Für einen IT-Manager ist es eine alltägliche Situation: Einer seiner Projektleiter meldet Probleme im Projekt. Ohne interne Kenntnisse der Projektsituation kann der IT-Manager die Lage jedoch nicht wirklich beurteilen. Ist es nur ein normales Problem oder ist es ein Anzeichen für eine ernsthafte Projektkrise? Wie weit ist die Krise fortgeschritten? Muss er reagieren oder ist das Projekt in der Lage, den Turnaround aus eigener Kraft zu schaffen?
Projektkrisen entstehen nicht überraschend, sondern kündigen sich bereits im Vorfeld durch schwache Signale an. Um ausreichend Handlungsspielraum zu erhalten, sollte ein IT-Manager frühzeitig darauf reagieren und nicht abwarten, bis die Krisensymptome offen auftreten. Erfolgreiches Projektmanagement betreibt daher immer auch Krisenmanagement, das die folgenden drei Aspekte umfasst:
- Krisenprävention
- Krisenfrüherkennung
- Krisenbewältigung
Krisenprävention als erster Schritt zur Früherkennung
Krisenprävention heißt, sich auf Unvorhersehbares vorzubereiten. Es reicht also nicht aus, Projekte lediglich operativ abzuwickeln. Der IT-Manager muss seine Organisation auch in die Lage versetzen, das Umfeld kontinuierlich auf mögliche Krisenherde zu untersuchen. Voraussetzungen dafür sind Offenheit der Entscheider für eine Krisenfrüherkennung und -prävention sowie eine Unternehmenskultur, die eine offene Kommunikation zulässt. "Die schlimmsten Organisation sanktionieren unattraktive Voraussagen, nicht aber unattraktive Ergebnisse" (DeMarco, 2003, S. 39).
Einem IT-Manager steht in der Regel nicht genügend Zeit zur Verfügung, um jedes von ihm verantwortete Projekt intensiv zu betreuen. Er benötigt deshalb Mechanismen, die ihm kontinuierlich Informationen über potenzielle Krisensituationen liefern. Klassische Überwachungssysteme (z.B. Risikomanagement) und Kennzahlen aus dem IT-Controlling (z.B. Budget- oder Meilensteinkontrolle) eignen sich dafür nicht, denn sie gehen immer nur von konkreten Bedrohungen aus. Folgende drei Maßnahmen haben sich hingegen aus meiner Erfahrung zur Krisenprävention bewährt.
Strategisches Notfall-Netzwerk aufbauen
Zunächst sollte der IT-Manager ein Notfall-Netzwerk aufbauen, indem er festlegt, welche verantwortlichen Personen im Unternehmen er bei einer aufziehenden Krise kontaktieren will. (Diese Maßnahme ist auch für Projektleiter empfehlenswert.) Dem Netzwerk sollten Verantwortliche aus dem IT-Bereich, aus ausgewählten Fachbereichen sowie dem Controlling angehören. Zusätzlich sollte ein externer Partner (z.B. ein Berater) einbezogen werden, damit im Netzwerk ein neutraler Standpunkt vertreten ist.
Folgende Aspekte sind bei der Auswahl wichtig:
- Enges Vertrauensverhältnis: Mit der Person kann offen über die Projektsituation gesprochen werden.
- Guter Kontakt: Die Problemsituation wird ohne ausführliche Begründungen (die erst erarbeitet werden müssten) akzeptiert. Man kann somit bereits auf Basis von schwachen, noch nicht operativ messbaren Signalen zu Entscheidungen kommen.
- Gesprächstermin kurzfristig möglich: Um in Krisensituationen schnell reagieren zu können, erhält man auch kurzfristig einen Gesprächstermin.
- Mehrere Hierarchieebenen: Dem Netzwerk gehören Mitarbeiter aus verschiedenen Hierarchieebenen an - insbesondere ist mindestens eine Hierarchieebene oberhalb des IT-Managers vertreten.
Das Netzwerk stellt im Krisenfall sicher, dass notwendige Maßnahmen unterstützt werden, z.B. wenn Ressourcen oder zusätzliches Budget bereit gestellt werden müssen oder Unterstützung gegenüber der Unternehmensleitung benötigt wird. Es ist keine feste Arbeitsgruppe, sondern das persönliche Netzwerk des IT-Managers. Wer bei einer Krisensituation daraus eingebunden wird, hängt von der jeweiligen Situation und Bewältigungsstrategie ab.
Umfeldanalyse der Projekte regelmäßig durchführen
Für die operative Früherkennung setzt der IT-Manager ein Team ein, das aus nur wenigen, seinem Verantwortungsbereich zugeordneten Personen bestehen sollte. Das können z.B. Projekt- oder Teamleiter sowie Mitarbeiter der Stabsabteilungen sein. Idealerweise wirkt er in diesem Team ebenfalls mit.
Das Umfeldanalyseteam hat die Aufgabe, das IT-Projektumfeld kontinuierlich zu analysieren und zu bewerten. Die dafür benötigten Informationen können sowohl aus den offiziellen Informationskanälen im Unternehmen stammen als auch aus den informellen Netzwerken der Beteiligten. Das Umfeldanalyseteam trifft sich regelmäßig etwa einmal pro Monat und kommuniziert außerhalb der formalen Berichtswege.
Wie das Team seine Aufgabe im Einzelnen wahrnimmt, wird im Abschnitt "Früherkennung von Projektkrisen" genauer erläutert.
