MindManager 2017 für Windows – das Projekt vor Augen

Ideen erfassen und strukturieren, Termine darstellen, Aufgaben verfolgen, Kosten kalkulieren: Als universelles Visualisierungstool hat sich MindManager auch im Projektmanagement einen Namen gemacht. Darüber hinaus bietet das Tool in der Enterprise-Version einen unkomplizierten Zugang zu SharePoint-Listen und Übersichten. Neu in Version 2017 sind zusätzliche Visualisierungsmöglichkeiten und eine leistungsfähige Gantt-Darstellung. Dr. Mey Mark Meyer hat sich die aktuelle Version des MindManager für Sie angesehen.

Als Kreativitätstool und Strukturwerkzeug hat sich die Software MindManager seit langem einen Namen gemacht. Auch im Projektmanagement sind Mindmaps bei vielen Gelegenheiten nützlich, etwa um zu Projektbeginn die Stakeholder zu identifizieren oder um die Arbeitspakete des Projektstrukturplans zu sammeln. Außer Mindmaps – der zentralen Darstellungsform – beherrscht die Software aber auch noch andere Visualisierungsarten: Sie zeichnet Flussdiagramme für Prozesse, verdeutlicht logische Zusammenhänge in Konzept-Maps und stellt Termine in Zeitleisten und Gantt-Diagrammen dar. Außerdem kalkuliert das Programm Kosten, hilft beim Aufgaben-Management und erlaubt sogar eine einfache Ressourcenplanung. Kurz: MindManager positioniert sich als universelles Visualisierungswerkzeug für Informationen und als Aufgaben-Manager. So etwas kann man auch im Projektmanagement immer wieder gut gebrauchen.

Mindmaps und Aufgabenmanagement

"Übersicht" behalten, "vorausschauend" planen, Aufgaben "im Blick" behalten: Hinter jeder dieser Formulierungen steckt eine visuelle Metapher. Kein Wunder, denn Daten und Informationen sind für viele verständlicher, wenn sie grafisch aufbereitet sind, statt nur als Listen und Tabellen zur Verfügung zu stehen. Schließlich werden durch die Visualisierung Zusammenhänge besser ersichtlich.

Ideen erfassen, strukturieren und grafisch aufbereiten

Im Projektmanagement gibt es zahlreiche Anlässe, um mit Hilfe eines Visualisierungswerkzeugs Ideen zu sammeln und zu strukturieren. Im Kick-Off kann das Projektteam z.B. notwendige Projektaktivitäten zusammentragen und die Projektziele detaillieren. Alle wichtigen Punkte lassen sich entweder im Brainstorming-Modus, als frei auf dem Arbeitsbereich platzierte Anmerkung oder als Mindmap-Zweig schnell erfassen. Anschließend strukturiert der Anwender die Sammlung mit der Maus, indem er die einzelnen Ideen gruppiert oder als Zweige einer Map auf dem Arbeitsbereich anordnet.

Der Projektstrukturplan kann natürlich auch systematisch von oben nach unten detailliert werden, statt aus einer Ideensammlung heraus – im Stil einer Mindmap also vom inneren Start-Knoten nach außen. Für häufig wiederkehrende Projekttypen bieten sich Mindmap-Vorlagen an, die das Projektteam dann im Kick-Off nur noch anzupassen braucht.

Mit Farbmarkierungen, Filterfunktionen, Zweig-Gruppen, Bildern und Symbolen sowie Querverweisen zwischen verschiedenen Zweigen stehen dem Anwender zahlreiche Möglichkeiten zur Verfügung, um auch große Mindmaps übersichtlich zu halten (Bild 1). Egal welches Mindmap-Layout gewählt wird: Die Visualisierung verdeutlicht Projektstrukturen, Zielhierarchien und andere strukturierte Informationen deutlich besser als die eingerückten Listen in den meisten Projektmanagement-Tools. Das Projektteam entwickelt im wahrsten Sinne des Wortes ein einheitliches Bild.

Erfassen, strukturieren und markieren

Bild 1: Erfassen, strukturieren und markieren: Mindmaps bieten eine gute Möglichkeit, um Projektinformationen zusammenzutragen.
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Aufgaben- und Ressourcenmanagement inklusive

Für die Projektstrukturplanung eignen sich die Mindmaps also hervorragend. Die Arbeitspakete und Einzelaktivitäten müssen allerdings auch zeitlich geplant werden und meist sind unterschiedliche Mitarbeiter beteiligt. Die Aufgaben-Information, die der Anwender am rechten Fensterrand einblenden kann, zeigt dazu weitere Details des gerade ausgewählten Zweigs. Hier kann ein Zweig als Aufgabe mit dem geplanten Ausführungszeitraum, den verantwortlichen Ressourcen und einem Fertigstellungsgrad versehen werden.

Ressourcenkonflikte ermittelt die Software zwar auch, eine vollwertige Ressourcenplanung unterstützt sie jedoch nicht: Beispielsweise sind Aufwand und Dauer nicht klar getrennt und es gibt keine generischen Ressourcen. Dennoch ist die Ressourcenfunktion nützlich. Mit ihr lassen sich die Aufgaben-Verantwortlichen festlegen und Aufgaben nach beteiligten Mitarbeitern filtern.

Damit die Projektmitarbeiter ihre Aufgaben bearbeiten können, ohne die komplette Mindmap bearbeiten zu müssen, bietet MindManager gleich mehrere Möglichkeiten an:

  • Aufgaben können mit Outlook synchronisiert werden. Wird die Aufgabe dann aus Outlook heraus an Teammitglieder weitergeleitet, gehen auch etwaige Rückmeldungen zur Aufgabe als Aktualisierung in die Mindmap ein.
  • Mit sogenannten Zaps können Änderungen in der Map an den Online-Dienst Zapier.com weitergegeben werden, der Informationen zwischen Anwendungen austauscht. Über Regeln spricht dieser dann andere Anwendungen an, wie z.B. Basecamp, Trello, JIRA oder Office 365.
  • Am leistungsfähigsten ist die Synchronisation mit SharePoint – auch mit den gehosteten Versionen von Office 365. Ein Assistent im MindManager hilft dabei, SharePoint-Aufgaben nach bestimmten Filterkriterien auszuwählen. So werden beispielsweise alle Aufgaben eines Projekts oder die persönlichen Aufgaben aus verschiedenen Projekten zusammengeführt. Sie erscheinen dann als Mindmap-Zweige. So können sich Anwender jeweils ihre individuellen Aufgaben-Maps zusammenstellen, die immer auf einen gemeinsamen SharePoint-Datenbestand zugreifen. Teammitglieder können ihre Aufgaben auch direkt in SharePoint einsehen und dort Rückmeldung zum Fortschritt geben.

Alles in allem bietet MindManager viele Möglichkeiten, um Aufgaben zu planen, im Team zu verteilen und die Bearbeitung im Blick zu behalten. In vielen Projekten ist das schon die halbe Miete.

Terminplanung im Gantt-Diagramm

Die Ausführungstermine einer Aufgabe zeigt MindManager direkt in der Mindmap an den Zweigen (Bild 1). Das ist übersichtlich, vermittelt aber kein klares Bild von der Terminsituation im gesamten Projekt. Hierfür eignet sich das integrierte Gantt-Diagramm besser, das alle mit Terminen versehenen Aufgaben automatisch anzeigt. Mit der Enterprise-Version 2017 für Windows verfügt MindManager über die neue Ansicht "Gantt Pro", die alle Aufgaben in einem gesonderten, synchronisierten Programmfenster darstellt (Bild 2).

Dieses neue Gantt-Diagramm ist übersichtlicher gestaltet als das bisherige, seine Zeitskala kann flexibler skaliert werden und auch Feiertage werden nun deutlich dargestellt. Vor allem kann das neue Gantt-Diagramm besser zu Papier gebracht oder als PDF gedruckt werden, weil die Software nun die Auswahl bestimmter Spalten für den Druck erlaubt und den Druck des kompletten Diagramms auch dann ermöglicht, wenn es durch die gewählte Zeitskalen-Einteilung gerade einmal nicht auf den Monitor passt. Neu ist auch, dass sich Sammelvorgänge komplett mit der Maus verschieben lassen. Das dürfte insbesondere Kunden entgegenkommen, die ihre Terminpläne im Gantt-Diagramm von Hand abstimmen und auf die Terminrechnung weitgehend verzichten.

Um es klar zu sagen: Eine leistungsstarke Terminplanungssoftware für umfangreiche Projekte ist MindManager nicht, auch wenn die Software Anordnungsbeziehungen zwischen den Aufgaben beherrscht und Termine in einer Vorwärtsrechnung bestimmen kann. Auf etliche Funktionen moderner Terminplanungswerkzeuge hat der Hersteller verzichtet, wie etwa auf frei konfigurierbare Ansichten, Teilprojekte, projektübergreifende Synchronisationsmeilensteine oder Arbeitspakete mit eigenen Planungsverantwortlichen als Strukturmittel. Schließlich soll MindManager eine Visualisierungssoftware mit Projektmanagement-Funktionen und einfacher zu bedienen sein als eine komplexe PM-Software.

Für viele Projekte dürfte es völlig ausreichend sein, die Inhalte und Aufgaben des Projekts als Mindmap oder Zeitleiste auszuarbeiten und die Termine in einer übersichtlichen Gantt-Ansicht zu planen. Gehen die Ansprüche weiter, ermöglicht MindManager es, über die Integrationen auch mit komplexen PM-Systemen zusammenzuarbeiten. Dabei bietet MindManager vor allem komplementäre Funktionen zu solchen PM-Systemen.

Gantt-Pro

Bild 2: Klarere Optik und neue Funktionen machen das "Gantt-Pro" zu einem geeigneten Werkzeug für einfacher gehaltene Projektpläne.
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Bedauerlich ist, dass es das neue Gantt-Diagramm bislang nur für Kunden der Enterprise-Version gibt. Diese Version wird jedoch erst ab mindestens zehn Lizenzen angeboten. Das bisherige Gantt-Diagramm, mit dem die Anwender der normalen Version Vorlieb nehmen müssen, ist mit seinen allenfalls rudimentären Druck- und Anzeigefunktionen lediglich für sehr kleine Projekte geeignet.

In größeren Organisationen werden Multiprojektmanagement-Aspekte wichtig, wie z.B. Ressourcenmanagement und projektübergreifendes Berichtswesen. Hier bietet MindManager zwar auch Ansätze, dennoch liegt der Schwerpunkt der Software klar auf der Koordination einzelner, wenig vernetzter Projekte. Damit dürfte gerade bei kleineren Unternehmen und Einzelanwendern Bedarf für das Gantt-Pro-Diagramm bestehen.

Prozesse, Zusammenhänge, Zeitabläufe

Außer Mindmaps und Gantt-Diagrammen beherrscht MindManager noch andere Darstellungsformen, die sich gut in Projekten einsetzen lassen: Zeitleisten, Konzept-Maps und Flussdiagramme.

Zeitleisten

Die in Version 2017 neu eingeführten Zeitleisten sind im Prinzip ebenfalls Mindmaps, die allerdings streng auf einer Achse von links nach rechts oder von oben nach unten angeordnet werden. Senkrecht von dieser Hauptachse gehen die Unterzweige ab (Bild 3). Die Abstände der Zweige auf der Diagrammachse können Anwender leicht mit der Maus ändern. Damit eignet sich diese Darstellung z.B. dafür, wichtige Meilensteine im Projekt zu illustrieren und die zugehörigen Aufgaben als Unterzweige anzuordnen.

Zeitleiste MindManager

Bild 3: Die Zeitleiste, ob vertikal oder horizontal, eignet sich vor allem dafür, Abläufe und die zugehörigen Aufgaben zu zeigen.
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Konzept-Maps

Konzept-Maps sind eine gute Möglichkeit, Beziehungen und Zusammenhänge zu visualisieren. Auf der Zeichenfläche können dazu beliebige Formen platziert und mit Linien verbunden werden. Pfeile zwischen den Formen verdeutlichen die Zusammenhänge. Ob fachliche Aspekte diskutiert werden – etwa anhand einer Darstellung, bei der zwei Kästchen mit der Beschriftung "Materialeingangsprüfung" und "First Pass Yield" durch einen Pfeil mit der Bezeichnung "verbessert" verbunden werden – oder die Einstellung der Stakeholder bezüglich der Projektziele illustriert wird: Im Projektalltag finden sich viele sinnvolle Anwendungszwecke.

Flussdiagramme

Mit den Flussdiagrammen wagt sich MindManager auf ein Gebiet, das von leistungsfähigen Prozess-Modellierungswerkzeugen dominiert wird. Diese zu ersetzen, ist jedoch nicht der Anspruch der Software. Stattdessen soll sie ermöglichen, schnell einmal einen Prozess abzubilden und diesen zu diskutieren (Bild 4). Mit Swimlanes können die Diagramme gegliedert werden.

Version 2017 bringt hier eher kleine Verbesserungen, z.B. werden nun Verbinder immer rechtwinklig ausgerichtet. Die Größe der Prozessschritt-Kästchen wird – wie Mindmap-Zweige auch – allerdings weiter automatisch zur Beschriftung gewählt, was etwas unruhig wirkt. Dafür bieten auch die Prozess-Kästchen die gleichen Funktionen wie Mindmap-Zweige – sie lassen sich einfärben, mit Symbolen versehen oder auch zur Aufgabe erklären. Wer möchte, kann einen Prozess-Schritt in einem Flussdiagramm sogar zum Ausgangspunkt einer Mindmap machen und weitere Zweige um ihn herum anlegen. Dann wird es allerdings rasch unübersichtlich, sodass die Verknüpfung mit einer gesonderten Mindmap sicher der bessere Weg ist.

Flussdiagramme im MindManager

Bild 4: Auch mit Flussdiagrammen kann MindManager umgehen. Sie lassen sich beispielsweise für Diskussionen in Workshops sogar mit Mindmaps kombinieren.
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Rechnen mit Zweigeigenschaften

Um in Projekten Kosten zu berechnen oder Kennzahlen zu ermitteln, kommt noch immer häufig Microsofts Tabellenkalkulation Excel zum Einsatz. Aber auch MindManager kann Dank sogenannter Zweig-Eigenschaften einfache Berechnungen anstellen. Jedem Zweig lassen sich beliebige neue Eigenschaften hinzufügen, etwa Zahlen, Währungsbeträge, Texte, Datumsangaben. Auch Berechnungen mit Formeln sind möglich. So kann zum Beispiel aus einer Eigenschaft "Stunden" durch Multiplikation mit einem internen Kostensatz die Eigenschaft "Interne Kosten" berechnet werden. Auf übergeordneten Knoten summiert z.B. die folgende Formel die Werte der Kind-Knoten auf: [Interne Kosten]=SUMME(Untergeordnet[Interne Kosten])

Die Eigenschaften und Rechenregeln kann der Anwender für jeden Zweig einzeln festlegen oder auch von einem Zweig auf einen anderen kopieren – dabei muss er allerdings darauf achten, dass er nicht versehentlich auf unterschiedlichen Zweigen identisch benannte Eigenschaften mit unterschiedlichen Rechenregeln definiert. Die Eigenschaften erlauben vielseitige Berechnungen, auch weil sich die Zweigsummen automatisch anpassen, wenn untergeordnete Zweige neu angeordnet werden. Könnte man auch den Status von Zweigen mit Wenn-Dann-Formeln berücksichtigen, wäre es sogar möglich, den Fertigstellungsgrad für die Berechnung von Restaufwänden zu nutzen oder Symbol-Markierungen zu zählen. Die Berechnungsfunktionen sind aber eher einfach gehalten, sie erweitern die Funktionen einer Mindmap dennoch bereits deutlich.

Dashboards und Map-Verbindungen

Die Roll-Up-Funktion (in der deutschen Version: "Aufrollung") ist neu in der Version 2017. Ähnlich wie Tabellenkalkulationen, bei denen Zellreferenzen auf andere Dateien verweisen können, übernimmt die Roll-Up-Funktion Informationen aus anderen MindManager-Dateien. Dabei werden nicht nur Zweig-Titel übernommen, sondern auch alle Eigenschaften und Formatierungen. So entsteht z.B. eine Gesamtprojekt-Übersicht, in der jeweils die obersten Elemente aller Teilprojekt-Mindmaps zusammengefasst werden, einschließlich der berechneten Kosten und des Fertigstellungsgrads (Bild 5). Das funktioniert nicht nur mit Mindmap-Zweigen sondern zum Beispiel auch mit Flussdiagramm-Elementen: Der Freigabe-Status des Prozess-Dokuments in einem Flussdiagramm lässt sich z.B. direkt aus einer Mindmap entnehmen, in der die Gesamtliste aller Dokumente mit den zugehörigen Revisions-Aufgaben gepflegt wird.

Map-Roll-Ups

Bild 5: Map-Roll-Ups übernehmen Zweige aus anderen Maps und sind somit gut geeignet, um Dashboards und Gesamtprojekt-Ansichten zu pflegen.
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Wer Mindmaps und Dashboards auch anderen Projektbeteiligten zugänglich machen möchte, kann sie als HTML-Datei speichern. Der neue HTML5-Export erzeugt eine einzige Datei, die neben der Mindmap-Struktur auch alle Abbildungen enthält. Öffnet der Anwender sie im Browser, kann er Zweige wie in MindManager je nach Bedarf ein- und ausblenden. Das erleichtert die Navigation in großen Maps, die sich so auch denjenigen Projektbeteiligten zur Verfügung stellen lassen, die MindManager nicht verwenden. Alternativ lässt sich die Mindmap auch als PDF-Datei speichern. Das ist vor allem dann praktisch, wenn man sie später ausdrucken möchte. Damit in der pdf-Datei alle Informationen enthalten sind, muss die Mindmap vorher komplett ausgeklappt werden.

Systemvoraussetzungen

Mindjet ist als Software sowohl für Windows als auch für Mac OS X verfügbar. Für den Austausch mit SharePoint ist die Version 2010 oder 2016 des SharePoint-Servers erforderlich. Beim Datenaustausch kompletter Maps gibt es für die Standard-Version neben dem HTML-Export auch die Möglichkeit, Maps nach MS Project, Word und Excel (CSV) zu exportieren. Visio wird für die Prozessdiagramme (noch) nicht unterstützt. Für Zweiginformationen kann der Web-Dienst Zapier.com das Tor zu vielen anderen Anwendungen sein. Wer Mindmapping unternehmensübergreifend einsetzt und Maps mit externen Partnern austauscht, die nicht mit dem MindManager arbeiten, kann den kostenlosen MindManager-Viewer einsetzen. Die Enterprise-Version bietet Dank SharePoint vielfältige Möglichkeiten, um MindManager beim Einsatz in ein größeres Unternehmensumfeld zu integrieren.

Lizenzbedingungen

MindManager ist in zwei Varianten erhältlich. Eine Lizenz der Einzelplatzversion schlägt mit 349 Euro zu Buche (netto, zzgl. Umsatzsteuer). Für 69 Euro jährlich erhält der Käufer dazu das Upgrade-Programm, das sämtliche neuen Versionen und eine telefonische Hotline einschließt. Ab einer Mindestzahl von zehn Lizenzen bietet Mindjet ein spezielles Lizenzprogramm für die Enterprise-Version zu einem Preis ab 327 Euro pro Lizenz an, das weitere Serviceleistungen und Funktionen umfasst.

Fazit

MindManager bietet eine einfache Bedienung und viele leistungsfähige Funktionen, um Mindmaps zu erstellen. Den richtigen Nutzen aus der umfangreichen Software ziehen aber Anwender, die mit dem Programm auch Strukturen visualisieren, Daten darstellen und Diskussionen im Projekt durch aussagekräftige Abbildungen voranbringen. Dank der Funktionen für Terminplanung und Aufgabenmanagement eignet sich die Software durchaus für das Projektmanagement kleinerer Einzelprojekte.

Schade ist allerdings, dass die Enterprise-Version bisher erst ab zehn Anwendern angeboten wird. Sie ist für SharePoint und Gantt-Pro erforderlich. Mit dem neuen Gantt-Pro-Diagramm kann man sich als Projektmanager durchaus vorstellen, MindManager auch für die Planung eines Projekts mit bis zu 50 oder 60 Aktivitäten zu verwenden. Ähnlich ist das Bild bei SharePoint: Mit Microsofts Cloud-Angebot ist SharePoint ein Produkt geworden, das auch in kleineren Unternehmen immer mehr Freunde finden dürfte, in denen nicht gleich zehn Anwender intensiv mit MindManager arbeiten. Für Organisationen mit entsprechender "Visualisierungskultur" bietet MindManager in der Enterprise-Version eine erfrischend unkomplizierte Zugangsmöglichkeit zu SharePoint-Listen und Übersichten. Auch in der normalen Version ist die Software dank der vielen Möglichkeiten, Informationen und Zusammenhänge abzubilden, ein nützliches Werkzeug für Projektmanager, um die Situation im Projekt zu überblicken und sich den Projektalltag zu vereinfachen.

 
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