Mit Project Journey Maps hinzugewonnenes Erfahrungswissen einfach sichtbar machen Wissenszuwachs in Projekten effizient erkennen

Wissenszuwachs in Projekten effizient erkennen

Wissen ist eine wichtige Ressource in Unternehmen. Wissenszuwachs in Projekten wird aber oft nicht identifiziert, geschweige denn genutzt. Wie Sie Wissen visualisieren, um es später einzusetzen, zeigt Ihnen Annette Hexelschneider.

Management Summary

Mit Project Journey Maps hinzugewonnenes Erfahrungswissen einfach sichtbar machen Wissenszuwachs in Projekten effizient erkennen

Wissenszuwachs in Projekten effizient erkennen

Wissen ist eine wichtige Ressource in Unternehmen. Wissenszuwachs in Projekten wird aber oft nicht identifiziert, geschweige denn genutzt. Wie Sie Wissen visualisieren, um es später einzusetzen, zeigt Ihnen Annette Hexelschneider.

Management Summary

Wissen und dessen Anwendung entscheidet über den Erfolg einer Firma. Das ist vielen bewusst. Nur mündet dieses Bewusstsein nicht immer in einen entsprechenden Umgang mit Wissen. Dafür gibt es verschiedene Gründe. Vermuteter Aufwand, der abschreckt, gehört dazu. Denn im Projektalltag fehlen oft Zeit und Nerven, wichtige Erfahrungen festzuhalten. Doch macht man Wissenszuwachs mittels einfacher Templates sichtbar, ist der Nutzen sehr viel höher als der Aufwand. Ein Template bietet die Chance, Wissen leicht ad hoc zu protokollieren. Das ist sozusagen Mikro-Wissensmanagement. Bedenken Sie, dieses Wissen haben Sie sich bereits erarbeitet. Es kann schon morgen Fehler vermeiden und es kann auch Ihr Wissensvorsprung gegenüber der Konkurrenz sein.

Das hier erklärte Vorgehen kann auch gut mit bereits etablierten Routinen von Lessons Learned aus Projekten kombiniert werden.

Im Artikel lernen Sie die von der Autorin entwickelten Templates, deren Anwendung und Nutzen und ein hybrides Praxisbeispiel dazu kennen. Die Templates verbinden das Prinzip des Journey Mappings mit einer "Projektwissensreise" und sind so flexibel, dass sie "von Projekt zu Projekt mitlernen". Diese strukturierte Reflexion ist ein wichtiger Lernbaustein für das Projektteam. Damit organisieren Sie nebenbei auch einen besseren Umgang mit Fachwissen und vermeiden Wissensverluste.

Mehr Werte aus Projekten schöpfen

Das Projektziel ist erreicht, die Projektarbeit hat sich gelohnt. Doch sie lohnt sich noch mehr, wenn man dabei gewonnenes und auch künftig nützliches Erfahrungswissen effizient gesichert hat und in Handeln überführt. Verschenken Sie nicht bereits investierte Zeit und Energie. Nutzen Sie noch besser das in der Projektarbeit gewonnene Know-how, diesen "Mehrwert" neben dem erreichten Projektziel.

Es gibt schon Prozesse und Abläufe für Wissensmanagement in Projekten bzw. in der Firma? Dann können die vorgestellten flexiblen Formate dabei unterstützen. Andernfalls sind die Formate ein leichter Einstieg in die Wissenswertschöpfung.

Erfahrungswissen

Erfahrungswissen ist Wissen um Sachverhalte und Vorgehensweisen. Es besteht aus explizitem, uns bewusstem Wissen und implizitem, d.h. aus uns nicht oder nur teilweise bewusstem Wissen (Plath, 2002).

Einordnung und Effekte von Erfahrungswissen (Plath, 2002)
Bild 1: Einordnung und Effekte von Erfahrungswissen (Plath, 2002)

Der explizite Teil des Wissenszuwachses im Projekt ist uns zwar bewusst, doch vielleicht nicht immer allen Beteiligten ausreichend präsent. Das Projektteam hat ein gemeinsames explizites Erfahrungswissen erarbeitet und jede/r einzelne im Projekt sein eigenes Wissen. So steht allen das explizite, bewusste Wissen aus gemeinsamem Handeln, aus Besprechungen und anderen Materialien zur Verfügung. Doch geht mit Arbeitsteilung im Projekt auch eine gewisse Wissensteilung einher. Wenn Projektmitarbeitende, aufbauend auf ihren Kompetenzen, spezifische Aufgaben erfüllen, wird vielleicht "nur" das Ergebnis davon im Projekt weiterverarbeitet. Doch hinzugewonnenes technisches Wissen beispielsweise kann auch wertvoll für die Firma sein. Beispiele: Jemand hat aus seinen Erfahrungen im Projekt das Wissen zur Beschleunigung bestimmter Beschaffungsprozesse erworben. Oder es gibt eine Checkliste, die für eine Teilaufgabe als Hilfe entwickelt wurde, aber im Projektergebnis nicht gebraucht wird. Diese könnte jedoch woanders wieder weiterhelfen.  

Manchmal ist das Projekt überschaubar, man kennt sich gut und weiß, wer welches explizite Erfahrungswissen über den Projektverlauf hinzugewonnen oder sein vorhandenes Wissen weiterentwickelt hat. Doch was, wenn dies nicht der Fall ist? Oder es sind nur Teile verschriftlicht, jedoch andere hilfreiche Teile nicht. Eine Folge kann sein: wertvolles Wissen wird nur eingeschränkt weitergenutzt.

Zudem gibt es den impliziten Bereich des im Projekt erworbenen Wissens: "Wurde eine Handlung erfolgreich vollzogen (z.B. das Fahren eines Fahrrads) und kann dieser Handlungserfolg nicht kausal auf explizites Wissen zurückgeführt werden, so wird die Existenz impliziten Wissens unterstellt." (Polanyi, M., 1966/1983) Diese Expertise, dieses Können kann unter anderem ein verinnerlichtes System von Wahrnehmungen sein, mit denen man in der Folge effizient und effektiv Probleme lösen kann. Zum Beispiel kann man unmittelbar einschätzen, ob eine technische Visualisierung verständlich erstellt wurde oder man erkennt sofort und scheinbar mühelos Schwachpunkte. Dies läuft sehr schnell und anhand kognitiv unbewusster Prozesse ab. Dieser Wissensschatz lässt sich im besten Fall nur teilweise heben. "Ich weiß, daß [sic.] ich weiß, aber nicht, wie ich weiß, was ich weiß." (Glaserfeld, 1997) Doch verzichten muss man darauf nicht. Die vorgestellten Templates bieten einfache Annäherungen an implizites Wissen.

Wert des Erfahrungswissens

Wieder genutztes Erfahrungswissen kann Kosteneffizienz ermöglichen. Man kann darauf aufbauen oder damit Risiken und Fehler vermeiden beziehungsweise früher erkennen.

Es gibt Projekte, da wächst das Erfahrungswissen der Beteiligten sehr und es gibt Projekte, da wächst das Erfahrungswissen weniger. Das bedeutet jedoch nicht, dass weniger Wissenszuwachs weniger Wissenswerte enthält. Wichtig ist, Wissen für die weitere Leistungsbeeinflussung sowie die jeweiligen Wissensträgerinnen zu identifizieren.

Die Leistungsbeeinflussung hängt von der Funktion des Wissens ab (z.B. der Funktion in der Firma). Wird es beispielsweise für Finanz- oder Kundenziele benötigt? Kann man damit die Qualität von Prozessen, Produkten oder Dienstleistungen steigern? Ist es einzigartig in Ihrer Organisation oder Ihrer Branche? Hat es großen Einfluss auf die Firmenleistung heute oder kann es diesen Einfluss morgen haben? Ist es dafür ausreichend gut verbreitet?

Und wie kann man nun den Wissenszuwachs effizient erkennen? Ein Weg ist zielorientiertes visuelles Denken.

Mehr sehen mit visuellem Denken und Journey Mapping

Visuelles Denken und sein Nutzen

 

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