Probleme effizient lösen mit dem A3-Report

Der A3-Report ist ein einfaches, aber sehr effizientes Werkzeug für die Problemlösung. Ziel der Methode ist, den Weg zur Lösung auf einem einzigen Blatt Papier im DIN-A3-Format zu beschreiben. Auf diese Weise wird der Denkprozess zur Problemlösung transparent, was zu einem tieferen Verständnis der Problematik und folglich zu nachhaltigen Lösungen führt. Dr. Daniela Kudernatsch stellt in diesem Tipp die Funktionsweise des A3-Reports vor.

Probleme sind in Projekten eher die Regel als die Ausnahme. Tritt ein Problem auf, müssen Projektmanager und ihre Teams häufig in kurzer Zeit eine passende Lösung finden. Ein einfaches, aber sehr effizientes Werkzeug hierfür ist der A3-Report, mit dem sich eigenständig oder im Team Probleme erkennen, analysieren und lösen lassen.

Als Tool zur Problemlösung ist der A3-Report allerdings nicht nur für die Projektarbeit interessant. Auch im Change Management kann dieses Instrument hilfreich sein sowie in Unternehmen, in denen eine ausgeprägte Lean-Kultur bzw. eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung (KVP) besteht.

Der A3-Report – die Kompetenz zur Problemlösung erhöhen

Der A3-Report geht auf den Wirtschaftsingenieur Joseph M. Juran zurück. Er empfahl japanischen Topmanagern in den 1950er-Jahren, Problemlösungen, Entscheidungsgrundlagen und Strategien aus Gründen der Übersichtlichkeit nur auf einem Blatt Papier darzustellen. Toyota folgte diesem Rat und wählte hierfür das DIN-A3-Format (Bild 1).

Das Besondere am A3-Report ist, dass er auch den Denkprozess zur Problemlösung transparent macht. Denn mit diesem Werkzeug muss der Benutzer auch die einzelnen Analyse- und Handlungsschritte zur Problemlösung nacheinander durchlaufen. Das führt zu einem tieferen Verständnis der Problematik und gibt dem Anwender die Möglichkeit, nachhaltige Lösungen für ein Problem zu entwerfen und zu realisieren.

Bild 1: Mustervorlage für einen A3-Report zur Problemlösung.
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Die Mustervorlage zum Ausdrucken können Sie gemeinsam mit dem Artikel herunterladen (Vorlage_A3-Report.jpg). Ein Beispiel für einen ausgefüllten A3-Report finden Sie in der mitgelieferten Datei "Beispiel_A3-Report".

PDCA-Zyklus als Grundlage

Der A3-Report basiert auf dem PDCA-Zyklus aus dem Lean Management, demzufolge bei der Problemlösung vier Phasen zu unterscheiden sind:

  • Phase 1 – Plan: Zuerst gilt es, das Problem sowie den Ist-Zustand zu beschreiben und die (Kern-)Ursachen des Problems zu analysieren. Außerdem werden der Ziel-Zustand formuliert und Messgrößen für das Erreichen des Ziel-Zustands
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