Projektmanagement mit PRINCE2 Der Business Case als zentrales Steuerungsinstrument

Ein ProjektProjektEin Projekt ist ein einmaliger Geschäftsprozess , der von der Geschäftsführung der Trägerorganisation anhand eines Business Cases genehmigt wird, von einer temporären Organisationseinheit gemanagt wird, ein spezifiziertes Werk erstellt und dieses zu einem definierten Termin und zu vorgegebenen Kosten zur Abnahme an einen Kunden liefert. lohnt sich für ein Unternehmen nur, wenn es mehr Nutzen bringt als es Kosten verursacht. Um das zu beurteilen, benötigt das Management eine Reihe von Informationen, die bei PRINCE2PRINCE2PRINCE2 ® ist ein vollständiges Projektmanagement-System, bestehend aus Prozessdefinitionen, Rollenbeschreibungen, Vorlagen für Management-Produkte und Methoden. Das Akronym "PRINCE" steht für "PRojects IN Controlled Environment". in einem so genannten "Business Case" zusammengefasst werden. Dieser ermöglicht es, vor dem Start sowie im laufenden Projekt Entscheidungen über Fortführung oder Abbruch eines Projekts zu begründen. Martin Rother erläutert die Bedeutung des Business Case bei PRINCE2 und wie man mit ihm das Projekt steuert.

 

Projektmanagement mit PRINCE2 Der Business Case als zentrales Steuerungsinstrument

Ein ProjektProjektEin Projekt ist ein einmaliger Geschäftsprozess , der von der Geschäftsführung der Trägerorganisation anhand eines Business Cases genehmigt wird, von einer temporären Organisationseinheit gemanagt wird, ein spezifiziertes Werk erstellt und dieses zu einem definierten Termin und zu vorgegebenen Kosten zur Abnahme an einen Kunden liefert. lohnt sich für ein Unternehmen nur, wenn es mehr Nutzen bringt als es Kosten verursacht. Um das zu beurteilen, benötigt das Management eine Reihe von Informationen, die bei PRINCE2PRINCE2PRINCE2 ® ist ein vollständiges Projektmanagement-System, bestehend aus Prozessdefinitionen, Rollenbeschreibungen, Vorlagen für Management-Produkte und Methoden. Das Akronym "PRINCE" steht für "PRojects IN Controlled Environment". in einem so genannten "Business Case" zusammengefasst werden. Dieser ermöglicht es, vor dem Start sowie im laufenden Projekt Entscheidungen über Fortführung oder Abbruch eines Projekts zu begründen. Martin Rother erläutert die Bedeutung des Business Case bei PRINCE2 und wie man mit ihm das Projekt steuert.

 

ProjekterfolgProjekterfolgGrundsätzlich gilt ein Projekt als erfolgreich, wenn es seine Ziele (Ergebnis, Termintreue, Budgettreue) erreicht oder übertroffen hat. Neben diesen objektiv messbaren Kriterien hängt die Beurteilung des Projekterfolgs aber auch vom Standpunkt des jeweiligen Stakeholders ab. bedeutet nicht nur, dass ein Projekt pünktlich und im KostenrahmenKostenrahmenKostenrahmen bezeichnet die Obergrenze des (genehmigten) Projektbudgets. Er stellt das Pendant zum Zeitrahmen eines Projekts dar. Mit Freigabe des Projektauftrags durch Auftraggeber oder Lenkungsausschuss wird der Kostenrahmen als und damit der finanzielle Spielraum im Projekt verbindlich festgesetzt. das gewünschte Ziel erreicht. Aus Sicht des Auftraggebers ist ein Projekt vor allem dann erfolgreich, wenn sein Nutzen höher ist, als die verursachten Kosten. Um das zu bewerten, ist ein so genannter Business CaseBusiness CaseEin Business Case ist ein Szenario zur Beurteilung einer Investition unter strategischen, betriebswirtschaftlichen und weiteren Aspekten. Auch ein Projekt stellt aus Sicht des Auftraggebers eine Investition dar. Der Business Case eines Projekts beschreibt, wie und in welchem Zeitraum seine Ergebnisse dem auftraggebenden Unternehmen nutzen. Die Bedeutung eines Business Cases für das Management eines Projekts wird von den PM-Richtlinien unterschiedlich interpretiert. Während der PMBOK® Guide die Verantwortung für denBusiness Case außerhalb des Projekts sieht, ist er bei PRINCE2® verpflichtender Bestandteil des Projekthandbuchs (Projektleitdokumentation) und zentrales Steuerungsinstrument. erforderlich, der die Nutzeffekte eines Projekts quantitativ und überprüfbar beschreibt. Das britische Managementmodell für Projekte, PRINCE2, setzt den Business Case noch weiter gehend ein. Hier liefert der Business Case nicht nur eine Bewertungsgrundlage, er ist darüber hinaus auch das wichtigste Steuerungsinstrument, welches das Projektgeschehen mit seinem wirtschaftlichen Umfeld verbindet.

Betrachtet man jedes Projekt als Investition, die dem Unternehmen einen Nutzen bringen soll, muss man Investition und Nutzen einander beurteilbar gegenüberstellen. "Beurteilbar" bedeutet dabei nicht zwangsläufig "finanziell messbar"; Nutzen kann z.B. auch in einem Imagegewinn des Unternehmens bestehen, in der Verbesserung von Arbeitsbedingungen, der Umsetzung strategischer Maßnahmen oder der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen. Das gilt jedoch nur für einzelne Projekte. Die Summe aller Projekte muss eine positive Bilanz vorweisen können.

Ein weiterer Aspekt sind die mit einem Projekt verbundenen Risiken. Auch diese müssen in einem akzeptablen Verhältnis zum Nutzen stehen. Das Management eines Unternehmens benötigt also als Entscheidungsgrundlage eine Reihe an Informationen über das Projekt. Diese werden in einem so genannten "Business Case" zusammengefasst. Der Business Case dient nicht nur vorab als Basis für die Entscheidung, ob ein Projekt durchgeführt werden sollte, er bietet auch im laufenden Projekt die Möglichkeit, Entscheidungen über Fortführung oder Abbruch eines Projekts zu begründen. Im Folgenden wird erläutert, welche Informationen ein Business Case enthalten sollte, für wen diese interessant sind, wie man damit umgeht und warum der Business Case für PRINCE2 die wichtigste Informationsquelle darstellt.

PRINCE2: Projects in Controlled Environment

PRINCE2 geht von einer Kunden-Lieferanten-Umgebung aus. Unter "Kunden" versteht PRINCE2 den Auftraggeber eines Projekts sowie die Benutzer des Projektergebnisses, also die Personen, die später damit arbeiten müssen. Unter "Lieferant" werden die Personen zusammengefasst, die das Projektergebnis erstellen - unabhängig davon, ob es sich dabei um interne oder externe Ressourcen handelt. Diese drei Parteien sollten nach PRINCE2 im LenkungsausschussLenkungsausschussDer Lenkungsausschuss ist das verbindende Gremium zwischen Projekt- und Unternehmensorganisation. Seine Funktion und Rolle ist jedoch nicht einheitlich festgelegt. eines Projekts vertreten sein.

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