Projektmanagement ist kein Selbstzweck, es dient dazu, ein gewünschtes Ergebnis innerhalb einer vorgegebenen Zeit mit begrenzten Mitteln zu erreichen. Projektmanagement-Software wird eingesetzt, um die Projektbeteiligten dabei zu unterstützen. Warum tut sie es dann so häufig nicht? Warum sehen viele Anwender in der Software statt einer Unterstützung eher ein Hindernis für Ihre tägliche Arbeit?

PM-Software in der Praxis: zusätzlicher Aufwand - kaum Nutzen

Sehen wir uns als typisches Beispiel die Fortschrittserfassung an. Der Projektleiter benötigt sie, um den Projektstatus realistisch einschätzen und Prognosen für den weiteren Projektverlauf erstellen zu können. Die PM-Software sollte ihn dabei unterstützen und ihm die benötigten Daten liefern. Dafür hat er viel Zeit und Kraft in die Motivation der Projektmitarbeiter gesteckt, damit diese ihre Daten fristgerecht im System erfassen.

In der Praxis bedeutet die Arbeitszeiterfassung und Fortschrittsmeldung jedoch einen zusätzlichen Arbeitsaufwand für die Projektmitarbeiter. Darüber hinaus empfinden sie dies als Einschränkung ihrer Freiheit bei der selbständigen Arbeitseinteilung. Das führt zur schleppenden Erfassung von wichtigen Steuerungsdaten des Projekts. Anstatt über ein Frühwarnsystem verfügt der Projektleiter nur noch über eine reine Nachbetrachtung und hat nicht die Chance, in schwierigen Projektphasen frühzeitig steuernd einzugreifen. Die benötigten Informationen muss sich der Projektleiter stattdessen direkt von den Beteiligten durch zahlreiche Gespräche, Telefonate, E-Mails und Besprechungen holen. Die tatsächlich erfassten Daten sind allenfalls noch für das Management brauchbar, z.B. um ein abgelaufenes Quartal oder Geschäftsjahr strategisch zu bewerten.

Der Einsatz von PM-Software in der beschriebenen Form bringt also nicht den versprochenen Nutzen. Der Projektleiter ist frustriert, weil er nicht die erhofften Informationen erhält. Die Projektmitarbeiter lehnen die Software ab, weil sie sich durch die geforderte Zeiterfassung gegängelt fühlen. Ein realer Nutzen kann nur erzielt werden, wenn die Anwender eine positive Einstellung für die notwendige Datenerfassung entwickeln. Wie kann das erreicht werden? Bei der Lösung dieser Frage helfen uns folgende Überlegungen.

Das Geheimnis der "gefühlten Unterstützung"

Durch ein Werkzeug fühlen wir uns nur dann unterstützt, wenn wir mit seiner Hilfe ein bestimmtes Ziel oder Ergebnis leichter erreichen. Damit steigert es letztendlich unsere Leistungsfähigkeit. Managementberater definieren die Leistungsfähigkeit eines Menschen häufig als Produkt der drei Größen "Wollen", "Können" und "Dürfen" (Bild 1). Tendiert eine der drei Größen gegen Null, nähert sich die Leistungsfähigkeit als Produkt dieser Größen ebenfalls dem Wert Null. Zudem reicht es nicht aus, sich nur auf einen der drei Faktoren zu konzentrieren: Vernachlässigt man die beiden anderen, wäre die Wirkung auf die Leistungsfähigkeit insgesamt möglicherweise zu gering.

Bild 1: Leistungsfähigkeit als Produkt aus Dürfen, Können und Wollen.

Wollen wir diese Formel auf den Einsatz von PM-Software anwenden, muss als erstes sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter das Softwareprodukt überhaupt verwenden dürfen. Werden Aufwände z.B. auf Zetteln oder in eigenen Excel-Tabellen erfasst, die ein weiterer Mitarbeiter erst in die PM-Software eingeben muss, ist bereits die trivialste Grundvoraussetzung zur Leistungssteigerung nicht erfüllt.

Bild 2: Das Magische Dreieck bestimmt, ob ein Wunsch in die Tat umgesetzt wird.

Ist das "Wollen" vorhanden, ein bestimmtes Ziel zu erreichen, entsteht durch diesen Wunsch die Bereitschaft, etwas zu unternehmen. Unsere Fähigkeiten, also unser "Können" setzt diesem Wunsch hingegen Grenzen. Können beeinflusst maßgeblich, wie viel Zeit und Aufwand notwendig ist, um unser Ziel zu erreichen (Bild 2). Anhand des magischen Dreiecks lässt sich dieser Zusammenhang anschaulich erläutern: Je umfangreicher unser Wunsch ist, desto mehr Zeit und Aufwand sind nötig, um ihn umzusetzen (Bild 3). Besteht allerdings ein Ungleichgewicht zwischen unserem Wunsch und den Faktoren "Zeiteinsatz" und "Aufwand" (sind diese also unverhältnismäßig hoch), sinkt die Bereitschaft (das "Wollen") und wir verlieren das Interesse am Ziel. Bezogen auf PM-Software bedeutet das: Erhalten wir ein Werkzeug, mit dem wir unser Ziel nur unter hohem Aufwand erreichen, empfinden wir das Werkzeug als Hindernis und legen es einfach aus der Hand. Erweitert das Werkzeug hingegen unsere Fähigkeiten und stellt somit das Gleichgewicht innerhalb des magischen Dreiecks her, setzen wir es gerne ein und fühlen uns unterstützt.

Was Fahrkartenautomaten und PM-Software gemeinsam haben

Ein Beispiel aus unserer täglichen Erfahrungswelt verdeutlicht die genannten Zusammenhänge: der Fahrkartenautomat.