Tipp: Methode – Visuelle Alternative zur RACI-Matrix

Das Role Model Canvas – Rollen schnell und gemeinsam definieren

"Wer ist hier eigentlich für was verantwortlich?" – Nicht selten geraten Projekte ins Stocken, weil diese Frage nicht eindeutig geklärt ist. Mit der von Christan Botta entwickelten Visualisierungsmethode "Role Model Canvas" klären Sie effizient im Projektteam Rollen, Aufgaben und Abgrenzungen und fördern so nebenbei das allgemeine Verständnis über die verschiedenen Rollen. Mithilfe des Canvas können Sie zudem auch anderen Stakeholdern die Projektrollen erklären.

"Wer ist hier eigentlich für was verantwortlich?" – So lautet eine oft gestellte Frage in Projekten. Nicht selten führt dieser ungeklärte Zustand zu Disharmonien und lässt das Projekt ins Stocken geraten. Um dies zu vermeiden, werden Rollen und deren Zuständigkeiten im Rahmen von Projekten definiert. Ein häufig benutztes und hilfreiches Werkzeug zur Darstellung von Rollen und Aufgaben ist die RACI-Matrix (siehe Projekt Magazin, Ausgabe 15/2009 ).

Allerdings offenbart diese Methode Schwächen, wenn viele Aufgaben in Kombination mit vielen Rollen dargestellt werden müssen. Die Tabellen werden einerseits schnell unübersichtlich, zum anderen nimmt der Abstimmungsprozess oft sehr viel Zeit in Anspruch. Darüberhinaus ist die RACI-Matrix bezüglich Ihrer Struktur sehr steif. So kann z.B. die Interaktion zu anderen Rollen nur schwer dargestellt werden und zusätzliche Kategorien, wie z.B. "unterstützt bei" sind gar nicht vorgesehen.

Das "Role Model Canvas" eliminiert genau diese Schwachstellen und bietet einen kollaborativen Ansatz zu einer schnellen Erarbeitung von Rollen, Aufgaben und Abgrenzungen in einem Projekt. Inspiriert von Alexander Osterwalders und Yves Pigneurs "Business Model Canvas” habe ich das Role Model Canvas als ein visuelles Werkzeug zur Darstellung von Rollen entwickelt. Dieser "Canvas" (engl. = Leinwand) charakterisiert visuell anhand von acht Feldern die zentralen Eigenschaften einer Rolle und ermöglicht einen schnellen Überblick über die assoziierten Aufgaben (siehe Bild 1).

Der Aufbau des Role Model Canvas

Bild 1: Der Aufbau des Role Model Canvas.
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Das Role Model Canvas im Rahmen eines Workshops nutzen

Um das Canvas möglichst zielgerichtet mit Inhalten zu füllen, empfiehlt es sich, einen Workshop mit dem gesamten Projektteam durchzuführen, den der Projektleiter moderiert.

Vorbereitung

Die Workshopdauer hängt stark von der Anzahl der zu vergebenden Rollen ab. Bei z.B. acht Rollen dauert der Workshop höchstens einen halben Tag (typische Rollen sind z.B. Teilprojektleiter, Qualitätsmanager, Ressourcenverantwortlicher, Controller etc., bei IT-Projekten kommen Rollen wie Software-Architekt, Requirements Manager und Testmanager hinzu). Bei 20 oder mehr Rollen sollten Sie den Workshop als ganztägige Veranstaltung planen.

Legen Sie ausreichend Haftnotizen oder Stattys und Stifte zum Beschriften bereit. Drucken Sie pro Projektrolle ein Canvas-Poster aus (mindestens DIN A 2) und hängen Sie die Poster im Workshop-Raum auf. Achten Sie bei der Auswahl des Raums auf genügend freie Flächen, um die Poster nebeneinander platzieren zu können. Notieren Sie die vorgesehenen Rollennamen in der Titelzeile der Canvas.

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