Erschöpft, aber sichtlich erleichtert kommt eine Handvoll Kollegen aus einem Workshop. Es ging um das weitere Vorgehen im Projekt. Zeitweise wurde angeregt diskutiert, wie Sie im benachbarten Büro mitbekommen haben. Auf Ihre Frage, wie es nun weitergeht, erhalten Sie von drei Kollegen drei verschiedene Antworten. Der nun neuaufkeimenden Diskussion entfliehen Sie in der Hoffnung auf eine eindeutige Antwort in den Workshopraum. Nur der Projektleiter, der den Workshop moderiert hat, ist noch da; er verstaut gerade den Beamer. Ihr Blick fällt auf das Whiteboard – es ist leer. Gleiches gilt für das Flipchart. Der Projektleiter deutet Ihren fragenden Blick richtig. "Ach, ich habe gar nichts notiert, ich war viel zu beschäftigt mit Moderieren." Auf Ihre Frage nach der Zukunft des Projekts gibt er Ihnen dann die vierte Antwort…

Kommt Ihnen diese Situation bekannt vor? Die geschilderte Verwirrung entsteht meist dann, wenn niemand den Verlauf einer Diskussion sowie deren Ergebnisse notiert hat. Auch wenn der Moderator einzelne Stichpunkte notiert, reicht dies oft nicht aus, damit alle Teilnehmer den Workshop mit einem gemeinsamen Verständnis, z.B. über das weitere Vorgehen im Projekt, verlassen. Doch genau dies sollte das Ziel jedes Workshops sein, wenn er einen Beitrag zum Projektfortschritt leisten soll.

Was ist Visualisieren?

Im engeren Sinne bedeutet "visualisieren", komplexe Sachverhalte durch grafische Darstellungen, Zeichnungen und Bilder besser verständlich zu machen. Im Kontext eines Workshops werden so diskutierte Sachverhalte in Form von Stichworten, Sätzen oder Grafiken festgehalten. Visualisierungen heben so wichtige Diskussionspunkte und Ergebnisse hervor und machen diese für alle Teilnehmer sichtbar.

Die Herausforderung an denjenigen, der mitschreibt bzw. visualisiert, besteht darin, sowohl die Diskussion als auch deren Ergebnisse so mitzuschreiben, dass er damit ein gemeinsames Verständnis der Teilnehmer fördert. Einem professionellen und darin geübten Moderator gelingt dies. Aber viele Workshops in einem Projekt – vielleicht die meisten – moderiert der Projektleiter oder ein Projektmitarbeiter. Dieser Artikel gibt Ihnen Tipps, wie Sie die Herausforderungen bewältigen, die das Mitschreiben und Visualisieren von Diskussionen mit sich bringt.

Warum in einem Workshop Ergebnisse visualisiert werden sollten

Eine gemeinsame Sicht fördern

Was ein Teilnehmer aus einem Workshop mitnimmt, hängt von seiner Wahrnehmung ab und davon, was er in seinem Gedächtnis verankert. Beides wird wesentlich von seinem Interesse bestimmt: Jemand, der für die Planung des Projekts verantwortlich ist, wird seine Aufmerksamkeit auf alle für die Planung relevanten Fakten richten. Ein Teilprojektleiter nimmt verstärkt das wahr, was sein Teilprojekt betrifft. So erklärt sich, warum der Frager aus dem Eingangsbeispiel sich die Diskussion wie ein Puzzle aus den Wahrnehmungen der einzelnen Teilnehmer erschließen musste.

Um von der individuellen zu einer Gruppenwahrnehmung zu kommen, helfen Visualisierungen. Sie signalisieren den Teilnehmern, welche Aspekte und Ergebnisse wichtig sind. Außerdem fördern sie den Vorgang, dass alle Teilnehmer ein gemeinsames Verständnis über die behandelten Themen entwickeln und die gleiche Sicht auf getroffene Entscheidungen sowie verabredete Maßnahmen bekommen. Mitschriften und Visulisierungen helfen dabei, indem Sie diese Ergebnisse für alle nachvollziehbar abbilden.

Das Gedächtnis der Gruppe

Zudem legen Visualisierungen den Grundstein für ein kollektives Gedächtnis der Gruppe. Nebenbei entlasten sie das Gedächtnis der einzelnen Teilnehmer, da sie sich wichtige Dinge nicht notieren müssen und stattdessen ihre volle Aufmerksamkeit auf die Diskussion richten; dabei können sie sich immer wieder auf die (visualisierten) Ergebnisse rückbeziehen. Ein weiterer Pluspunkt: Die Ergebnisse können Sie nach dem Workshop leichter weiterverarbeiten.

Visualisierungen geben Orientierung und Steuern die Diskussion

Zusätzlich bieten sie Orientierung während einer Diskussion und lenken die allgemeine Aufmerksamkeit. Der Moderator kann Sie also als Steuerungsinstrument nutzen.

4 zentrale Herausforderungen

Der Moderator hat bei der Visualisierung von Diskussionen die folgenden vier Herausforderungen zu bewältigen:

1. Er muss Visualisieren und dabei gleichzeitig der Diskussion folgen.
2. Er muss herausfiltern, was für alle Teilnehmer wichtig ist.
3. Die Visualisierung muss er so gestalten, dass jeder Teilnehmer sie lesen und verstehen kann.
4. Die Diskussion sollte er so lenken, dass die Gruppe das Ausgangsproblem bzw. die Aufgabenstellung löst.

Herausforderung 1: Visualisieren und gleichzeitig der Diskussion folgen

Die Aufgabe übertragen