Zeitsparendes Nachrichten-Management Mit der WO-Methode die E-Mail-Flut im Griff

Stockwerksfrage, Slow-Mailing und Textbaustein-Einsatz – Prof. Dr. Lothar Seiwert gibt Ihnen zahlreiche Tipps, wie Sie durch Weglassen und Organisieren trotz der täglichen E-Mail-Flut Ihr Zeitmanagement im Griff haben.

Zeitsparendes Nachrichten-Management Mit der WO-Methode die E-Mail-Flut im Griff

Stockwerksfrage, Slow-Mailing und Textbaustein-Einsatz – Prof. Dr. Lothar Seiwert gibt Ihnen zahlreiche Tipps, wie Sie durch Weglassen und Organisieren trotz der täglichen E-Mail-Flut Ihr Zeitmanagement im Griff haben.

"Bling – Sie haben Post!" Der moderne Sisyphos wälzt keine Felsbrocken, sondern sitzt an seinem Schreibtisch und beantwortet permanent E-Mails – und dennoch ist sein Postfach nie leer. Ein Klick auf das Logo des E-Mail-Programms genügt und schon sieht er, wie sich Nachrichten von Kollegen, Kunden und Freunden, sowie jede Menge Newsletter und Spam im Posteingang stapeln.

Da verliert man leicht die Übersicht: Was ist wichtig, was nicht? Dabei ist es eigentlich ziemlich leicht, der täglichen E-Mail-Flut Herr zu werden.

Mit der WO-Methode sagen Sie überfüllten Postfächern und dem damit verbundenen Stress den Kampf an:

  • Weglassen
  • Organisieren

Weglassen

Wir alle ärgern uns über die E-Mail-Fülle – und wir alle tragen fleißig dazu bei, die Zahl der E-Mails kräftig nach oben zu treiben. Dabei ist es ganz einfach: Wer viele E-Mails schreibt, wird auch viele E-Mails bekommen. Fast jede E-Mail löst weitere Nachrichten aus. Auf eine Anfrage folgen in der Regel mind. eine Antwort und eine Bestätigung. Das sind allein drei Mails – ganz ohne großen Verteiler.

Mit der Stockwerksfrage E-Mails vermeiden

Verschicken Sie daher so wenige Mails wie möglich. Verstopfen Sie Kollegen und Freunden nicht den Posteingang.

Ob eine elektronische Nachricht tatsächlich nötig ist, können Sie ganz einfach mit der Stockwerksfrage beantworten: Würde ich diese E-Mail auch schreiben, wenn ich sie ausdrucken und zu Fuß drei Stockwerke höher ins Büro des Empfängers bringen müsste? Nein? Dann ist die Nachricht nicht notwendig.

CC und Kurzmitteilungen äußerst sparsam einsetzen

Ganz wichtig: Gehen Sie sparsam mit der CC-Funktion um. Überlegen Sie, wer in Ihrer Firma wirklich über was informiert werden muss. Überlassen Sie im Zweifelsfall dem Empfänger die Entscheidung, ob und an wen er eine E-Mail weiterleiten möchte.

Was fürs Verfassen von E-Mails gilt, gilt natürlich auch fürs Beantworten. Reagieren Sie nicht auf jede E-Mail! Fragen Sie sich immer, ob eine Antwort wirklich nötig ist. Verzichten Sie auf Kurzmittlungen wie "Danke" oder "Geht klar". Bedanken Sie sich lieber schon vorab in Ihrer Initial-Mail.

Fasse dich kurz ...

... stand früher auf einem Schild in vielen Telefonzellen. Diesen guten Rat sollten Sie auch in Sachen E-Mails beherzigen.

Prägnanter Betreff

Die Betreffzeile sollte genauso prägnant sein wie eine gute Schlagzeile in der Tageszeitung. Dann sieht der Empfänger gleich, worum es geht. Um Zeit zu sparen, können Sie mit Kollegen und Kunden Abkürzungen vereinbaren. So wird aus dem Betreff schnell ersichtlich, was zu tun ist. Beispiel: "BE" für "bitte erledigen" oder "SAN" für "Sofortige Antwort nötig".

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