In Organisationen zeichnet sich ein Muster ab: Je größer der eigene Verantwortungsbereich ist, desto größer ist häufig auch die Anzahl an Meetings, die den Kalender füllen. Das Problem dieser Meetings ist, dass sie häufig sehr ineffizient sind. Einzelne Teilnehmende kommen zu spät oder beantworten parallel E-Mails. Die Redner:innen unterbrechen sich gegenseitig am laufenden Band oder Einzelne halten lange Monologe, die niemand zu stoppen vermag.

Eine gängige Gegenmaßnahme bieten Meetingregeln. Sie sind Wegbereiter für effiziente Meetings. Bei unseren Kunden hängen solche Meetingregeln oft an den Wänden der Konferenzräume. Doch leider werden sie kurz nach der Einführung oft nicht mehr beachtet. Die Mitarbeiter:innen gewöhnen sich an das neue "Poster" und betrachten es im Folgenden nicht weiter.

Was wir bei unseren Kund:innen stattdessen einsetzen, sind sogenannte "Erfolgsfaktoren". Dabei handelt es sich um Maßnahmen, die jede:r Einzelne umsetzen kann, um die Erfolgswahrscheinlichkeit des Meetings zu erhöhen. Bei der Vorstellung dieser Faktoren erklären wir zunächst, dass jeder Faktor eine Einladung ist und niemandem eine Regel aufgezwungen werden soll. Jede:r kann selbst einen Beitrag dazu leisten, die Zeit im Meeting möglichst zielgerichtet zu verbringen.

Diese Unterscheidung von "Erfolgsfaktoren" und "Meetingregeln" macht einen großen Unterschied für die Verantwortungsübernahme der Teilnehmenden. Regeln laden dazu ein, sich passiv zurückzulehnen, um sie nicht zu brechen. Erfolgsfaktoren hingegen bieten den Anreiz, aktiv das Meeting mitzugestalten. Ist es am Ende nicht wie gewünscht gelaufen, liegt die Verantwortung nicht allein bei der Person, die die Moderation übernommen hat, sondern kollektiv bei allen Teilnehmenden. Gemeinsam können sie sich dann überlegen, was sie ändern können, damit das nächste Meeting effizienter wird.

In diesem Tipp stellen wir vier unserer zwölf gängigen und erfolgreichsten Erfolgsfaktoren vor.

Erfolgsfaktor 1: Gönn deinem Handy eine Pause!