E-Mails schnell und prägnant schreiben

Kommunikation ist für alle Mitarbeiter ein wesentlicher Teil des Projektgeschäfts. Dabei ist die E-Mail eines der wichtigsten Kommunikationsmittel. Doch manchmal entpuppt sich selbst das Verfassen einer kurzen Mitteilung als gehöriger Zeitfresser. Marko Zotschew beschreibt in diesem Tipp, wie Sie in E-Mails auch komplexe Sachverhalte nach einem einfachen Schema beschreiben und dem Empfänger verständlich vermitteln können.

Kommunikation ist ein wesentlicher Teil des Projektgeschäfts. Egal, ob der Projektleiter Verhandlungen führt, Meetings leitet oder sich nur kurz abstimmen möchte – ständig steht er im Austausch mit dem Projektauftraggeber, mit Vertragspartnern und seinen Kollegen. Eines der wichtigsten Kommunikationsmittel ist dabei die E-Mail.

Doch manchmal entpuppt sich selbst das Verfassen einer kurzen Mitteilung als gehöriger Zeitfresser – vor allem dann, wenn sich der Urheber nicht sicher ist, wie er die E-Mail formulieren soll. Leicht verliert er sich im Irrgarten des Satzbaus und doktert scheinbar "ewig" an Kleinigkeiten herum. Wer sich diese Mühe spart, kommt nicht zwangsläufig schneller zum Ziel: Tippt der Verfasser aus Zeitmangel nur ein paar Stichworte ein, bleibt die Mail für den Empfänger oft unverständlich, so dass zeitaufwändige Nachfragen erforderlich sind.

Dieser Tipp zeigt Ihnen, wie Sie auch komplexe Sachverhalte nach einem einfachen Schema in E-Mails beschreiben und verständlich dem Empfänger vermitteln können.

Die Kommunikation von Geschäftspartner zu Geschäftspartner variiert natürlich. Aus diesem Grund sollte jeder für sich selbst einschätzen, wie er die vorgestellte Methode anwendet. Sie eignet sich besonders gut, wenn Sie gegenüber Vorgesetzten, externen Geschäftspartnern oder mehreren Empfängern ein Thema rein sachlich darstellen möchten, wie z.B. eine kurze Zusammenfassung der Ergebnisse der letzten Besprechung.

E-Mails wie eine Nachricht verfassen

Um den Inhalt einer E-Mail gut zu strukturieren, lohnt es sich, einen Blick auf das journalistische Format "Nachricht" zu werfen. Nachrichten behandeln wertungsfrei einen Sachverhalt in relativ kurzer Form, in Tageszeitungen üblicherweise über drei bis vier Absätze. Dabei folgt das Schreiben von Nachrichten immer dem gleichen Prinzip:

Das Wichtigste zuerst

Im ersten Satz einer Nachricht steht immer die zentrale Kernaussage des Artikels. Der nächste Satz präzisiert die erste Aussage und gibt weitere wichtige Informationen. So nimmt die Wichtigkeit der Informationen von

Anzeige
Jetzt kostenlos weiterlesen!
Abonnenten des Projekt Magazins wissen mehr!
Starten Sie jetzt unser 4-wöchiges Kennenlern-Angebot: Die Anmeldung dauert nur ein paar Minuten – Sie können also gleich weiterlesen.
  • KostenlosDas Kennenlern-Angebot kostet Sie nichts.
  • Kein RisikoSie können jederzeit kündigen, ohne dass Ihnen Kosten entstehen.
  • Einen Monat lang alles lesen4 Wochen Online-Zugriff auf alle Inhalte des Projekt Magazins.
Tech Link