank der Möglichkeit, Aufgaben auch in Task-Boards zu bearbeiten und den Einstieg in die Projektplanung sehr intuitiv in einer Mindmap zu beginnen, empfiehlt sich das Programm auch als leichtgewichtiger Einstieg in das softwaregestützte Projektmanagement. Die Web-App wird zunehmend leistungsfähiger und ist inzwischen zu einem Werkzeug auch für Projektleiter geworden, statt nur Teammitglieder anzusprechen. Die haben mit den mobilen Apps nun eine Möglichkeit, um von überall auf Projektdaten zuzugreifen.

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