Projekte stehen für eine bessere Zukunft, ihre Ergebnisse sollen Wettbewerbsvorteile sichern, die EffizienzEffizienzEffizienz kommt vom lateinischen efficientia: Wirksamkeit, Tätigkeit. Effizienz ist also das Erstellen eines Werks, bzw. die zielgerichtete Tätigkeit. Im technischen Sinne wird Effizienz in erster Linie als Wirkungsgrad verwendet: Das Verhältnis von abgegebener zu aufgenommener Leistung eines Systems. steigern oder für spürbar bessere Arbeitsbedingungen und Stabilität im Unternehmen sorgen.

Gleichzeitig binden die Koordination und die Durchführung von Projekten immer mehr Ressourcen. Ein wesentlicher Teil der Arbeitszeit von Mitarbeitenden mit Schlüsselkompetenzen ist für die Projektarbeit vorgesehen. Oftmals lässt sich geradezu ein interner Wettkampf um die wertvollen Projektressourcen einzelner Abteilungen beobachten (z.B. IT, ProduktentwicklungProduktentwicklungDie Entwicklung eines neuen Produktes zählt zu den klassischen Projektaufgaben. Die Produktentwicklung findet zwischen Forschung und Marktforschung statt. Forschung liefert neue Möglichkeiten, Marktforschung neue Kundenanforderungen. Aufgabe der Produktentwicklung ist es, produktions- und marktreife Produkte so zu definieren, dass das Unternehmen mit ihnen maximalen Ertrag erwirtschaften kann.). Auch der finanzielle Aspekt in Form von projektbedingten Investitionsausgaben (CAPEX) und laufenden Kosten (OPEX) spielt eine wesentliche RolleRolleRolle bezeichnet eine temporäre Funktion einer Person oder Organisationseinheit innerhalb der Projektorganisation. Eine Rolle wird beschrieben durch Aufgaben, Befugnisse und Verantwortungen. Zur vollständigen Definition einer Rolle gehört die Angabe, ob sie teilbar (d.h. ob sie von mehreren Personen wahrgenommen werden kann) und kombinierbar (d.h. ob sie mit anderen Rollen gemeinsam von einer einzigen Person wahrgenommen werden kann). in der internen Planung.

Trotz der enormen inhaltlichen Wichtigkeit und Bedeutung für die interne Ressourcenkoordination fehlt in der Regel ein ganzheitlicher Blick auf das aktuelle ProjektportfolioProjektportfolioEin Projektportfolio ist eine Menge von Projekten einer Trägerorganisation und mit diesen Projekten in Zusammenhang stehenden Linienaufgaben. Ein Projektportfolio kann seinerseits in weitere Portfolios und Programme gegliedert sein.. Aufgrund fehlender oder mangelhafter Berichte ist das Management vielfach nicht in der Lage, klare Aussagen über den Status und die Entwicklung von Projekten zu treffen. Eine aktive SteuerungSteuerungPlanen, Überwachen und Steuern sind die Haupttätigkeiten des/der Projektmanager(in). Überwachung und Steuerung sind eine untrennbare Einheit, "Controlling" integriert sie weitgehend zu einem einzigen Begriff. Dabei umfasst Controlling alle Aspekte der Überwachung. Steuerung kann jedoch deutlich über Controlling hinausgehen, insbesondere wenn man den in der HOAI definierten Begriff der Projektsteuerung (s.d.) betrachtet. ist dadurch nur eingeschränkt möglich.

Der folgende Artikel beschäftigt sich mit den Anforderungen, die ein modernes Projektreporting leisten muss, und zeigt anhand von Beispielen, wie diese in der Praxis umgesetzt werden können. Anhand meiner Erfahrung in unterschiedlichen Branchen und Unternehmen beleuchte ich die wesentlichen Faktoren für eine erfolgreiche Umsetzung.

Vier Anforderungen an das Projektreporting

Für ein schlagkräftiges Projektreporting müssen vier konkrete Anforderungen berücksichtig werden:

1. Klare Vorgaben zum Projektmanagement als Basis
2. Auf Empfänger:innen und den Steuerungszweck abgestimmte Reportinginhalte und Auswertungsperspektiven
3. Durchgängiger Datenfluss von der Erfassung bis zur Veröffentlichung
4. Einsatz moderner Reporting-Software

Anforderung 1: Klare Vorgaben zum Projektmanagement als Basis

Das Projektreporting wird nicht zum Selbstzweck aufgebaut, sondern soll vielmehr als wesentliches Werkzeug für die professionelle Koordination, Umsetzung und Nachbetrachtung von Projekten in der Steuerung verankert werden.

Durch ein klares Projektmanagement-Konzept werden Rahmenbedingungen geschaffen und notwendige Informationsbedarfe abgeleitet. Bild 1 zeigt die wesentlichen Eckpfeiler typischer Projektmanagement-Vorgaben, die sinnvollerweise in einem eigenen Projektmanagement-Handbuch zusammengefasst werden: