Ressourcenbedarf erkennen, Engpässe vermeiden Excel-Vorlage – Ressourcenplanung mit Projektpriorisierung

Excel-Vorlage - Ressourcenplanung mit Projektpriorisierung

Ressourcenengpässe zählen zu den typischen Problemen in einer Multiprojektumgebung. Abhilfe schafft eine Ressourcenplanung auf Basis klarer Projektprioritäten. Dazu ist keine Spezialsoftware nötig – die hier vorgestellte Excel-Lösung reicht in vielen Fällen völlig aus.

Management Summary

Ressourcenbedarf erkennen, Engpässe vermeiden Excel-Vorlage – Ressourcenplanung mit Projektpriorisierung

Excel-Vorlage - Ressourcenplanung mit Projektpriorisierung

Ressourcenengpässe zählen zu den typischen Problemen in einer Multiprojektumgebung. Abhilfe schafft eine Ressourcenplanung auf Basis klarer Projektprioritäten. Dazu ist keine Spezialsoftware nötig – die hier vorgestellte Excel-Lösung reicht in vielen Fällen völlig aus.

Management Summary

Es gibt eine Reihe brauchbarer Konzepte, um Multiprojektmanagement in einem Unternehmen zu etablieren, methodisch auszugestalten und weiterzuentwickeln. In der Regel benötigen solche Konzepte allerdings eine längerfristige Vorbereitung und Schulungen, bevor sie ihre Wirkung entfalten. Beim Thema Multiprojektmanagement stehen Unternehmen in der Praxis jedoch oft vor Herausforderungen, die unmittelbares Handeln erfordern – z.B. bei Ressourcenkonflikten oder Problemen wegen Projektabhängigkeiten. Dann sind schnelle Erfolge gewünscht und keine längerfristigen Konzepte. Was kann man in solchen Situationen konkret tun?

Wie sich mit einfachen Mitteln Multiprojektumgebungen steuern lassen – auch ohne hohen PM-Reifegrad oder administrativen Overhead –, beschreibt Dr. Jörg Seidl ausführlich in seinem Beitrag "Mit welchen Mitteln lässt sich die Projektlandschaft steuern?" (projektmagazin 12/2018). Eine wirkungsvolle Stellschraube ist z.B. eine Ressourcenplanung auf Basis einer klaren Projektpriorisierung. Dafür reicht ein einfaches Schema aus, das die geplanten Ressourcen für jedes Projekt im Verlauf einer Periode als "Ressourcengebirge" darstellt (Bild 1). Die ebenfalls dargestellte Kapazitätsgrenze zeigt deutlich auf, was in einer Periode geleistet werden kann und was nicht. 

Dieser Beitrag liefert das passende Excel-Tool, um eine solche prioritätsgesteuerte Ressourcenplanung in der Praxis umzusetzen. 

Bild 1: Wie viele Ressourcen jedes Projekt pro Periode bindet, lässt sich leicht anhand eines "Ressourcengebirges" visualisieren
Bild 1: Wie viele Ressourcen jedes Projekt pro Periode bindet, lässt sich leicht anhand eines "Ressourcengebirges" visualisieren

 

Der Beitrag erklärt, wie die Excel-Lösung funktioniert und liefert eine fertige Vorlage, die Sie mit Microsoft Excel 2019 oder 365 für Windows in Ihrer eigenen Multiprojektumgebung verwenden können. Eine Besonderheit: Um verschiedene Szenarien durchspielen zu können, ist es möglich, die Prioritäten der einzelnen Projekte makrogesteuert per Mausklick anzupassen. 

Auch wenn in Ihrem Unternehmen Multiprojektmanagement Neuland ist, können Sie eine solche Darstellung ohne großen Aufwand einsetzen. Beschränken Sie die Auswertung dabei zunächst auf die Ressourcen, Abteilungen oder Entwicklungsteams, bei denen immer wieder schmerzhafte Engpässe zwischen den Projekten auftreten. 

Ist das Vorgehen erfolgreich erprobt und hat es Akzeptanz gefunden, lohnt es sich, über eine weitergehende Tool-Unterstützung und technische Integration nachzudenken.

Die Excel-Arbeitsmappe zur Darstellung des Ressourcengebirges können Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen und als Arbeitshilfe verwenden (für Microsoft Excel 2019 oder 365 für Windows). 

Nachfolgend erfahren Sie, wie Sie die Arbeitshilfe Schritt für Schritt mit Daten füllen. Gleichzeitig ist beschrieben, wie die Arbeitshilfe funktioniert, sodass Sie das Tabellenblatt bei Bedarf auch an individuelle Bedürfnisse anpassen können. 

Die Projektliste

Schritt 1 – Projektliste ausfüllen

Tragen Sie als erstes die Projekte, deren Ressourcenbedarf Sie darstellen möchten, in die Projektliste ein (Bild 2). Die Platzhalternamen ("Projekt A", …) können Sie dabei überschreiben bzw. löschen.

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