Wer ist ein:e Stakeholder:in?

Der PMBOK® Guide Seventh Edition (PMI, 2021) definiert "Stakeholder" so: "An individual, group, or organization that may affect, be affected by, or perceive itself to be affected by a decision, activity, or outcome of a project, program, or portfolio."

Die IPMA Project Management Competence Baseline (IPMA, 2017) definiert "Stakeholder" ein wenig weiter: "Als Stakeholder betrachtet werden können alle Einzelnen, Gruppen oder Organisationen, die an dem Projekt beteiligt sind, dieses beeinflussen, davon beeinflusst werden oder an der Durchführung bzw. dem Ergebnis desselben interessiert sind."

Auch andere Normen und Richtlinien wie z.B. PRINCE2® (AXELOS, 2019) oder die DIN 69901:2009-01 Blatt 5 definieren "Stakeholder" sehr ähnlich. Vereinfachend können wir zusammenfassen:

Im Projektmanagement sind Stakeholder:innen (auch Projektbeteiligte, Anspruchsgruppen oder interessierte Parteien genannt) Personen, Personengruppen oder Organisationen, die Einfluss auf den Ablauf des Projekts haben oder vom Projekt direkt betroffen sind.

Nach dieser Definition kann die Zahl der Stakeholder:innen also sehr groß sein. Nicht nur das gesamte Projektteam, sondern auch alle Personen und Organisationen des Projektumfelds zählen dazu. Dies gibt uns aber wichtige Hinweise darauf, wie wir die Stakeholer:innen eines Projekts identifizieren können: zum einen über die Projektorganisation und die dem Projekt zugeordneten Ressourcen sowie mit Hilfe der Umfeldanalyse oder der Context Map.

Oft wird zwischen internen und externen Stakeholder:innen unterschieden. Interne Stakeholder:innen gehören der Organisationseinheit an, die das Projekt durchführt, externe Stakeholder:innen hingegen nicht. PRINCE2® definiert das Projekt selbst als Organisationseinheit, was die Grenzen zwischen "intern" und "extern" verschiebt: Ausschließlich Personen und Personengruppen der Projektorganisation selbst sind interne Stakeholder:innen (AXELOS, 2019).

Beispiele für Stakeholder:innen

Stakeholder:innen der Projektorganisation:

• Lenkungsausschuss
• Projektleitung
• Projektteam
• Projektassistenz

Stakeholder:innen der Unternehmensorganisation

• Geschäftsführung
• Project Management Office
• Interne IT-Abteilung
• Betriebsrat
• Personalabteilung
• Datenschutzbeauftragte

Stakeholder:innen außerhalb der Projekt- und Unternehmensorganisation

• Konkurrenz
• Presse
• Banken
• Politik
• Öffentliche Verwaltung
• Vereine und Verbände

Stakeholder:innen, die sowohl innerhalb als auch außerhalb von Projekt- und Unternehmensorganisation sein können

• Kund:innen
• Lieferant:innen
• Benutzer:innen
• Von Auswirkungen des Projekts betroffene Personen

Wie läuft eine Stakeholderanalyse ab?

Die Stakeholderanalyse erfolgt in diesen fünf aufeinanderfolgenden Schritten:

Schritt 1: Stakeholder:innen identifizieren

Bevor Sie mit der Analyse Ihrer Stakeholder:innen starten, müssen Sie herausfinden, wer überhaupt Stakeholder:in Ihres Projektvorhabens sein könnte. Folgende Fragen aus der Methode Stakeholdermanagement sind hilfreich, um herauszufinden, wer tatsächlich Stakeholder:in Ihres Vorhabens ist.

1. Wer ist am Projekt beteiligt?
2. Wer kann Einfluss auf das Projekt ausüben?
3. Wer hat ein Interesse am Ausgang des Projekts?
4. Wer ist von den Auswirkungen des Projektes betroffen?

Schritt 2: Stakeholder:innen kategorisieren

Im nächsten Schritt geht es um die Kategorisierung der Stakeholder:innen und somit auch um die Frage: Was wollen diese?

Zwei Kriterien sind dabei besonders relevant: Interesse und Einfluss. Denn nur wenn wir wissen, ob unsere Anspruchsgruppe zum einen am Ausgang des Projekts interessiert ist, und zum anderen auch tatsächlich Einfluss auf dieses hat, können wir unsere Maßnahmen effizient planen und priorisieren.

Interesse

Interesse an Ihrem Projekt haben vor allem diejenigen Stakeholder:innen, die von dem Ausgang bzw. den Auswirkungen direkt betroffen sind.

Überlegen Sie, wie das Interesse Ihrer Anspruchsgruppe ausfällt. Hierfür stehen Ihnen in der Excel-Vorlage fünf Abstufungen zur Verfügung: kein Interesse, niedriges Interesse, mittleres Interesse, eher hohes Interesse, hohes Interesse. Wählen Sie nun per Drop-Down-Menü die entsprechende Kategorisierung aus.

Einfluss

Das Interesse Ihrer Anspruchsgruppe zu kennen ist wichtig. Noch ein bisschen relevanter ist aber der tatsächliche Einfluss. Denn dieser hat Auswirkungen auf die anschließende Priorisierung und den Maßnahmenplan.

Wählen Sie nun erneut in der Drop-Down-Liste aus, wie Sie den Einfluss Ihrer Anspruchsgruppe einstufen. Auch hier stehen erneut fünf Abstufungen zur Verfügung: kein Einfluss, geringer Einfluss, mittlerer Einfluss, eher hoher Einfluss, hoher Einfluss.

Priorität

Nachdem Interesse und Einfluss eingeschätzt wurden, wird die Priorität der Anspruchsgruppe automatisiert angegeben. Sie brauchen hier also nichts weiter tun.

Wie sich die Priorität zusammensetzt, erfahren Sie nach erfolgreichem Download in der Anleitung des Tools.

Stakeholder-Matrix

Jeder Eintrag in der Stakeholdertabelle wird in Echtzeit und automatisiert in einer Vierfeldermatrix dargestellt. Dadurch wird die kontinuierliche Pflege der Liste erleichtert, da Änderungen in den Spalten "Interesse" und "Einfluss" ohne weiteres Zutun in die Matrix übertragen werden.

Die 4 Strategien: Beobachten, Informieren, Einbinden, Zufriedenstellen

Jedes Feld der Vierfeldermatrix repräsentiert nun eine andere Strategie im Umgang mit Ihren Stakeholder:innen:

• Interesse und Einfluss (eher) niedrig (Quadrant unten links): Beobachten
• Interesse (eher) hoch, Einfluss (eher) gering (Quadrant oben links): Informieren
• Interesse und Einfluss (eher) hoch (Quadrant oben rechts): Einbinden
• Einfluss (eher) hoch, Interesse (eher) niedrig (Quadrant unten rechts): Zufriedenstellen

Schritt 3: Intentionen und Handlungsoptionen ermitteln

Die Stakeholdertabelle bildet den Rahmen für all das, was nun im Maßnahmenplan folgt (Tabellenblatt "Maßnahmenplan"). Dieser hilft uns dabei, die Absichten der Anspruchsgruppen noch ein bisschen besser zu verstehen und daraus entsprechende Handlungsoptionen abzuleiten. Der Maßnahmenplan beantwortet daher folgende Fragen:

• Wie ist der:die Stakeholder:in gegenüber meinem Projekt eingestellt?
• Was ist sein:ihr Ziel?
• Wie könnte er:sie unser Projekt beeinflussen?
• Welche Strategie wenden wir im Umgang mit ihm:ihr an?
• Wer ist für die Umsetzung der Strategie verantwortlich?

Einstellungen zum Projekt

Wir wissen bereits, wer Einfluss auf und Interesse an unserem Projekt hat. Jetzt überlegen wir uns, wie diese Stakeholder:innen gegenüber unserem Projekt eingestellt sind. Denn dies kann einen entscheidenden Einfluss auf die Strategie haben, die Sie im weiteren Verlauf verfolgen werden.

Über ein Drop-Down-Menü können Sie in der Spalte "Einstellung zum Projekt" auswählen zwischen "blockiert", "unterstützt" oder "indifferent".

Ziel

Ergänzend zu den Einstellungen zum Projekt ist es wichtig, sich genauer mit den Zielen der Stakeholder:innen auseinanderzusetzen. Das Verschriftlichen hilft uns dabei, uns auf das Wesentliche zu fokussieren, und die Einstellungen der Projektbeteiligten zum Projekt noch etwas besser nachzuvollziehen. Notieren Sie hier möglichst knapp (max. 3 Sätze), was das Ziel der Anspruchsgruppe ist.

Einflussmöglichkeiten

Die Ermittlung der Einflussmöglichkeiten helfen uns dabei, ein vollständiges Bild von unseren Stakeholder:innen zu bekommen. Indem wir vorab mögliche Handlungsoptionen der Anspruchsgruppen ermitteln, können wir uns besser auf potenzielle Blockadeversuche einstellen. Die Einflussmöglichkeiten vorab zu identifizieren ist vor allem wichtig bei Gegner:innen des Projekts und den Anspruchsgruppen, die aktuell noch eine indifferente Haltung gegenüber diesem einnehmen.

Schritt 4: Maßnahmen und Verantwortliche festlegen

Sie haben nun alle Informationen gesammelt, die Sie für eine Festlegung der Strategie benötigen. Sie wissen…

• … wer Interesse an Ihrem Projekt hat.
• … wer Einfluss auf Ihr Projekt hat.
• … mit welcher Priorität Sie die Stakeholder:innen im Blick haben sollten.
• … welche Ziele Ihre Stakeholder:innen verfolgen.
• … welche Einflussmöglichkeiten diese haben.

Jetzt geht es darum, je nach Anspruchsgruppe die richtige Strategie zu identifizieren und Verantwortliche zu benennen. Dabei unterstützt Sie die Matrix aus Schritt 1.

Die richtige Strategie identifizieren

Zu Beginn hatten wir bereits die vier möglichen Strategien im Stakeholdermanagement benannt, die Grundlage der Vierfeldermatrix sind: "Beobachten", "Informieren", "Einbinden" und "Zufriedenstellen". Sie haben nun verschiedene Möglichkeiten, um entsprechende Maßnahmen zu entwickeln. Mehr Informationen dazu erhalten Sie nach erfolgreichem Download in der dazugehörigen Anleitung des Tools.

Schritt 5: Kontaktliste erstellen und pflegen

Mit der ausgefüllten Stakeholdertabelle und dem Maßnahmenplan haben Sie bereits die beiden Kernelemente der Stakeholderanalyse fertiggestellt. Komplettieren Sie nun in einem letzten Schritt alle wichtigen Kontaktdaten der Stakeholder:innen. Das ist insbesondere dann wichtig, wenn Projektmitarbeitende, z.B. aufgrund von Krankheit oder dem Ausscheiden aus dem Unternehmen, nicht länger die gewählte Strategie koordinieren bzw. umsetzen können.