Mehr Sicherheit für Projekte und Portfolios

Risiken identifizieren, beurteilen und überwachen mit der STEP-Analyse

Teil 1: Methodik und Anwendung
Eine umfassende Risikoanalyse ist besonders bei strategisch wichtigen Projekten unerlässlich. Ein passendes Werkzeug hierfür ist die STEP-Analyse, die ihr Augenmerk auf eine umfassende Risikobewertung externer Einflussfaktoren legt, wie z.B. die politischen oder ökonomischen Rahmenbedingungen. Ronny Schwab beschreibt im ersten Teil dieses zweiteiligen Beitrags die grundsätzliche Funktionsweise der Methode.

"Keine professionelle Chancen-Risiken-Abwägung." – Dieses Testat aus einem Beitrag von Spiegel Online zum gescheiterten Drohnen-Projekt "Euro Hawk" der Bundeswehr dürfte wohl charakteristisch für viele gescheiterte Projekte stehen. Die Gründe hierfür können durchaus vielfältig sein wie z.B. eine fehlende Kommunikation oder schlechte Anforderungsanalysen. Letztendlich ließen sich dennoch alle unter dem Begriff "Unzureichende Analyse und Beurteilung von Risiken" zusammenfassen.

Dass eine adäquate Analyse etwaiger Risiken gerade zu Projektbeginn unerlässlich ist, dürfte wohl kaum jemand bestreiten wollen. Und gerade im Globalisierungskontext internationaler Projekte dürfte ein angemessenes Risikomanagement zunehmend an Bedeutung gewinnen. Das Drohnenbeispiel zeigt zudem eindrucksvoll, wie wichtig eine umfassende Risikotransparenz mit einhergehender Kommunikationstransparenz sein kann, wenn es viele Akteure und eine starke Hierarchisierung der Projektorganisation gibt.

Systematische Risikoanalyse mit STEP

In diesem zweitteiligen Beitrag stelle ich mit der STEP-Analyse eine Methode vor, die es je nach angewendeter Granularität erlaubt, makroökonomische respektive externe Projektrisiken systematisch zu erkennen, zu analysieren, darzustellen und zu beurteilen. Der erste Teil beschreibt die Systematik und Anwendung im Allgemeinen, im zweiten Teil zeige ich anhand eines Beispiels die korrekte Anwendung der Methode in der Praxis. In einem nachfolgenden, gesonderten Artikel stelle ich abschließend eine Excel-Lösung vor, mit der ich die Methode softwaretechnisch umgesetzt habe.

Angesichts der relativ einfachen Methodik lässt sich die STEP-Analyse grundsätzlich für jede Projektart und ‑größe einsetzen – der Aufwand für die Risikoerhebung und -beurteilung sollte dabei freilich in einem adäquaten Verhältnis zu Projektumfang und -kritikalität stehen. Prinzipiell ist der Einsatz der Methode besonders bei großen bzw. geschäftskritischen Projekten empfehlenswert, wobei die Beurteilung, ob ein Projekt unter diese Kriterien fällt, jedes Unternehmen für sich festlegen muss.

Zielsetzung und Herkunft der STEP-Analyse

Die STEP-Analyse ist eine Methode des strategischen Managements. Sie dient zur Aufdeckung und Analyse äußerer Einflussfaktoren und Trends eines sich permanent verändernden makroökonomischen Umfelds. Diese Zielsetzung, gepaart mit einer relativ einfachen Methodik, macht die STEP-Analyse zu einem Instrument, das sich leicht an verschiedene Fragestellungen anpassen lässt. So ist es auch möglich, sie als Analysemethode im Projektmanagement, im Sinne einer Risikoinventur, zu nutzen.

Ein großer Vorteil bei konsequenter Anwendung der STEP-Analyse liegt u.a. darin, dass der Erhebungsaufwand mit jeder neuen Analyse abnimmt, da man auf einen Pool möglicher Risiken vorangegangener Projekte zurückgreifen kann. Hierbei kann es sich als hilfreich erweisen, identifizierte Risiken in einer Datenbank, Excel-Sheet o.ä. zu sammeln und diesen Datenpool um neu erkannte Risiken sukzessive zu

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