Die Corona-Pandemie hat nicht nur die Verwendung von Kommunikations-Tools wie Zoom, Teams oder WebEx für Gespräche, Besprechungen und Konferenzen forciert, sondern auch Schulungen aus dem Seminarraum in die digitale Welt verlagert. Noch mehr als bei einer Besprechung benötigen die Teilnehmenden im virtuellen Raum motivierende Angebote, damit sie konzentriert bei der Sache bleiben.

Die Webinare vieler professioneller Schulungsanbieter erfüllen diese Kriterien bereits. Auch im Projekt können Webinare genutzt werden, um z.B. Projektmitglieder in projektspezifischen Themen zu schulen oder um Erfahrungen und Best Practices weiterzugeben – sowohl als einmalige Veranstaltung als auch als regelmäßiges Angebot.

Dieser Fachartikel beschreibt, wie Sie solche digitalen Schulungen planen und vorbereiten. Im zweiten Teil der Artikelserie erfahren Sie, worauf Sie achten sollten, wenn Sie ein Webinar durchführen und nachbereiten. Sie können Ihr Webinar z.B. aufzeichnen und anschließend den Teilnehmenden als Video zur Verfügung stellen.

Nutzen Sie die Kompetenz der Projektmitglieder für die Weiterbildung im Projekt

Ein Wesensmerkmal von Projekten ist, dass das Thema neu und innovativ ist und die Teammitglieder erstmals gemeinsam zusammenarbeiten. Bei vielen Themen fehlen den Projektmitgliedern jedoch Wissen und Kompetenzen, um effektiv und effizient arbeiten zu können. Zu nennen sind hier z.B. Projektstandards, projektspezifische Tools oder im Projekt entwickelte Best Practices.

Für diese Themen haben sich kurze, ein- bis zweistündige Workshops bewährt, die sich auch virtuell in Form von Webinaren durchführen lassen. Hierzu können Sie die Methoden für die Durchführung von Workshops (siehe z.B.: Moderation von Arbeitsgruppen) kreativ an das virtuelle Arbeiten anpassen. Vorteil: Webinare lassen sich – mit ein bisschen Routine – schneller und unkomplizierter durchführen, da kein Raum gebucht und keine physischen Moderationsmaterialien wie Pinnwände oder Flip Charts bereitgestellt werden müssen.

Besonders wichtig bei der digitalen Umsetzung einer Schulung ist, dass Sie Möglichkeiten einplanen bzw. Tools einsetzen, die den aktiven Austausch mit und zwischen den Teilnehmenden ermöglichen. Hierzu zählen neben der gesprochenen Sprache eine Chat-Funktion, virtuelle Tafeln (Whiteboards), Breakout-Räume (Aufteilung der Teilnehmer:innen in Kleingruppen) etc.

Berücksichtigen Sie bereits bei der Vorbereitung des Webinars, dass Sie mit den Teilnehmer:innen über verschiedene Kanäle kommunizieren, um das Webinar interaktiv und abwechslungsreich zu gestalten.

Darüber hinaus können Sie Webinare in Ihrem Unternehmen auch nutzen, um Ihre Mitarbeiter:innen im Projektmanagement kontinuierlich fortzubilden. Richten Sie z.B. eine "Projektakademie" ein, in der Sie in einem festen Format regelmäßig Webinare zu Projektmanagement-Themen anbieten. Hier können Mitarbeiter:innen sich auch gegenseitig Themen vorstellen. Dies ist eine kostengünstige und praxisnahe Möglichkeit der Weiterbildung im Projekt. Zudem erhöht es die Motivation, denn wer ein Fachthema aufbereitet und präsentiert, wird von den anderen als Experte oder Expertin wahrgenommen und kann dadurch Pluspunkte für die eigene Karriere sammeln.

6 Grundregeln der Didaktik für Webinare

Als Moderator:in eines Webinars sind Sie für die Gestaltung des Lernprozesses verantwortlich, die Teilnehmenden für ihren Lernerfolg. Diese Verantwortung übernehmen sie nur dann, wenn sie interessiert sind und den Nutzen des Webinars erkennen können. Die vermittelten Inhalte müssen daher an die eigenen Erfahrungen der Teilnehmenden anknüpfen.

Für Sie bedeutet das: Gestalten Sie den Lernprozess so, dass die Teilnehmenden den Inhalt des Webinars gut aufnehmen können (siehe auch "So gewinnen und halten Sie die Aufmerksamkeit des Publikums"). Dabei sollten Sie die folgenden Grundregeln beachten, die sich aus den Erkenntnissen der Neurowissenschaften ableiten:

1. Informationen gelangen durch den sogenannten Thalamus in das Gehirn. Dieser funktioniert wie ein Filter. Er vergleicht alle Informationen mit Strukturähnlichkeiten von bereits Erlebtem und lässt bevorzugt diejenigen Informationen durch, die sich von den gespeicherten Informationen unterscheiden. Dies heißt für die Gestaltung von Webinaren: Je höher der Neuigkeitswert der Informationen oder der Überraschungseffekt durch die Art und Weise der Vermittlung, desto höher ist die Chance, dass die Teilnehmenden die Informationen aufnehmen.
2. Lernerfahrungen sind im Gehirn durch verbundene Nervenzellen repräsentiert. Damit sich stabile Verbindungen aufbauen, müssen Informationen wiederholt werden. Informationen, die Sie bei den Teilnehmenden unbedingt verankern möchten, sollten Sie daher mehrmals wiederholen.
3. Stabile Verbindungen werden auch aufgebaut, wenn die Informationen mit Emotionen verbunden sind. Diese bieten Bewertungs- und Handlungsimpulse und bewirken, dass sich Informationen besser verankern. Für das Webinar heißt das: Elemente, die die Teilnehmenden auch emotional ansprechen – wie z.B. Bilder – unterstützen das Lernen neuer Inhalte.
4. Informationen werden ebenfalls besser aufgenommen, wenn Sie über mehrere Kanäle vermittelt werden. Hilfreich sind z.B. Visualisierungen, die die gesprochenen Informationen unterstützen.
5. Auch die Umgebung, in der die Teilnehmenden lernen, spielt eine Rolle bei der Bildung von Nervenzellenverbindungen. Es macht einen Unterschied, ob jemand in einer dunklen Ecke eines Zimmers sitzt, oder an einem Schreibtisch in einem schön eingerichteten Raum. Denn das Gehirn speichert immer auch Informationen über die Umgebung ab, in der gelernt wird. Auf die Lernumgebung haben Sie natürlich keinen Einfluss; auf die Präsentation der Lernmaterialien schon. Achten Sie daher auf eine ansprechende Gestaltung der Folien, die Sie zeigen.
6. Einmal aufgebaute Verbindungen bleiben nicht für alle Ewigkeit erhalten. Sie werden mit der Zeit wieder abgebaut, wenn diese nicht genutzt werden. Daraus folgt, dass wir nicht auf Halde lernen können. Der Lernerfolg ist dann groß, wenn das Gelernte sofort in die Praxis umgesetzt werden kann. Dies ist für die Terminierung eines Webinars wichtig. Dieses sollte möglichst nahe an dem Zeitpunkt stattfinden, an dem die Teilnehmenden das erworbene Wissen benötigen (siehe auch "Seminarwissen erfolgreich transferieren").

Bereiten Sie das Webinar aus Sicht der Teilnehmenden vor

Je mehr Aufwand Sie in die Vorbereitung und Durchführung einer Schulung stecken, desto effektiver und effizienter können die Teilnehmer:innen lernen. Ein gut durchgeführtes Webinar sollte die Teilnehmenden für ihre Arbeit motivieren und sie dazu anregen, neue Erkenntnisse anzuwenden. Webinare können somit auch ein Beitrag zur Leistungssteigerung im Projekt sein.

Anregungen und Ideen zu einem Webinar entstehen häufig im Projektalltag:

• Sie stellen fest, dass bestimmte Kenntnisse bei den Projektmitgliedern nicht vorhanden sind.
• Es gibt Projektmitglieder, die Best Practices entwickelt haben und diese ihren Kolleg:innen zur Verfügung stellen wollen.
• Stakeholder:innen sollen über das Projekt informiert werden.
• Anwender:innen des Projektergebnisses müssen geschult werden.

Um aus diesen Ideen ein Webinar zu gestalten, das erfolgreich Wissen vermittelt, sollten Sie die in der folgenden Grafik dargestellten Schritte durchlaufen (Bild 1).

Diese Schritte der Vorbereitung sind mit denen zur Vorbereitung eines Präsenzseminars vergleichbar. Sie unterscheiden sich jedoch in ihrer inhaltlichen Ausgestaltung.

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