Für einen IT-Manager ist es eine alltägliche Situation: Einer seiner Projektleiter meldet Probleme im Projekt. Ohne interne Kenntnisse der Projektsituation kann der IT-Manager die Lage jedoch nicht wirklich beurteilen. Ist es nur ein normales Problem oder ist es ein Anzeichen für eine ernsthafte Projektkrise? Wie weit ist die Krise fortgeschritten? Muss er reagieren oder ist das Projekt in der Lage, den Turnaround aus eigener Kraft zu schaffen?

Projektkrisen entstehen nicht überraschend, sondern kündigen sich bereits im Vorfeld durch schwache Signale an. Um ausreichend Handlungsspielraum zu erhalten, sollte ein IT-Manager frühzeitig darauf reagieren und nicht abwarten, bis die Krisensymptome offen auftreten. Erfolgreiches Projektmanagement betreibt daher immer auch KrisenmanagementKrisenmanagementKrisenmanagement beginnt nicht erst mit dem Eintreten einer Krise im Projekt. Im wesentlichen besteht es aus den drei Bereichen Krisenprävention, Krisenfrüherkennung und Krisenbewältigung., das die folgenden drei Aspekte umfasst:

• Krisenprävention
• Krisenfrüherkennung
• Krisenbewältigung

Krisenprävention als erster Schritt zur Früherkennung

Krisenprävention heißt, sich auf Unvorhersehbares vorzubereiten. Es reicht also nicht aus, Projekte lediglich operativ abzuwickeln. Der IT-Manager muss seine OrganisationOrganisationDer Begriff "Organisation" wird in drei, eng miteinander verknüpften Bedeutungen verwendet: Organisation als System Die Aufgabe, innerhalb des Systems Prozesse und Strukturen zu gestalten. Die Struktur eines solchen Systems auch in die Lage versetzen, das Umfeld kontinuierlich auf mögliche Krisenherde zu untersuchen. Voraussetzungen dafür sind Offenheit der Entscheider für eine Krisenfrüherkennung und -prävention sowie eine UnternehmenskulturUnternehmenskulturUnternehmenskultur oder im allgemeineren Sinne Organisationskultur ist ein Begriff der Organisationspsychologie. Die Unternehmenskultur wird gemeinhin bezeichnet als Menge der in einem Unternehmen vorhandenen Grundannahmen, Wertvorstellungen und Rituale., die eine offene KommunikationKommunikationDer Austausch von Informationen zwischen den Projektbeteiligten, insbesondere innerhalb des Projektteams, ist einer der entscheidenden Erfolgsfaktoren des Projektmanagements. Trotz aller technischer Hilfsmittel, die Kommunikation erleichtern, bleibt ausschlaggebend, in wie weit die einzelnen Projektbeteiligten bereit sind, ihre Erfahrungen mitzuteilen und bei Problemen die anderen zu fragen. zulässt. "Die schlimmsten Organisation sanktionieren unattraktive Voraussagen, nicht aber unattraktive Ergebnisse" (DeMarco, 2003, S. 39).

Einem IT-Manager steht in der Regel nicht genügend Zeit zur Verfügung, um jedes von ihm verantwortete Projekt intensiv zu betreuen. Er benötigt deshalb Mechanismen, die ihm kontinuierlich Informationen über potenzielle Krisensituationen liefern. Klassische Überwachungssysteme (z.B. RisikomanagementRisikomanagementRisikomanagement umfasst das Identifizieren, Analysieren, Bewerten und Kommunizieren von zukünftigen, unsicheren Ereignissen, die Auswirkung auf eine Organisation oder ein Projekt haben können. Es umfasst zudem das Identifizieren, Planen und Umsetzen von Maßnahmen, mit denen Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung von Bedrohungen reduziert, von Chancen hingegen erhöht werden.) und Kennzahlen aus dem IT-Controlling (z.B. Budget- oder Meilensteinkontrolle) eignen sich dafür nicht, denn sie gehen immer nur von konkreten Bedrohungen aus. Folgende drei Maßnahmen haben sich hingegen aus meiner Erfahrung zur Krisenprävention bewährt.

Strategisches Notfall-Netzwerk aufbauen

Zunächst sollte der IT-Manager ein Notfall-Netzwerk aufbauen, indem er festlegt, welche verantwortlichen Personen im Unternehmen er bei einer aufziehenden Krise kontaktieren will. (Diese Maßnahme ist auch für Projektleiter empfehlenswert.) Dem Netzwerk sollten Verantwortliche aus dem IT-Bereich, aus ausgewählten Fachbereichen sowie dem Controlling angehören. Zusätzlich sollte ein externer Partner (z.B. ein Berater) einbezogen werden, damit im Netzwerk ein neutraler Standpunkt vertreten ist.

Folgende Aspekte sind bei der Auswahl wichtig:

• Enges Vertrauensverhältnis: Mit der Person kann offen über die Projektsituation gesprochen werden.
• Guter Kontakt: Die Problemsituation wird ohne ausführliche Begründungen (die erst erarbeitet werden müssten) akzeptiert. Man kann somit bereits auf Basis von schwachen, noch nicht operativ messbaren Signalen zu Entscheidungen kommen.
• Gesprächstermin kurzfristig möglich: Um in Krisensituationen schnell reagieren zu können, erhält man auch kurzfristig einen Gesprächstermin.
• Mehrere Hierarchieebenen: Dem Netzwerk gehören Mitarbeiter aus verschiedenen Hierarchieebenen an - insbesondere ist mindestens eine Hierarchieebene oberhalb des IT-Managers vertreten.

Das Netzwerk stellt im Krisenfall sicher, dass notwendige Maßnahmen unterstützt werden, z.B. wenn Ressourcen oder zusätzliches Budget bereit gestellt werden müssen oder Unterstützung gegenüber der Unternehmensleitung benötigt wird. Es ist keine feste ArbeitsgruppeArbeitsgruppeEine Arbeitsgruppe ist eine Organisationseinheit mit dem Zweck, einen Arbeitsauftrag auszuführen. Mitglieder einer Arbeitsgruppe sind Personen (persönliche Mitglieder) bzw. Stellen (geborene Mitglieder) deren Befugnisse, Verantwortungen und Aufgaben dafür geeignet sind, den Arbeitsauftrag der Arbeitsgruppe zu erfüllen., sondern das persönliche Netzwerk des IT-Managers. Wer bei einer Krisensituation daraus eingebunden wird, hängt von der jeweiligen Situation und Bewältigungsstrategie ab.