To-Do-Liste in Microsoft Outlook

Teil 2: Gezielt strukturieren mit benutzerdefinierten Ansichten
Im zweiten Teil seines Beitrags zeigt Burkhard Heidenberger, wie Sie mit Hilfe individueller Ansichten mehr Überblick in Ihrer Liste schaffen. Auf Knopfdruck können Sie so Aufgaben nach unterschiedlichen Kriterien filtern, nach Aufgabenbereichen strukturieren oder in verschiedenen Darstellungsarten anzeigen, wie z.B. Gantt-Diagramm oder Liste. So können Sie den Fokus gezielt auf das jeweils Wesentliche richten.

Im ersten Teil des Beitrags haben Sie erfahren, wie Sie in Outlook Aufgaben anlegen, mit Hilfe von Kategorien priorisieren und die zur Bearbeitung erforderlichen Daten einbinden. Der zweite Teil zeigt, wie Sie auch bei einer umfassenden Aufgabenliste stets für den nötigen Überblick sorgen, indem Sie individuelle Ansichten definieren und Ihre Liste damit auf Knopfdruck nach Ihren persönlichen Bedürfnissen darstellen, strukturieren und filtern.

Standardansichten

Standardmäßig stellt Outlook bereits einige Ansichten zur Verfügung, um die Aufgabenliste nach unterschiedlichen Kriterien zu sortieren (Tabelle 1). Damit können Sie z.B. schnell erkennen, welche Aufgaben überfällig sind, was Sie in den nächsten sieben Tagen erledigen müssen oder welche Aufgaben Sie an andere Personen übertragen haben.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um zwischen den Ansichten zu wechseln:

  • Über das Menü: Wählen Sie im Menü Ansicht / Anordnen nach / Aktuelle Ansicht die gewünschte Ansicht aus.
  • Über die Symbolleiste: Schneller geht es durch Klick auf die Schaltfläche "Aktuelle Ansicht". Im Pulldown-Menü können Sie direkt die gewünschte Ansicht auswählen.

Bild 1: Über die Symbolleiste wechseln Sie schnell zwischen verschiedenen Ansichten.

  • Im Navigationsbereich: Ab Outlook 2003 haben Sie die Möglichkeit, die gewünschte Ansicht im Navigationsbereich links direkt auszuwählen - das ist die schnellste Methode.
Tabelle 1: Ansichten, die Outlook standardmäßig zur Verfügung stellt (abhängig von der Outlook-Version).
Standardansicht (je nach Outlook-Version) Beschreibung
Einfache Liste: Neben dem Aufgabenbetreff ist in dieser Ansicht noch das Fälligkeitsdatum ersichtlich.
Liste mit Details: In dieser Ansicht sehen Sie weitere Informationen (Kategorien, Status etc.) zu einer Aufgabe.
Aktive Aufgaben: Im Gegensatz zu den zwei vorher genannten Ansichten sind in dieser Ansicht erledigte Aufgaben nicht sichtbar.
Nächste sieben Tage: Diese Ansicht zeigt alle Aufgaben, deren Fälligkeitstermin innerhalb der nächsten sieben Tage ansteht.
Überfällige Aufgaben: Hier sehen Sie alle Aufgaben, deren Fälligkeitstermin überschritten ist. Verwenden Sie diese Ansicht, um die Erledigung der Aufgaben neu zu planen.
Nach Kategorien: Hier werden die Aufgaben in Kategorien zusammengefasst.
Übertragene Aufgaben: In dieser Ansicht sehen Sie alle Aufgabe, die Sie übertragen (delegiert) haben. Wenn Sie im Team arbeiten, ist diese Ansicht sehr nützlich.
Nach zuständiger Person: Hier sehen Sie mit einem Blick, wem Sie welche Aufgabe delegiert haben. Diese Ansicht ist bei umfangreichen Projekten mit einer großen Anzahl an delegierten Aufgaben sehr hilfreich.
Erledigte Aufgaben: Wenn Sie sehen wollen, wann Sie welche Aufgabe erledigt haben, wählen Sie diese Ansicht. Dies kann für Rückverfolgungen von Nutzen sein.
Aufgaben in Zeitskalaansicht: Um einen groben Überblick zu erhalten, in welchem Zeitraum wie viele Aufgaben fällig sind, wählen Sie die Zeitskalaansicht. Wenn Sie mit dem Mauszeiger über das Aufgabensymbol fahren, können Sie den Aufgabentitel lesen.
Fälligkeitsdatum: In dieser Ansicht werden die Aufgaben nach Ihrem Fälligkeitsdatum gruppiert.

Eigene Ansichten anlegen

Haben Sie eigene Kategorien erstellt, z.B. um Ihre Aufgaben unterschiedlichen Projekten zuzuordnen oder sie nach bestimmten Kriterien zu priorisieren, reichen die Standardansichten nicht aus. Sie müssen eigene Ansichten definieren, um Übersicht in Ihrer Aufgabenliste zu schaffen. Wie Sie dazu vorgehen, soll ein einfaches Beispiel erläutern. Das Grundprinzip können Sie beliebig abwandeln, um Ansichten nach Ihren Bedürfnissen zu erstellen.

Beispiel

Nehmen wir an, Sie haben ein persönliches Ziel formuliert und die entsprechenden Maßnahmen (Aufgaben) zur Ereichung des Ziels in die Aufgabenliste übertragen. In der Standardansicht von Outlook werden diese Aufgaben gemeinsam mit allen anderen Aufgaben (z.B. geschäftlichen, privaten etc.) angezeigt, was die Übersicht einschränkt. Um diese zu verbessern, legen Sie jeweils eine Ansicht an für private Aufgaben, für geschäftliche und in unserem Fall noch eine Ansicht für Aufgaben, die Ihr persönliches Ziel betreffen. Und so gehen Sie dazu vor:

Zunächst müssen Sie die entsprechende Kategorien anlegen und Ihren Aufgaben zuweisen

  1. Öffnen Sie das Dialogfeld "Kategorien" mit Bearbeiten / Kategorien und klicken Sie dort auf den Button "Hauptkategorienliste". (Um das Dialogfeld zu öffnen, muss eine beliebige Aufgabe in der Liste markiert sein - andernfalls ist der Menüpunkt Kategorien deaktiviert.)
  2. Geben Sie im Eingabefeld
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