Beamer aus – Laptop zu!

Im Meeting kreativ und effektiv Ergebnisse erzielen

Wünschen Sie sich effiziente Besprechungen, die alle Teilnehmer als positives Erlebnis wahrnehmen? Thomas Schwitzer zeigt Ihnen, wie Sie als Moderator spielerisch die Kreativität der Anwesenden wecken und mit einem strukturierten Vorgehen schnell für alle nachvollziehbare Ergebnisse erzielen. Für die Live-Protokollierung dieser Ergebnisse, mit denen die Teilnehmer weiterarbeiten können, präsentiert der Autor eine einfache und doch effektive Methode.

Beamer aus – Laptop zu!

Im Meeting kreativ und effektiv Ergebnisse erzielen

Wünschen Sie sich effiziente Besprechungen, die alle Teilnehmer als positives Erlebnis wahrnehmen? Thomas Schwitzer zeigt Ihnen, wie Sie als Moderator spielerisch die Kreativität der Anwesenden wecken und mit einem strukturierten Vorgehen schnell für alle nachvollziehbare Ergebnisse erzielen. Für die Live-Protokollierung dieser Ergebnisse, mit denen die Teilnehmer weiterarbeiten können, präsentiert der Autor eine einfache und doch effektive Methode.

Meetings, Jour fixes, Syncs, Absprachen, Regeltermine oder Kurz-Workshops – Besprechungen haben viele Namen. Diese Zusammentreffen werden meiner Erfahrung nach bei allen Beteiligten immer unbeliebter. "Mangelnde Vorbereitung, viel Gerede ohne Ergebnis, beamer-zentrierte Excel-Safaris", schimpfen die einen, "Smartphone streichelnde Teilnehmer und deutlich mehr Zuhörer als Mitgestalter" beschweren sich die anderen.

Das Ergebnis: allgemeine Unzufriedenheit und Kommentare in der Kaffeeküche, wie z.B. "Das Meeting hätten wir uns auch schenken können". Leider tritt der ursprüngliche Wert von Besprechungen, d.h. der ergebnisorientierte Dialog zwischen Menschen, bei der intensiven und ablenkenden Techniknutzung, wie sie in Meetings häufig vorherrscht, in den Hintergrund.

In diesem Artikel möchte ich Ihnen anhand von Praxisbeispielen ein paar vielleicht ungewohnte Methoden vorstellen, mit denen Sie als Projektleiter aus Ihrem Meeting ein Event machen, das die Teilnehmer einbezieht und so die Menschen wieder in den Mittelpunkt rückt – und in dem Sie, ganz nebenbei, effektiv Ergebnisse erzielen.

Beispiel

Sie wollen als Projektleiter eines Software-Entwicklungsprojekts dem neuen Entwicklerteam die ersten groben Kunden-Anforderungen vorstellen. Das Team soll so zum einen ein tieferes Verständnis von dem zu entwickelnden System erhalten, zum anderen soll es die noch sehr grob formulierten Kunden-Anforderungen feiner ausarbeiten und den Entwicklungsaufwand einschätzen.

Aus diesem Grund initiieren Sie einen kurzen Workshop, der ein hohes Maß an Kreativität von allen Beteiligten fordert, geht es doch um ein System, das komplett neu entwickelt wird. Die Kunst ist es deshalb, den Spagat zwischen Kreativität und disziplinierter Ergebnisfindung zu bewältigen.

Ein Meeting – vier Phasen

Teilen Sie die Besprechung in vier Phasen auf: Check-in, Briefing, Diskussion und Closing. Bei einem 1½-stündigen Meeting kann die Zeitaufteilung dann so aussehen:

  1. Check-in (Dauer: 5 Minuten)
  2. Briefing (Dauer: 5 Minuten)
  3. Diskussion und Live-Protokollierung (Dauer: 75 Minuten)
  4. Closing (5 Minuten)

Check-in-Phase – Ihr seid die Hauptpersonen

Beispiel

Während des Check-ins kommen alle Entwickler, die bis zu diesem Zeitpunkt einen unterschiedlichen Tagesablauf hatten, in den Raum und suchen sich einen Platz. Der Erste kommt gerade noch rechtzeitig von einer vorangegangenen Besprechung und beschäftigt sich gedanklich noch mit dieser. Der Zweite saß eben noch vor dem Programmiercode einer anderen Anwendung und versuchte, eine knifflige Aufgabe zu lösen. Der Dritte hat die Agenda bereits im Vorfeld studiert, sich vorbereitet und wartet nun darauf, zu jedem Punkt seine Meinung äußern zu dürfen. Fast alle Teilnehmer sind "bewaffnet" mit Laptops, die sie auf den Tisch stellen und aufklappen.

Grund genug, die Anwesenden sofort auf das Thema einzuschwören und den Fokus zu setzen? Versuchen Sie an dieser Stelle einmal etwas Anderes! Machen Sie etwas, womit keiner rechnet: Bringen Sie die Teilnehmer bewusst durcheinander! Bitten Sie die Teilnehmer, ihre Laptops zu schließen. Sollte der Beamer bereits aktiviert sein, schalten Sie ihn aus. Sie können dies auch mit den Worten "den brauchen wir heute nicht" kommentieren. Sie signalisieren damit den Teilnehmern, dass jetzt "sie" gefragt sind.

Jemand möchte seinen Laptop nicht schließen

Und was tun, wenn einer der Anwesenden den Laptop nicht schließen möchte? Erklären Sie ihm in diesem Fall, dass Ihrer Auffassung nach in dieser Besprechung für die Klärung der Fragen kein Laptop benötigt wird und Sie seine ungeteilte Aufmerksamkeit und seine Wortbeiträge für sehr wichtig halten.

Sollte er dennoch weiterhin den Laptop benutzen wollen, akzeptieren Sie seine Haltung und reflektieren Sie nach dem Meeting für sich, ob der Teilnehmer dennoch sinnvolle Beiträge leisten konnte, evtl. durch parallele Recherche, sodass dies für die Besprechung hilfreich war. Sollte sich allerdings herausstellen, dass diese Person die Zeit in Ihren Meetings nutzt, um die E-Mails im Posteingang abzuarbeiten, und sich nur wenig an den Diskussionen beteiligt, suchen Sie das Vier- Augen-Gespräch und klären Sie mit ihr, ob die zukünftige Teilnahme zu bestimmten Themen notwendig ist oder nicht.

Bewertungen und Kommentare

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Kommentare 3

Alle Kommentare

Claudia
Steglich
Ich bin häufig in solchen beschriebenen Situationen, nicht nur bei Besprechungen sondern auch in Seminaren. Vor allem das Beamer-Laptop Problem tritt eigentlich immer auf. Die Beispiele unterstützen trefflich um eine angenehme Atmosphäre zu schaffen.
Martin
Schön-Chanishvili
es fing mit simplen Standard-Methoden an - wurde aber gegen Ende immer innovativer. Wirklich gute Zusammenstellung von zielorientierten, effizienten Kreativitätsmethoden. Danke!
Guest
Interessant aber nichts neues. Im Bereich Scrum hat die Retrospektive genau dieses Format und diese Probleme.
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