PM-Prozesse in der Praxis Ein Projekt abschließen

Wer ein Projekt abschließt, muss vielfältige Aspekte berücksichtigen. Es genügt nicht, einen Abschlussbericht zu schreiben, vielmehr müssen Sie z.B. prüfen, ob die vereinbarte Leistung vollständig erbracht wurde, eine Nachkalkulation erstellen und die Lessons Learned dokumentieren. Anhand der führenden PM-Richtlinien hat Dr. Georg Angermeier die notwendigen Aktivitäten für den geordneten Projektabschluss übersichtlich für Sie zusammengestellt. Als Projektleiter wie Ersteller eines PM-Handbuchs erhalten Sie nützliche Handlungsanleitungen, die Sie auf Ihr spezielles Projektumfeld anpassen können.

PM-Prozesse in der Praxis Ein Projekt abschließen

Wer ein Projekt abschließt, muss vielfältige Aspekte berücksichtigen. Es genügt nicht, einen Abschlussbericht zu schreiben, vielmehr müssen Sie z.B. prüfen, ob die vereinbarte Leistung vollständig erbracht wurde, eine Nachkalkulation erstellen und die Lessons Learned dokumentieren. Anhand der führenden PM-Richtlinien hat Dr. Georg Angermeier die notwendigen Aktivitäten für den geordneten Projektabschluss übersichtlich für Sie zusammengestellt. Als Projektleiter wie Ersteller eines PM-Handbuchs erhalten Sie nützliche Handlungsanleitungen, die Sie auf Ihr spezielles Projektumfeld anpassen können.

Wesentliches Kennzeichen eines Projekts ist seine zeitliche Begrenzung, darin stimmen alle PM-Richtlinien und Definitionen des Begriffs "Projekt" überein. Allerdings findet sich keine eindeutige Aussage, die den Endtermin eines Projekts genau definiert. Aus Sicht des Controllers könnte er das Schließen der Kostenstelle des Projekts sein, für den Projektleiter die Abgabe des Projektabschlussberichts, für den Auftraggeber die Abnahme des Projektergebnisses und für den Juristen die letzte endgültige Gerichtsentscheidung über eine Nachforderung.

Diese beispielhaft herausgegriffenen unterschiedlichen Perspektiven verdeutlichen, dass der Abschluss eines Projekts vielfältige Aspekte berücksichtigen muss. Wichtiger als die Definition eines exakten Zeitpunkts ist daher die sorgfältige Durchführung des Projektabschlusses, bei der alle Projektprozesse und Projektmanagementprozesse abgeschlossen und die Verbindungen des Projekts zu seinem Umfeld, wie z.B. die Ressourcenzuordnungen aus der Linie, geordnet beendet werden.

Überraschenderweise sind sich die verschiedenen PM-Richtlinien jedoch nicht darüber einig, was alles zu einem geordneten Projektabschluss gehört. Im Folgenden stelle ich Tätigkeiten zusammen, die in der Praxis – unter Berücksichtigung des jeweils geltenden Projektmanagement-Systems – durchgeführt werden müssen, um ein Projekt abzuschließen. Teilweise stimmen sie mit den Prozessen oder Prozessschritten überein, die vom PMBOK® Guide (PMI, 2008), der DIN 69901-2 (DIN, 2009), PRINCE2® (OGC, 2009) und dem GPM-Standardwerk PM3 (GPM, 2009) als Aufgaben des Projektabschlusses angesehen werden. Dabei führe ich manche der in diesen Richtlinien enthaltenen Aktivitäten für den Projektabschluss nicht auf, da sie entweder auf fachlicher Ebene, z.B. Abnahme, oder auf methodischer Ebene, z.B. Projektabschlussbesprechung, angesiedelt sind. Beides gehört aus meiner Sicht nicht in eine Prozessbeschreibung. Die aus meiner Sicht sehr wesentliche Aufgabe, alle Prozesse des Projekts zu beenden, ist dagegen in keiner Richtlinie explizit behandelt.

Für die Aktivitäten des Projektabschlusses gebe ich Projektleitern konkrete Handlungsanleitungen an die Hand; die Hinweise auf PM-Richtlinien sind rein informativer Natur. Manche der dort zitierten Prozesse oder Aktivitäten werden in den Richtlinien formal nicht im Zusammenhang mit dem Projektabschluss behandelt, ich halte sie aber auch für den Projektabschluss für wesentlich.  

Die Aktivitätsbeschreibungen sollen Projektleitern und Erstellern von PM-Handbüchern als Vorlage dienen, um ihren eigenen Projektabschlussprozess zu definieren. So können Sie bestimmte Aktivitäten weglassen, andere Ihren Bedürfnissen entsprechend anpassen oder hinzufügen. So können Sie anhand dieser Prozessbeschreibungen eine auf Ihr spezielles Projektumfeld angepasste Checkliste erstellen.

Dieser Artikel kann nicht zur Prüfungsvorbereitung für eine der genannten Richtlinien verwendet werden, da sich meine Ausführungen ausschließlich an der praktischen Umsetzbarkeit orientieren. Z.B. würde die von mir empfohlene Verwendung von Besprechungsprotokollen zur Erstellung von Lessons Learned (siehe Aktivität "Erfahrungswerte (Lessons Learned) dokumentieren") bei Zertifizierungsprüfungen vermutlich als Fehler gewertet werden.

Regulärer Projektabschluss oder Projektabbruch?

Projekte enden entweder regulär, wenn die vereinbarten Ergebnisse erzielt und abgenommen wurden, oder sie werden abgebrochen, wenn es nicht mehr möglich oder sinnvoll erscheint, diese Ergebnisse zu erzielen. In beiden Fällen muss der Projektmanagementprozess "Ein Projekt abschließen" durchgeführt werden, um ein geordnetes Ende des Projekts zu gewährleisten. Grundsätzlich sind bei einem Projektabbruch dieselben Tätigkeiten durchzuführen wie bei einem regulären Projektabschluss, lediglich die Inhalte unterscheiden sich. So können die Lessons Learned eines gescheiterten Projekts sehr wertvoll sein, haben aber einen anderen Inhalt als die eines erfolgreich durchgeführten Projekts. Wo erforderlich, werde ich jeweils auf die Unterschiede zwischen Projektabbruch und regulärem Abschluss eingehen.

Abschlussphase oder Abschlussprozess?

Zwischen den Richtlinien gibt es einen als akademisch zu bewertenden Streit darüber, ob es sich beim Projektabschluss um eine Abschlussphase handelt – diese Ansicht vertreten explizit die DIN 69901-3 und PM3 – oder um einen Abschlussprozess – dies ist die Interpretation von PRINCE2. Der PMBOK Guide legt sich nicht eindeutig fest, indem er einerseits in seiner Darstellung des Projektlebenszykus den Abschnitt "Closing the project" benennt,  andererseits den Prozess "Close Project or Phase" definiert.

Was ist der Unterschied?

Betrachtet man, wie PRINCE2, den Projektabschluss nur als Prozess, dann findet dieser in der letzten Projektphase statt, in der zusätzlich Projektprozesse ablaufen, wie z.B. Abnahmeprüfungen. Wenn man hingegen den Projektabschluss als Phase interpretiert und folglich die letzte Projektphase als Abschlussphase deklariert, wie Burkhardt in PM3 (Burkhardt, 2009), verknüpft man die letzten Projektprozesse (z.B. Erstellung von Produktdokumentation und Benutzeranleitung) und Projektmanagementprozesse (z.B. Verfassen des Abschlussberichts) miteinander.

Logisch am klarsten ist meiner Meinung nach deshalb die Interpretation des Projektabschlusses als reinen Projektmanagementprozess: Damit kann der Projektabschluss, unabhängig von Projektart und Projektgegenstand, für alle Projekte gleich beschrieben werden. Man denke nur an die überaus aufwändigen Abnahmeverfahren bei Bau- und Anlagebauprojekten. Diese sind wichtige,…

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