Was sind hybride Meetings?

Hybride Meetings sind Besprechungen, bei denen einige Teilnehmende online zugeschaltet sind, während der Rest gemeinsam in einem Meetingraum versammelt ist, idealerweise vor einem großen Bildschirm. Grundsätzlich ist jede Besprechung mit mindestens einer zugeschalteten Person ein hybrides Meeting.

Die Zukunft der Arbeit ist hybrid, weil sich das Homeoffice etabliert hat. Trotzdem habe ich den Eindruck, dass die meisten virtuellen Meetings weiterhin eher chaotisch als effizient verlaufen. Unter diesem Chaos leiden besonders die Mitarbeitenden, die remote arbeiten: Sie müssen mit den Teilnehmenden vor Ort wetteifern, um einen Beitrag zu leisten und die Ergebnisse des Meetings zu beeinflussen. Das liegt daran, dass die Menschen vor Ort vor allem die anderen physisch anwesenden Personen wahrnehmen und mit diesen kommunizieren. Die Remote-Teilnehmer:innen ignorieren sie dagegen häufig – z.B. weil sie sie nicht sehen können oder weil sie Hemmungen haben, die virtuell Zugeschalteten anzusprechen, weil es alle mitbekommen.

Als Meetingleitung sind Sie gefordert, Ihre Komfortzone zu verlassen und neue Taktiken und Technologien auszuprobieren, um so alle – vor Ort oder online – zu motivieren und zu befähigen sich am Meeting zu beteiligen, sodass Ihr Hybrid-Meeting produktiv wird und die Teilnehmer:innen am Ende zufrieden sind.

Zugeschaltete kämpfen mit mehr Ablenkungen

Für zugeschaltete Personen kann es schwierig sein dem Meeting zu folgen, weil sie vor Ihrem Endgerät mehr Ablenkungen ausgesetzt sind: Das fängt schon damit an, dass sich die Mehrheit der Teilnehmenden Gedanken darüber macht, wie sie vor der Kamera aussehen (was zur "Spiegelangst" führen kann, für mehr Infos siehe hier). Einige haben zeitgleich mehrere Browser-Fenster offen und wieder andere kämpfen mit dem Problem einer instabilen Internetverbindung (siehe dazu diese Studie).

Alle Remote-Mitarbeitenden eint, dass sie aufgrund der eingeschränkten Sicht auf den Besprechungsraum kaum Gelegenheit für direkten Blickkontakt haben und viele nonverbale Kommunikationshinweise der anderen Team-Mitglieder verpassen. Der Zugang zum Meeting-Erlebnis als solches ist also stark eingeschränkt. Diese Einschränkungen können dazu führen, dass virtuelle Teilnehmende das Gefühl bekommen nur zuzuschauen und nicht aktiv teilzunehmen. Dadurch sind sie weniger motiviert, sich aktiv in das Meeting einzubringen. Dies verringert wiederum ihre Aufmerksamkeitsspanne deutlich.

7 Tipps für die Moderation von hybriden Meetings

Trotz dieser Herausforderungen gibt es viele Möglichkeiten, um hybride Meetings zum Erfolg zu führen. Die nachfolgenden sieben Tipps beachte ich persönlich bei jedem hybriden Meeting.

1. Legen Sie Grundregeln fest