PM-Prozesse in der Praxis

Ein Projekt abschließen

Wer ein Projekt abschließt, muss vielfältige Aspekte berücksichtigen. Es genügt nicht, einen Abschlussbericht zu schreiben, vielmehr müssen Sie z.B. prüfen, ob die vereinbarte Leistung vollständig erbracht wurde, eine Nachkalkulation erstellen und die Lessons Learned dokumentieren. Anhand der führenden PM-Richtlinien hat Dr. Georg Angermeier die notwendigen Aktivitäten für den geordneten Projektabschluss übersichtlich für Sie zusammengestellt. Als Projektleiter wie Ersteller eines PM-Handbuchs erhalten Sie nützliche Handlungsanleitungen, die Sie auf Ihr spezielles Projektumfeld anpassen können.

Wesentliches Kennzeichen eines Projekts ist seine zeitliche Begrenzung, darin stimmen alle PM-Richtlinien und Definitionen des Begriffs "Projekt" überein. Allerdings findet sich keine eindeutige Aussage, die den Endtermin eines Projekts genau definiert. Aus Sicht des Controllers könnte er das Schließen der Kostenstelle des Projekts sein, für den Projektleiter die Abgabe des Projektabschlussberichts, für den Auftraggeber die Abnahme des Projektergebnisses und für den Juristen die letzte endgültige Gerichtsentscheidung über eine Nachforderung.

Diese beispielhaft herausgegriffenen unterschiedlichen Perspektiven verdeutlichen, dass der Abschluss eines Projekts vielfältige Aspekte berücksichtigen muss. Wichtiger als die Definition eines exakten Zeitpunkts ist daher die sorgfältige Durchführung des Projektabschlusses, bei der alle Projektprozesse und Projektmanagementprozesse abgeschlossen und die Verbindungen des Projekts zu seinem Umfeld, wie z.B. die Ressourcenzuordnungen aus der Linie, geordnet beendet werden.

Überraschenderweise sind sich die verschiedenen PM-Richtlinien jedoch nicht darüber einig, was alles zu einem geordneten Projektabschluss gehört. Im Folgenden stelle ich Tätigkeiten zusammen, die in der Praxis – unter Berücksichtigung des jeweils geltenden Projektmanagement-Systems – durchgeführt werden müssen, um ein Projekt abzuschließen. Teilweise stimmen sie mit den Prozessen oder Prozessschritten überein, die vom PMBOK® Guide (PMI, 2008), der DIN 69901-2 (DIN, 2009), PRINCE2® (OGC, 2009) und dem GPM-Standardwerk PM3 (GPM, 2009) als Aufgaben des Projektabschlusses angesehen werden. Dabei führe ich manche der in diesen Richtlinien enthaltenen Aktivitäten für den Projektabschluss nicht auf, da sie entweder auf fachlicher Ebene, z.B. Abnahme, oder auf methodischer Ebene, z.B. Projektabschlussbesprechung, angesiedelt sind. Beides gehört aus meiner Sicht nicht in eine Prozessbeschreibung. Die aus meiner Sicht sehr wesentliche Aufgabe, alle Prozesse des Projekts zu beenden, ist dagegen in keiner Richtlinie explizit behandelt.

Für die Aktivitäten des Projektabschlusses gebe ich Projektleitern konkrete Handlungsanleitungen an die Hand; die Hinweise auf PM-Richtlinien sind rein informativer Natur. Manche der dort zitierten Prozesse oder Aktivitäten werden in den Richtlinien formal nicht im Zusammenhang mit dem Projektabschluss behandelt, ich halte sie aber auch für den Projektabschluss für wesentlich.  

Die Aktivitätsbeschreibungen sollen Projektleitern und Erstellern von PM-Handbüchern als Vorlage dienen, um ihren eigenen Projektabschlussprozess zu definieren. So können Sie bestimmte Aktivitäten weglassen, andere Ihren Bedürfnissen entsprechend anpassen oder hinzufügen. So können Sie anhand dieser Prozessbeschreibungen eine auf Ihr spezielles Projektumfeld angepasste Checkliste erstellen.

Dieser Artikel kann nicht zur Prüfungsvorbereitung für eine der genannten Richtlinien verwendet werden, da sich meine Ausführungen ausschließlich an der praktischen Umsetzbarkeit orientieren. Z.B. würde die von mir empfohlene Verwendung von Besprechungsprotokollen zur Erstellung von Lessons Learned (siehe Aktivität "Erfahrungswerte (Lessons Learned) dokumentieren") bei

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