Kommunikationsfallen entschärfen: Reizwörter, Frageleiter, Canvas & Co. Reden ist Gold: Wie Sie in agilen Events erfolgreich kommunizieren

Teil 2:
Planning und Retrospektive
Kommunikation in agilen Events

Projektmanagement hui, Kommunikation pfui: Wer die richtigen Methoden kennt, kann die typischen Kommunikationsfallen in den agilen Events Planning und Retrospektive vermeiden. Dirk Möller empfiehlt u.a. die Konsent-Methode und ein Canvas.

Management Summary

Kommunikationsfallen entschärfen: Reizwörter, Frageleiter, Canvas & Co. Reden ist Gold: Wie Sie in agilen Events erfolgreich kommunizieren

Teil 2:
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Projektmanagement hui, Kommunikation pfui: Wer die richtigen Methoden kennt, kann die typischen Kommunikationsfallen in den agilen Events Planning und Retrospektive vermeiden. Dirk Möller empfiehlt u.a. die Konsent-Methode und ein Canvas.

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Die agilen Events Daily Standup, Planning, Review und Retrospektive bilden die Säulen der agilen Vorgehensweise in Projekten (zur Benennung der Events siehe auch Teil 1 der Artikelserie). Doch das richtige und vollständige Anwenden aller agilen Methoden allein garantiert nicht, dass das gesetzte Ziel auch wirklich erreicht wird. Im Sprintrhythmus sind immer wieder Ergebnisse (Inkremente) zu liefern, mit denen die Benutzer:innen zufrieden sein sollen. Dies kann nur gelingen, wenn sowohl innerhalb des agilen Teams als auch in der Zusammenarbeit mit den Stakeholdern eine offene und transparente Kommunikation gepflegt wird.

Im ersten Teil dieser Artikelserie habe ich anhand des Daily Standups und des Reviews bereits auf die enorme Bedeutung einer gelungenen Kommunikation hingewiesen: Sie stellt den Schlüsselfaktor sowohl für den Erfolg der Events als auch des agilen Projekts dar.

Im vorliegenden zweiten Teil liegt der Fokus auf den beiden Events, in denen das agile Team Aktivitäten und Maßnahmen für die Zukunft entwickelt. Ich zeige Ihnen Kommunikationsmethoden und -techniken für das Planning und die Retrospektive, mit denen Sie ein positives Gesprächsklima schaffen, Dinge schneller auf den Punkt bringen und die Entscheidungsfindung beschleunigen.

Mit den richtigen Fragen gut vorbereitet in die Events starten

In der Vorbereitung auf die beiden Events ist es sinnvoll, sich vor der eigentlichen Durchführung drei Fragen zu stellen:

  • Warum ist dieser Sprint (im Falle des Plannings) bzw. der nächste Sprint (im Falle der Retrospektive) für die Anwender:innen wichtig?
  • Welche Ergebnisse liefern wir als agiles Team?
  • Mit welchen Methoden und Prozessen (ggf. auch Änderungen davon) wollen wir die Ergebnisse erstellen?

Es ist wichtig, die Fragen genau in dieser Reihenfolge zu stellen. Gemäß dem Motto "Start with a Why" machen Sie sich zuerst den Sinn und Zweck all Ihrer Aktivitäten klar: Sie wollen die Wünsche und Bedürfnisse der Kund:innen und Benutzer:innen erfüllen. Ergänzend können Sie die Frage stellen, welchen Nutzen Ihre Stakeholder davon haben, wenn Ihr Team das nächste Inkrement geliefert und/oder Prozesse und Methoden angepasst hat.

Behalten Sie bei beiden Events Ihre Kundschaft im Auge! Diese soll zufrieden sein, sie möchte verstanden und wahrgenommen werden. Mit den nachfolgenden Methoden und Tipps haben Sie die Möglichkeit, genau dies zu gewährleisten.

Planning

Das Ziel des Plannings besteht darin, die Tasks zu beschreiben, mit deren Abarbeitung am Sprintende ein Produkt (wesentlich) erweitert wird. Die durchschnittliche Dauer dieses Events hängt ab von der Größe des Teams, der Komplexität des Projekts und der Dauer des Sprints selbst. In der Regel dauert ein Sprint Planning Meeting zwischen zwei und acht Stunden. Durchgeführt wird es mit den Mitgliedern des agilen Teams. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Durchführung dieses Events nach Scrum finden Sie in der Methodenbeschreibung "Sprint Planning".

Neben den agilen Methoden sollte das Team sich auch bestimmter Kommunikationsmodelle bedienen, um ein lösungsorientiertes, erfolgreiches Planning zu gewährleisten.

Die Arbeit mit dem Backlog: Entscheidungsfindung mit der Konsent-Methode

Im Product Backlog erarbeitet der Product Owner eine priorisierte Liste von Anforderungen und Funktionen, die das agile Team während des Sprints abarbeiten soll. Die Backlogeinträge werden in User Storys geschrieben, um das Verständnis und die Kommunikation bezüglich der Anforderungen zwischen dem Entwicklungsteam und dem Product Owner zu erleichtern. Backlogeinträge sollten klar, eindeutig und messbar sein, damit das Entwicklungsteam sie während des Sprints umsetzen kann. Die Anforderungen müssen spezifisch genug sein, um eine genaue Schätzung des Umfangs und der Komplexität der Arbeit zu ermöglichen (siehe auch die Methodenbeschreibung "User Storys erstellen").

Ihr Backlog platzt aus allen Nähten und Sie wissen nicht, wo Sie mit dem Ausmisten anfangen sollen? Daniel Westermayr stellt Ihnen fünf Techniken vor, mit denen Sie Ihr Backlog ganz einfach reduzieren.

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Fortsetzungen des Fachartikels

Teil 1:
Daily Standup und Review

Missverständnisse im (agilen) Projekt? Stolpern Sie nicht in die typischen Kommunikationsfallen! Dirk Möller gibt Ihnen Hilfsmittel wie die Frageleiter an die Hand, mit denen Sie die agilen Events Daily Standup und Review zum Erfolg führen.