Mehr Sicherheit für Projekte und Portfolios

Risiken identifizieren, beurteilen und überwachen mit der STEP-Analyse

Teil 1:
Methodik und Anwendung
Eine umfassende Risikoanalyse ist besonders bei strategisch wichtigen Projekten unerlässlich. Ein passendes Werkzeug hierfür ist die STEP-Analyse, die ihr Augenmerk auf eine umfassende Risikobewertung externer Einflussfaktoren legt, wie z.B. die politischen oder ökonomischen Rahmenbedingungen. Ronny Schwab beschreibt im ersten Teil dieses zweiteiligen Beitrags die grundsätzliche Funktionsweise der Methode.
Mehr Sicherheit für Projekte und Portfolios

Risiken identifizieren, beurteilen und überwachen mit der STEP-Analyse

Teil 1:
Methodik und Anwendung
Eine umfassende Risikoanalyse ist besonders bei strategisch wichtigen Projekten unerlässlich. Ein passendes Werkzeug hierfür ist die STEP-Analyse, die ihr Augenmerk auf eine umfassende Risikobewertung externer Einflussfaktoren legt, wie z.B. die politischen oder ökonomischen Rahmenbedingungen. Ronny Schwab beschreibt im ersten Teil dieses zweiteiligen Beitrags die grundsätzliche Funktionsweise der Methode.

"Keine professionelle Chancen-Risiken-Abwägung." – Dieses Testat aus einem Beitrag von Spiegel Online zum gescheiterten Drohnen-Projekt "Euro Hawk" der Bundeswehr dürfte wohl charakteristisch für viele gescheiterte Projekte stehen. Die Gründe hierfür können durchaus vielfältig sein wie z.B. eine fehlende Kommunikation oder schlechte Anforderungsanalysen. Letztendlich ließen sich dennoch alle unter dem Begriff "Unzureichende Analyse und Beurteilung von Risiken" zusammenfassen.

Dass eine adäquate Analyse etwaiger Risiken gerade zu Projektbeginn unerlässlich ist, dürfte wohl kaum jemand bestreiten wollen. Und gerade im Globalisierungskontext internationaler Projekte dürfte ein angemessenes Risikomanagement zunehmend an Bedeutung gewinnen. Das Drohnenbeispiel zeigt zudem eindrucksvoll, wie wichtig eine umfassende Risikotransparenz mit einhergehender Kommunikationstransparenz sein kann, wenn es viele Akteure und eine starke Hierarchisierung der Projektorganisation gibt.

Systematische Risikoanalyse mit STEP

In diesem zweitteiligen Beitrag stelle ich mit der STEP-Analyse eine Methode vor, die es je nach angewendeter Granularität erlaubt, makroökonomische respektive externe Projektrisiken systematisch zu erkennen, zu analysieren, darzustellen und zu beurteilen. Der erste Teil beschreibt die Systematik und Anwendung im Allgemeinen, im zweiten Teil zeige ich anhand eines Beispiels die korrekte Anwendung der Methode in der Praxis. In einem nachfolgenden, gesonderten Artikel stelle ich abschließend eine Excel-Lösung vor, mit der ich die Methode softwaretechnisch umgesetzt habe.

Angesichts der relativ einfachen Methodik lässt sich die STEP-Analyse grundsätzlich für jede Projektart und ‑größe einsetzen – der Aufwand für die Risikoerhebung und -beurteilung sollte dabei freilich in einem adäquaten Verhältnis zu Projektumfang und -kritikalität stehen. Prinzipiell ist der Einsatz der Methode besonders bei großen bzw. geschäftskritischen Projekten empfehlenswert, wobei die Beurteilung, ob ein Projekt unter diese Kriterien fällt, jedes Unternehmen für sich festlegen muss.

Zielsetzung und Herkunft der STEP-Analyse

Die STEP-Analyse ist eine Methode des strategischen Managements. Sie dient zur Aufdeckung und Analyse äußerer Einflussfaktoren und Trends eines sich permanent verändernden makroökonomischen Umfelds. Diese Zielsetzung, gepaart mit einer relativ einfachen Methodik, macht die STEP-Analyse zu einem Instrument, das sich leicht an verschiedene Fragestellungen anpassen lässt. So ist es auch möglich, sie als Analysemethode im Projektmanagement, im Sinne einer Risikoinventur, zu nutzen.

Ein großer Vorteil bei konsequenter Anwendung der STEP-Analyse liegt u.a. darin, dass der Erhebungsaufwand mit jeder neuen Analyse abnimmt, da man auf einen Pool möglicher Risiken vorangegangener Projekte zurückgreifen kann. Hierbei kann es sich als hilfreich erweisen, identifizierte Risiken in einer Datenbank, Excel-Sheet o.ä. zu sammeln und diesen Datenpool um neu erkannte Risiken sukzessive zu erweitern.

Methodik und Aufbau

Um die Erfolgsaussichten eines neuen Vorhabens bewerten zu können, ist es wichtig zu wissen, unter welchen Einflüssen das Vorhaben umgesetzt werden muss. Eine systematisch notwendige Kategorisierung jener Einflussfaktoren verbirgt sich schon im Namen der STEP-Analyse. Das Kürzel STEP steht für die Oberbegriffe:

  • (S)ocial
  • (T)echnological
  • (E)conomical
  • (P)olitical

Diese Grobkategorien stellen das Fundament der Methode dar. Sie können je nach Bedarf, real analysierter Faktenlage und Prognoseumfang beliebig fein weiter untergliedert werden. Hierdurch sorgen sie für eine systematische Ordnung der gewonnenen Informationen (Bild 1). Beispiele für mögliche Untergliederungen können z.B. Gesetzgebung (Political), Wirtschaftswachstum (Economical) oder Bildung (Social) sein. Weitere Möglichkeiten zur Untergliederung finden Sie im Praxisbeispiel des zweiten Teils.

Bild 1: Systematische Risikoanalyse mit der STEP-Methode. (Bildquelle: Ronny Schwab)
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Bei der Analyse erweist es sich als sinnvoll, zu jeder Kategorie bzw. Untergliederung entsprechende Fragen zu stellen. Mögliche Fragen sind in Tabelle 1 zu finden. Ebenfalls ist es notwendig, jedes Umfeld, angepasst auf die jeweilige Unternehmung, neu zu analysieren.

Tabelle 1: Beispiele für Fragestellungen bei der Umfeldanalyse. (Quelle: Eayrs / Ernst / Prexl, 2011)
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Kategorie "(S)ocial/ Cultural Environment"

Diese Kategorie umfasst demographische, kulturelle oder soziale Strukturmerkmale und Trends des betrachteten Umfelds, wie z.B.

  • vorherrschendes kulturelles Wertgefüge und Eigenarten (z.B. von Führungsgewohnheiten der potenziellen Partner und Mitarbeiter an anderen Standorten),
  • Kommunikationsgewohnheiten (z.B. Nutzung sozialer Netzwerke, Internet und Web 2.0 zur Projekt- und Kundenkommunikation),
  • Bildung (Bildungsniveau am Produktionsstandort bezgl. der Akquise geeigneter Mitarbeiter) usw.

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Fortsetzungen des Fachartikels

Teil 2:
Praxisbeispiel – Einsatz im strategischen Projektmanagement
Für die Risikoanalyse eines strategisch wichtigen Projekts steht die STEP-Analyse zur Verfügung, die ihr Hauptaugenmerk auf eine umfassende Analyse der externen Umweltfaktoren legt. Nachdem Ronny Schwab im ersten Teil die grundsätzliche …
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