Ausgereifte Portfolio-Planung und effizientes Ressourcenmanagement mit KLUSA

KLUSA ist eine modular aufgebaute Multiprojektmanagement-Software, die den Schwerpunkt vor allem auf Portfolio-Planung und Ressourcenmanagement legt, aber auch alle typischen Aufgaben des Einzelprojektmanagements abdeckt. Die Aktivitäten-Funktion, Angebots- und Abrechnungsfunktionen sowie das zukünftig geplante Produktmanagement mit Tickets zeigen, dass KLUSA auch das operative Projekt-Alltagsgeschäft im Blick hat. Dr. Mey Mark Meyer hat sich die aktuelle Version für Sie angesehen.

Die Software KLUSA des Münchner Beratungsunternehmens OPUS präsentiert sich als Projekte-Plattform für alle Unternehmensbereiche. Neben der Planung von einzelnen Projekten legt sie den Schwerpunkt vor allem auf Portfolio-Prozesse und die Sicht des Linien-Managements. Die aktuelle Version erweitert die kaufmännische Perspektive um Angebots- und Abrechnungsfunktionen für Projektleistungen. Der Ausblick auf die Roadmap zeigt, dass die Software auch weiterhin neue Einsatzbereiche ermöglichen wird.

Klare Struktur: Module und Projektportale

Die Einteilung der Software in einzelne Module, die jeweils die Funktionen für unterschiedliche Zielgruppen bündeln, erleichtert den Einstieg in KLUSA. Im Projektideen-Modul erfassen Anwender z.B. eigene Projektideen und bewerten diese unter anderem in Bezug auf Ressourcen, Kosten und Nutzen. Das Portfolio-Modul hilft dem PMO und den Entscheidern dabei, diejenigen Projektideen auszuwählen, die umgesetzt werden sollen. Mit dem Projekte-Modul planen und steuern Projektmanager ihre Projekte, während die Verantwortlichen aus der Linie Multiprojekt- und Statusberichte im Management-Modul finden. Ressourcenverantwortliche analysieren Personalanfragen aus den Projekten im Ressourcen-Modul und weisen anschließend geeignete Mitarbeiter aus den Fachteams zu. "Mein KLUSA" ist der persönliche Bereich für Projektmitarbeiter, in dem sie eigene Aufgaben im Blick behalten, Aufwände erfassen und Fortschritte zurückmelden können.

Zwischen den Modulen kann der Anwender über die Befehlsleiste am oberen Rand des Fensters wechseln. Jedes Modul ist in Themenbereiche gegliedert, die in der nächsten Zeile aufgeführt werden. Wer Platz sparen will, kann Module und Themenbereiche auch in einem Pull-Down-Menü anzeigen lassen.

Das Modul "Projekte" besteht u.a. aus den Themenbereichen Dashboard, Basisdaten, Projektgegenstand, Team, Terminplan, Ressourcen und Änderungsanträge (Bild 1). Innerhalb eines Themenbereichs wählt der Anwender das zu bearbeitende Projekt aus einer Liste am linken Rand aus, rechts daneben sieht er dann dessen Daten auf Karteireitern. Diese dreistufige Aufteilung ist logisch aufgebaut und einfach nachvollziehbar. Die Zahl der tatsächlich angebotenen Module und Bereiche ist dabei an die Anwenderrolle angepasst.

Bild 1: Oben die Module, darunter die Themenbereiche, dann links ein Auswahlbaum und ein Datenreiter mit Details. KLUSA ist klar strukturiert.

Bild 1: Oben die Module, darunter die Themenbereiche, dann links ein Auswahlbaum und ein Datenreiter mit Details. KLUSA ist klar strukturiert.
Bild vergrößern

Nicht nur für Funktionen bietet KLUSA eine an den Anwendergruppen orientierte Struktur, sondern auch für Projekte: Diese sind in sogenannte Portale gegliedert, wobei jedes Portal eine eigenständige Portfolioumgebung darstellt. So lassen sich die einzelnen Portfolien verschiedener Abteilungen getrennt voneinander abbilden und dadurch übersichtlich darstellen. Für jedes Portal gelten individuelle Regeln, denn möglicherweise verwenden die Projekte des IT-Portals z.B. andere Phasenmodelle und Kostenarten als F&E-Projekte.

Mit der entsprechenden Berechtigung können Anwender leicht von einem Portal in ein anderes wechseln: Dazu wählen sie dieses einfach aus der Drop-Down-Liste aus, die KLUSA stets oben rechts in der Menüleiste anbietet. Für die Zusammenarbeit über Abteilungsportale hinweg kann ein Projekt auch mehreren Portalen zugeordnet werden. Eines davon wird dann als führend markiert und bestimmt so die Grundeinstellungen des Projekts, wie z.B. die verwendbaren Kostenarten.

Portfolio- und Projektmanagement

Das Portfoliomanagement beginnt in KLUSA bereits mit dem Erfassen von Projektideen. Von der Idee bis zur Freigabe eines Projekts im Projektportfolio unterstützt die Software den Anwender mit einer Reihe von Funktionen. Im Ideen-Modul werden sowohl konkrete Projektideen erfasst als auch kleinere Geistesblitze, die für sich alleine noch kein Projekt rechtfertigen würden. Sie können bewertet und kombiniert werden. Vielversprechende Ideen lassen sich – einzeln oder gebündelt – in einen Projektantrag oder auch direkt in ein Projekt umwandeln.

Mit den Bewertungstabellen im Portfolio-Modul werden die Projektanträge nach zuvor festgelegten Kriterien bewertet und systematisch auf diese hin geprüft. Welche das sind, konfigurieren die Administratoren des PMO. Sie können die Kriterien somit an strategische Ziele anpassen. Am Ende steht eine Gesamtpunktzahl für jedes potentielle Projekt. Neben dieser qualitativen Bewertung können auch quantitative Kennzahlen erfasst werden, etwa zu Kosten- und Rentabilitätsaspekten.

Budgets verarbeitet KLUSA auf zweierlei Art: Zum einen kann ein Projektbudget als Vorgabe für die Kostenplanung eines kompletten Projekts gelten. Das Budget wird dann auf die einzelnen Phasen oder gar Arbeitspakete verteilt (Top-Down). Umgekehrt lassen sich auch erst Budgets für die einzelnen Arbeitspakete festlegen. Diese ergeben dann aufsummiert das Projektbudget (Bottom-up). Wie die Software genutzt wird, hängt von den Budgetierungsprozessen der eigenen Organisation ab. In jedem Fall unterstützt KLUSA auch einen Budgetgenehmigungsprozess: In der entsprechenden Ansicht (Bild 2) bekommen die Entscheider einen Überblick über die angefragten und bewilligten Mittel. Die Freigabe von Budget kann sowohl für den Gesamtbetrag als auch nur für ein bestimmtes Kalenderjahr gelten und mit Kostenarten und Kostenstellen präzisiert werden.

Bild 2: Die Budgetübersicht zeigt, welche Summen bereits für ein Projekt bewilligt wurden

Bild 2: Die Budgetübersicht zeigt, welche Summen bereits für ein Projekt bewilligt wurden
Bild vergrößern

Was-Wäre-Wenn-Szenarien zur Projektauswahl

Oft begrenzt das Gesamtbudget die Zahl der umsetzbaren Projekte. Die Frage lautet dann, welche der grundsätzlich sinnvollen Projektideen umgesetzt werden können. Hier hilft die Szenario-Funktion, die zunächst alle Projekte mit ihren Eckterminen zeigt, sowohl die laufenden als auch jene im Ideenstadium (Bild 3). Um ein neues Projekt als Teil des Portfolios zu simulieren, wird einfach ein Häkchen davor gesetzt.

Anschließend zeigt ein Histogramm, wie sich diese Auswahl auf Ressourcen und Budget auswirkt. Mit der Maus können Projekte auf der Zeitachse verschoben werden, um z.B. Überlastungen auszugleichen. Die Planung von laufenden Projekten wird durch diese Simulation nicht verändert und die Projektbeteiligten bleiben von solchen Gedankenspielen zunächst unbehelligt. Erst wenn die Portfoliozusammensetzung komplett ist, werden die notwendigen Anpassungen mit den Projektleitern abgestimmt. Die Portfolio-Planung ist damit ein hilfreiches Werkzeug, um vor einer Entscheidung zunächst Was-Wäre-Wenn-Szenarien durchzuspielen.

Bild 3: Zur Portfolioplanung stellt KLUSA alle laufenden und potentiellen Projekte zusammen und zeigt die Konsequenzen für verschiedene Portfoliozusammensetzungen auf

Bild 3: Zur Portfolioplanung stellt KLUSA alle laufenden und potentiellen Projekte zusammen und zeigt die Konsequenzen für verschiedene Portfoliozusammensetzungen auf
Bild vergrößern

Neben dem Portfoliomanagement deckt KLUSA auch die typischen Aufgaben des Einzelprojektmanagements ab. Die eher einfach gehaltene Ablauf- und Terminplanung im interaktiven Gantt-Diagramm reicht für Projekte aus, die nicht gerade spezielle Anforderungen an die Terminrechnung stellen, wie z.B. komplexe Bauprojekte. Unterhalb der Vorgänge im Terminplan werden kleinere Aufgaben mittels "Aktivitäten" geplant. Damit entsteht auch schnell ein einfaches Checklisten-System für Quality-Gates. Dazu werden Aktivitäten z.B. einem Meilenstein zugewiesen, der erst erreicht ist, wenn alle zugeordneten Aktivitäten abgeschlossen sind.

Überlastet oder nicht? Eine Frage der Perspektive!

Das Ressourcenmanagement in KLUSA ist gut ausgebaut und ermöglicht u.a. die Planung nach Skills. Die Projektleitung kann entsprechende Anfragen an die Fachabteilungen richten, diese führen dann die Teamplanung im Ressourcen-Modul durch und weisen den Projekten die entsprechenden Mitarbeiter zu. Das Ergebnis der Ressourcenplanung zeigt die Software in tabellarischer und grafischer Form an, um die Auslastung einzelner Abteilungen und Mitarbeiter zu verdeutlichen. Eine Übersichtstabelle stellt dabei wochen- oder quartalsweise die Gesamtauslastung aller Mitarbeiter im Ressourcenpool nach Geschäftsbereichen und Abteilungen gruppiert dar. Dabei ermöglicht KLUSA eine Navigation vom Groben ins Detail: Unterhalb der Geschäftsbereiche sieht der Anwender die Werte für die jeweils zugehörigen Abteilungen und deren Mitarbeiter (Bild 4 oben).

Solche verdichteten Ansichten können jedoch trügerisch sein, da sie die Summe der Projekteinsätze aller Mitarbeiter mit der Gesamtkapazität der Abteilung vergleichen. Überlastungen einzelner Mitarbeiter werden so rechnerisch durch freie Kapazitäten der Kollegen ausgeglichen. Auch wenn eine Abteilung also insgesamt noch Kapazität hat, können einzelne Mitarbeiter übermäßig eingeplant worden sein. Für eine langfristige Planung ist die Übersicht dennoch gut geeignet: Warum sollte man sich schon heute um eine individuelle Überlastung kümmern, die viele Monate in der Zukunft liegt?

Bild 4: Standard-Auswertung und Overrun-Analyse im Vergleich

Bild 4: Standard-Auswertung und Overrun-Analyse im Vergleich
Bild vergrößern

Zur Analyse der nächsten Wochen ist dagegen eine Auswertung auf Mitarbeiterebene wichtig, um schnell zu erkennen, ob anstehende Aufgaben tatsächlich wie geplant erledigt werden können oder ob Mitarbeiter entlastet werden müssen. Im neuen Modus "Kapazitätsüberschreitungen" ("Overrun") signalisiert KLUSA solche Situationen. Für Mitarbeitergruppen werden dabei jeweils nur die individuellen Überlastungen addiert – freie Kapazitäten bleiben unberücksichtigt (Bild 4 unten). So wird schon auf den ersten Blick deutlich, in welchen Teams sich Überlastungen verstecken. Wird die Gesamtauslastung nach Projekten gruppiert, wird klar, in welchen Projekten Engpass-Mitarbeiter tätig sind.

Auf einen Blick: Projektstatus und Portfolioübersicht

Den Status laufender Projekte dokumentiert die Projektleitung in der Scorecard (Bild 5). Hier kann sie das Projekt anhand von dreizehn Standard-Kategorien bewerten – etwa Gesamtprojekt, Projektgegenstand, Zeit, Kosten und Ressourcen. Jede Kategorie enthält automatische Kennzahlen und kann kommentiert werden. Außerdem signalisiert eine Ampel den jeweiligen Kategorie-Status. Diese kann wahlweise automatisch berechnet oder manuell gesetzt werden. Welche Elemente der Statusbericht konkret enthält, legen Administratoren für jedes Projektportal individuell fest. Wird der Statusbericht schließlich abgeschlossen, also "abgegeben", speichert KLUSA die Ampelwerte und Kommentare für spätere Auswertungen und Übersichten.

Bild 5: Mit der Scorecard dokumentiert die Projektleitung regelmäßig die aktuelle Projektsituation

Bild 5: Mit der Scorecard dokumentiert die Projektleitung regelmäßig die aktuelle Projektsituation
Bild vergrößern

Die Ansicht "Projekte und Phasen" im Management-Modul zeigt die Laufzeiten aller Projekte eines Portfolios und deren Schlüsselmeilensteine (Bild 6). Für Projekte, die nach einem einheitlichen Vorgehensmodell abgewickelt werden und daher vergleichbare Standardmeilensteine haben, ermöglicht das eine schnelle Bewertung der Terminsituation im gesamten Portfolio.

Bild 6: Alle Termine auf einen Blick: Die Projektübersicht zeigt die Terminsituation im Portfolio

Bild 6: Alle Termine auf einen Blick: Die Projektübersicht zeigt die Terminsituation im Portfolio
Bild vergrößern

Projektangebote und Projektabrechnung

Für Dienstleister, bei denen die Kunden Projekte beauftragen, ist eine Projektmanagement-Software in doppelter Hinsicht wichtig: Zum einen bietet sie die Werkzeuge, um Termine und Personal in den Projekten einzuplanen und Projekte auf professionelle Weise zu steuern. Zum anderen liefert sie die erforderliche Dokumentation, die die Basis für die Abrechnung ist. Die einzelnen Projektaktivitäten stehen in diesem Fall in einem direkten Zusammenhang mit Vertrags- bzw. Auftragspositionen.

Für die kommerzielle Seite von Projekten bietet KLUSA das Unternehmens-Modul. Es enthält die Adressverwaltung der Software mit den Daten der Geschäftspartner. Unter dem Menüpunkt "Produkte und Dienstleistungen" definieren Anwender das Leistungsportfolio des Unternehmens. Sie legen z.B. Stundensätze für Dienstleistungen wie Projektleitung oder Training fest – bei Bedarf auch je Kunde und mit genau bestimmten Geltungszeiträumen. Diese Preise verwendet das Programm anschließend für die Abrechnung von Projektleistungen. Die aktuelle Version von KLUSA wurde zu diesem Zweck um die sogenannten Transaktionen erweitert. Dabei handelt es sich um Belege wie Angebote, Bestellungen und Rechnungen.

Ein neues Angebot erstellt der Anwender z.B. über die Transaktion "Angebot". Anschließend fügt er die einzelnen Angebotspositionen jeweils mit Titel, Beschreibungstext sowie Angaben zu Menge und Preis hinzu (Bild 7), wobei das Programm Mengenangaben noch nicht aus eventuell bereits vorhandenen Projektplanungen übernimmt. Neben den zuvor definierten Standard-Produkten und -Dienstleistungen sind auch individuelle Angebotspositionen möglich. Ein Zahlungsplan legt fest, zu welchen Terminen die einzelnen Angebotspositionen abgerechnet werden können.

Bild 7: Anbieter von Projektdienstleistungen können ihre Angebote direkt in KLUSA erstellen

Bild 7: Anbieter von Projektdienstleistungen können ihre Angebote direkt in KLUSA erstellen
Bild vergrößern

Ist der Auftrag erteilt, entsteht aus dem Angebot eine Bestellung. Für komplette Abrechnungen oder Teilrechnungen werden jeweils die pro Bestellposition abzurechnenden Mengen eingegeben. Wer Projektleistungen nach Aufwand abrechnet, ermittelt die geleisteten Stunden z.B. durch Auswertung der entsprechenden Zeit-Rückmeldungen. KLUSA zieht die Rechnung dann von der Bestellung ab und zeigt das insgesamt verbleibende Auftragsvolumen an.

Mit den neu eingeführten Abrechnungsfunktionen eignet sich KLUSA für einfache Abrechnungsaufgaben. Die Projektleitung hat alle Abrechnungsinformationen sowie das verbleibende Auftragsbudget im Blick. Für den Vertrieb sind laufende Akquisitionen für neue Projekte ebenfalls in KLUSA verfügbar. Auch wenn diese Funktionen derzeit noch wenig mit den Projektplanungsfunktionen verbunden sind, erleichtern sie einige typische Aufgaben der Projektabrechnung.

Ausblick: Produktmanagement und Ticketsystem

Auf dem Weg zu einer reinen HTML5- Anwendung, die ohne Browser-Erweiterungen auskommt, sind inzwischen viele Module überarbeitet worden. Sie wurden nicht nur technologisch neu ausgerichtet, sondern profitierten auch in Bezug auf Optik und Bedienbarkeit. Diese Entwicklung wird fortgesetzt.

Darüber hinaus plant der Hersteller ein erweitertes Produktmanagement, um Projektaktivitäten und Produktstatus, z.B. in Entwicklungsprojekten, besser miteinander zu verbinden. Tickets, die mit Projekt-Arbeitspaketen und Produktstruktur-Elementen verbunden sind, beschreiben im neuen Produktmodul die Veränderungen an den Produktkomponenten. Diese Tickets können hierarchisch gegliedert und mit zugehörigen Akzeptanzkriterien beschrieben werden, welche sich wiederum mit Testergebnissen verbinden lassen. Welche Produktversion betroffen ist, wird ebenfalls dokumentiert. Im Ergebnis können Tickets genutzt werden, um Arbeitspakete detaillierter zu beschreiben. Die Tickets werden anschließend – in einem hybriden Ansatz – durch ein Team eigenverantwortlich bearbeitet.

Das geplante Produktmanagement dürfte vor allem für IT-Projekte von Interesse sein, auch dank der geplanten Schnittstelle zur Versionsverwaltung "Apache Subversion". Auf die Funktionen des Produktmanagements werden Anwender zwar wohl noch bis Mitte 2019 warten müssen, die Roadmap zeigt jedoch, dass KLUSA neben der technologischen Umstellung durchaus auch neue Themenfelder im operativen Projektmanagement in Angriff nimmt.

Systemvoraussetzungen und Lizenzbedingungen

KLUSA läuft auf gängigen Browsern wie dem Internet Explorer, Edge, Chrome, Opera, Safari und Firefox. Bis die Umstellung auf HTML5 mit Version 9 komplett abgeschlossen ist, wird wegen der noch vereinzelt verbliebenen Flex-Module vorerst der Adobe Flash Player auf den Anwender-Rechnern benötigt. Als Datenbank kommt Oracle zum Einsatz. Alternativ ist KLUSA auch als Software as a Service (SaaS) auf Servern des Anbieters verfügbar, die in OPUS' eigenem Rechenzentrum in Deutschland stehen.

Die Software wird in zwei unterschiedlichen Lizenzvarianten angeboten. Für einfaches Multiprojektmanagement eignet sich bereits die Professional-Edition. Sie umfasst die Ablauf- und Terminplanung, Änderungsanträge, Aufgabenmanagement und einige Berichtsfunktionen. Die Enterprise-Edition bietet alle Funktionen, inklusive Ideen-, Portfolio- und Ressourcenmanagement. Preise nennt der Anbieter auf Anfrage. Eine kostenlose Demo-Version steht für Tests zur Verfügung.

Fazit

Mit seiner Portalstruktur eignet sich KLUSA gut, um den verschiedenen Abteilungen im Unternehmen ihren eigenen, passend zugeschnittenen Projektarbeitsbereich zu geben. Die Kooperation zwischen den Abteilungen kommt dabei dank gemeinsam geteilter Projekte dennoch nicht zu kurz. Vor allem die Portfolio-Planung und das Ressourcenmanagement unterstützt die Software ausführlich. Auch eine Einzelprojektplanung mittlerer Detailtiefe ist mit KLUSA gut möglich. Die Aktivitäten-Funktion und die zukünftig geplanten Tickets zeigen, dass KLUSA auch das operative Projekt-Alltagsgeschäft im Blick hat. Von der technologischen Erneuerung, die Mitte 2019 abgeschlossen sein wird, profitiert auch die Bedienbarkeit. Die Entwickler nutzen die Gelegenheit, um diese weiter zu verbessern und die Anwendung interaktiver zu gestalten. Deswegen und dank der klaren Strukturierung durch Module und Themenbereiche fällt die Einarbeitung in die Software leicht.

Kontakt

OPUS GmbH; Landsberger Str. 290; 80687 München; Deutschland; Tel: +49 (0) 89 45229 100; info@klusa.com; www.klusa.com

 
Tech Link