PM-Prozesse in der Praxis Ein Projekt abschließen

Wer ein ProjektProjektEin Projekt ist ein einmaliger Geschäftsprozess , der von der Geschäftsführung der Trägerorganisation anhand eines Business Cases genehmigt wird, von einer temporären Organisationseinheit gemanagt wird, ein spezifiziertes Werk erstellt und dieses zu einem definierten Termin und zu vorgegebenen Kosten zur Abnahme an einen Kunden liefert. abschließt, muss vielfältige Aspekte berücksichtigen. Es genügt nicht, einen Abschlussbericht zu schreiben, vielmehr müssen Sie z.B. prüfen, ob die vereinbarte LeistungLeistungLeistung im allgemeinen Sprachgebrauch des Projektmanagements ist der den vereinbarten Anforderungen genügende und monetär bewertete Output eines Projektprozesses. vollständig erbracht wurde, eine Nachkalkulation erstellen und die Lessons LearnedLessons LearnedDer innovative Charakter von Projekten bedingt, dass die Projektbeteiligten während eines Projekts beständig neue Erkenntnisse gewinnen. dokumentieren. Anhand der führenden PM-Richtlinien hat Dr. Georg Angermeier die notwendigen Aktivitäten für den geordneten ProjektabschlussProjektabschlussDer Projektabschluss umfasst diejenigen Tätigkeiten eines Projekts, die dazu dienen, alle Projektprozesse und Projektmanagementprozesse zu beenden und die Abnahme des Projekts herbeizuführen übersichtlich für Sie zusammengestellt. Als Projektleiter wie Ersteller eines PM-Handbuchs erhalten Sie nützliche Handlungsanleitungen, die Sie auf Ihr spezielles ProjektumfeldProjektumfeldProjektumfeld ist das System aller Faktoren, die Einfluss auf den Projektablauf haben. anpassen können.

PM-Prozesse in der Praxis Ein Projekt abschließen

Wer ein ProjektProjektEin Projekt ist ein einmaliger Geschäftsprozess , der von der Geschäftsführung der Trägerorganisation anhand eines Business Cases genehmigt wird, von einer temporären Organisationseinheit gemanagt wird, ein spezifiziertes Werk erstellt und dieses zu einem definierten Termin und zu vorgegebenen Kosten zur Abnahme an einen Kunden liefert. abschließt, muss vielfältige Aspekte berücksichtigen. Es genügt nicht, einen Abschlussbericht zu schreiben, vielmehr müssen Sie z.B. prüfen, ob die vereinbarte LeistungLeistungLeistung im allgemeinen Sprachgebrauch des Projektmanagements ist der den vereinbarten Anforderungen genügende und monetär bewertete Output eines Projektprozesses. vollständig erbracht wurde, eine Nachkalkulation erstellen und die Lessons LearnedLessons LearnedDer innovative Charakter von Projekten bedingt, dass die Projektbeteiligten während eines Projekts beständig neue Erkenntnisse gewinnen. dokumentieren. Anhand der führenden PM-Richtlinien hat Dr. Georg Angermeier die notwendigen Aktivitäten für den geordneten ProjektabschlussProjektabschlussDer Projektabschluss umfasst diejenigen Tätigkeiten eines Projekts, die dazu dienen, alle Projektprozesse und Projektmanagementprozesse zu beenden und die Abnahme des Projekts herbeizuführen übersichtlich für Sie zusammengestellt. Als Projektleiter wie Ersteller eines PM-Handbuchs erhalten Sie nützliche Handlungsanleitungen, die Sie auf Ihr spezielles ProjektumfeldProjektumfeldProjektumfeld ist das System aller Faktoren, die Einfluss auf den Projektablauf haben. anpassen können.

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Wesentliches Kennzeichen eines Projekts ist seine zeitliche Begrenzung, darin stimmen alle PM-Richtlinien und Definitionen des Begriffs "Projekt" überein. Allerdings findet sich keine eindeutige Aussage, die den EndterminEndterminDer kalendarisch festgelegte Zeitpunkt , der das Ende eines Vorgangs definiert. Der Endtermin kann durch Randbedingungen fest vorgegeben sein oder sich aus der Lage des Vorgangs nach erfolgter Terminplanberechnung ergeben. Der PMBOK(R) Guide unterscheidet nicht zwischen Endtermin und Endzeitpunkt. eines Projekts genau definiert. Aus Sicht des Controllers könnte er das Schließen der KostenstelleKostenstelleKostenstellen sind Kategorien für die Aufwände einer Organisationseinheit, die deren Struktur abbilden. Kostenstellen können nach verschiedenen Kriterien wie z.B. räumliche Zuordnung, Verantwortlichkeit, Kostenträger oder Leistungsart gebildet werden. Übertragen auf die Kostenrechnung im Projekt können für die Projektarbeit spezifische Projektkostenstellen wie z.B. "Qualitätssicherung" definiert werden. des Projekts sein, für den Projektleiter die Abgabe des Projektabschlussberichts, für den AuftraggeberAuftraggeberDer Auftraggeber eines Projekts ist der wichtigste Projektbeteiligte ( Stakeholder ). Er erteilt den Auftrag und ist der Vertragspartner, der über den Erfolg des Projekts endgültig entscheidet. die AbnahmeAbnahmeDie Abnahme ist die Bestätigung des Auftraggebers an den Auftragnehmer, dass dieser das vereinbarte ↑Werk spezifikationsgerecht erstellt hat und damit seinen Teil des Werkvertrags erfüllt hat. des Projektergebnisses und für den Juristen die letzte endgültige Gerichtsentscheidung über eine NachforderungNachforderungNachforderungen sind Ansprüche, die ein Vertragspartner an den anderen erhebt und mit Abweichungen des Projektablaufs gegenüber dem Plan oder Änderungen des vereinbarten Werks begründet. Eine Nachforderung setzt einen Vertrag voraus. Ohne vertragliche Vereinbarung (die auch mündlich sein kann) fehlt die Grundlage für eine Nachforderung, da es keine Bezugsgrößen (vereinbarter Plan, vereinbartes Ergebnis) gibt..

Diese beispielhaft herausgegriffenen unterschiedlichen Perspektiven verdeutlichen, dass der Abschluss eines Projekts vielfältige Aspekte berücksichtigen muss. Wichtiger als die Definition eines exakten Zeitpunkts ist daher die sorgfältige Durchführung des Projektabschlusses, bei der alle Projektprozesse und Projektmanagementprozesse abgeschlossen und die Verbindungen des Projekts zu seinem Umfeld, wie z.B. die Ressourcenzuordnungen aus der Linie, geordnet beendet werden.

Überraschenderweise sind sich die verschiedenen PM-Richtlinien jedoch nicht darüber einig, was alles zu einem geordneten Projektabschluss gehört. Im Folgenden stelle ich Tätigkeiten zusammen, die in der Praxis – unter Berücksichtigung des jeweils geltenden Projektmanagement-Systems – durchgeführt werden müssen, um ein Projekt abzuschließen. Teilweise stimmen sie mit den Prozessen oder Prozessschritten überein, die vom PMBOK® Guide (PMI, 2008), der DIN 69901-2 (DIN, 2009), PRINCE2PRINCE2PRINCE2 ® ist ein vollständiges Projektmanagement-System, bestehend aus Prozessdefinitionen, Rollenbeschreibungen, Vorlagen für Management-Produkte und Methoden. Das Akronym "PRINCE" steht für "PRojects IN Controlled Environment".® (OGC, 2009) und dem GPM-Standardwerk PM3 (GPM, 2009) als Aufgaben des Projektabschlusses angesehen werden. Dabei führe ich manche der in diesen Richtlinien enthaltenen Aktivitäten für den Projektabschluss nicht auf, da sie entweder auf fachlicher Ebene, z.B. Abnahme, oder auf methodischer Ebene, z.B. Projektabschlussbesprechung, angesiedelt sind. Beides gehört aus meiner Sicht nicht in eine Prozessbeschreibung. Die aus meiner Sicht sehr wesentliche Aufgabe, alle Prozesse des Projekts zu beenden, ist dagegen in keiner Richtlinie explizit behandelt.

Für die Aktivitäten des Projektabschlusses gebe ich Projektleitern konkrete Handlungsanleitungen an die Hand; die Hinweise auf PM-Richtlinien sind rein informativer Natur. Manche der dort zitierten Prozesse oder Aktivitäten werden in den Richtlinien formal nicht im Zusammenhang mit dem Projektabschluss behandelt, ich halte sie aber auch für den Projektabschluss für wesentlich.  

Die Aktivitätsbeschreibungen sollen Projektleitern und Erstellern von PM-Handbüchern als Vorlage dienen, um ihren eigenen Projektabschlussprozess zu definieren. So können Sie bestimmte Aktivitäten weglassen, andere Ihren Bedürfnissen entsprechend anpassen oder hinzufügen. So können Sie anhand dieser Prozessbeschreibungen eine auf Ihr spezielles Projektumfeld angepasste ChecklisteChecklisteChecklisten sind die Schnittstellen zwischen Fachwissen und Management. Sie beschreiben schrittweise einen bestimmten Prozess und dienen zu seiner Durchführung und gleichzeitigen Dokumentation. erstellen.

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