Akzeptanz von PM-Software: Auf die "gefühlte Unterstützung" kommt es an

Warum empfinden Anwender PM-Software oft eher als Belastung anstatt als Unterstützung? Weil sie viele Daten eingeben müssen, ohne ausreichenden Nutzen daraus ziehen zu können, lautet die These von Norman Frischmuth. Mit einer Reihe von Beispielen und Handlungsempfehlungen regt er Anwender und Verantwortliche dazu an, die "gefühlte Unterstützung" zum Maßstab für den Software-Einsatz zu machen.

Projektmanagement ist kein Selbstzweck, es dient dazu, ein gewünschtes Ergebnis innerhalb einer vorgegebenen Zeit mit begrenzten Mitteln zu erreichen. Projektmanagement-Software wird eingesetzt, um die Projektbeteiligten dabei zu unterstützen. Warum tut sie es dann so häufig nicht? Warum sehen viele Anwender in der Software statt einer Unterstützung eher ein Hindernis für Ihre tägliche Arbeit?

PM-Software in der Praxis: zusätzlicher Aufwand - kaum Nutzen

Sehen wir uns als typisches Beispiel die Fortschrittserfassung an. Der Projektleiter benötigt sie, um den Projektstatus realistisch einschätzen und Prognosen für den weiteren Projektverlauf erstellen zu können. Die PM-Software sollte ihn dabei unterstützen und ihm die benötigten Daten liefern. Dafür hat er viel Zeit und Kraft in die Motivation der Projektmitarbeiter gesteckt, damit diese ihre Daten fristgerecht im System erfassen.

In der Praxis bedeutet die Arbeitszeiterfassung und Fortschrittsmeldung jedoch einen zusätzlichen Arbeitsaufwand für die Projektmitarbeiter. Darüber hinaus empfinden sie dies als Einschränkung ihrer Freiheit bei der selbständigen Arbeitseinteilung. Das führt zur schleppenden Erfassung von wichtigen Steuerungsdaten des Projekts. Anstatt über ein Frühwarnsystem verfügt der Projektleiter nur noch über eine reine Nachbetrachtung und hat nicht die Chance, in schwierigen Projektphasen frühzeitig steuernd einzugreifen. Die benötigten Informationen muss sich der Projektleiter stattdessen direkt von den Beteiligten durch zahlreiche Gespräche, Telefonate, E-Mails und Besprechungen holen. Die tatsächlich erfassten Daten sind allenfalls noch für das Management brauchbar, z.B. um ein abgelaufenes Quartal oder Geschäftsjahr strategisch zu bewerten.

Der Einsatz von PM-Software in der beschriebenen Form bringt also nicht den versprochenen Nutzen. Der Projektleiter ist frustriert, weil er nicht die erhofften Informationen erhält. Die Projektmitarbeiter lehnen die Software ab, weil sie sich durch die geforderte Zeiterfassung gegängelt fühlen. Ein realer Nutzen kann nur erzielt werden, wenn die Anwender eine positive Einstellung für die notwendige Datenerfassung entwickeln. Wie kann das erreicht werden? Bei der Lösung dieser Frage helfen uns folgende Überlegungen.

Das Geheimnis der "gefühlten Unterstützung"

Durch ein Werkzeug fühlen wir uns nur dann unterstützt, wenn wir mit seiner Hilfe ein bestimmtes Ziel oder Ergebnis leichter erreichen. Damit steigert es letztendlich unsere Leistungsfähigkeit. Managementberater definieren die Leistungsfähigkeit eines Menschen häufig als Produkt der drei Größen "Wollen", "Können" und "Dürfen" (Bild 1). Tendiert eine der drei Größen gegen Null, nähert sich die Leistungsfähigkeit als Produkt dieser Größen ebenfalls dem Wert Null. Zudem reicht es nicht aus, sich nur auf einen der drei Faktoren zu konzentrieren: Vernachlässigt man die beiden anderen, wäre die Wirkung auf die Leistungsfähigkeit insgesamt möglicherweise zu gering.

Bild 1: Leistungsfähigkeit als Produkt aus Dürfen, Können und Wollen.

Wollen wir diese Formel auf den Einsatz von PM-

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